浅谈测绘项目监理公文的编写技巧

浅谈测绘项目监理公文的编写技巧

黄寨添李宝鑫

广州博瑞信息技术股份有限公司510000

摘要：《测绘地理信息质量管理办法》第二十一条规定，监理单位对其出具的监理报告负责。可见监理报告是测绘项目监理单位的最主要工作成果，是判断监理项目质量的重要依据。而监理报告主要内容又来源于日常各阶段的监理公文的总结概括，日常大量的监理工作都是围绕着监理公文来开展的，都是靠监理公文上传下达来贯彻落实的。在项目实践中往往很多监理人员并不具备这项能力，不能正确选用公文文种，不能准确起草文件、传达意图。给监理工作带来了许多不必要的麻烦。

监理公文是指在监理工作过程中，由监理工程师起草的、使用监理机构或监理项目部红头文件打印的、因履行监理职能向相关各方表达监理主要意图的、较为正式的、具有特定效力和规范体式的文书。监理公文记录了监理的关键过程和点滴细节，是监理档案资料不可或缺的一部分。监理公文的准确性和文件质量代表的是监理工作的公正性、时效性、严肃性和权威性．体现的是监理机构的工作质量和监理单位的整体实力。因此，监理人员必须重视并掌握这项技能。笔者从事测绘项目监理工作岗位，对编写监理公文的粗浅认识，综合实践经验谈谈自己的观点和看法。仅供测绘行业监理同仁参考。

关键词：测绘项目；监理公文；监理报告

引言

近年来，由于我国测绘事业快速发展，大型测绘任务较多。业主单位测绘任务紧急繁重，日常工作繁忙，技术人员缺乏，无法抽调专人进行测绘项目管理。而测绘产品验收属于事后质量监督，缺乏事中的质量控制，以及项目进度等方面的控制。为了保证按时保质保量的完成测绘任务，越来越多的业主单位选择引入监理机制，协助业主单位进行项目管理。但是测绘项目监理相对于建设工程监理起步较晚，熟练的监理人员较缺乏，且国家对测绘监理的技术规程及操作规范制定比较少，各监理单位效果也各有差别。

在现实工作中，大部分的测绘监理人员都是从测绘生产转为监理人员，测绘生产动手人员较强，而文字表达能力相较弱。监理人员既要在测绘生产现场发现问题、提出问题，又能将其形成书面语言；编写发出高质量、内容完整、言简意赅、格式规范的书面监理公文的监理人员相对较少。面对现实，笔者认为通过探讨监理公文的写作技巧，加强岗前培训和内部培训，促使现场监理工程师在此方面有所领悟、有所提高。笔者就长期的监理工作过程中总结摸索出的一些规律．在此抛砖引玉欢迎大家交流探讨、批评指正。

一、测绘监理公文的主要类别

监理公文的主要类别包括：监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理方案、日志、周报、月报、会议纪要，监理工程师通知单、工作联系单、旁站记录、监理报告、监理工作总结、汇报材料、PPT汇报材料，函等。

二、监理公文应遵守的基本写作规律

公文编写内容应该全面，中心工作（包括重点内容）突出，文字表述确切，专业术语要引用测绘规范标准的通用语言。公文不宜使用模糊措辞，要尽可能量化用数据说明，不应使用大概”、可能”、估计”等模棱两可的词语和”基本符合要求”基本完成”等模糊措辞，更不应该将生活琐事等与监理工作无关的内容编写到监理公文中，使监理公文起不到应有的作用。下发监理通知单或工作联系单只记录“已下发””已回复”，未写清楚通知单或联系单编号或主要内容，与相关资料无法闭合；审批施工组织设计及安全专项方案或编制监理规划细则只记录“已审批”或已编制”，未写清楚审批情况或编制的主要内容．导致监理工作没有可追溯性。

监理公文行文要求结构严谨、自然、清晰。正文一般分开篇、主体、结尾三部分，开篇要明意，简述发文依据和理由或者目的、结论：主体表述主要内容．把情况、问题、要求阐述清楚，内容较多的，可分段写，或用序数表明项目，要讲条理，注重逻辑关系，同类事情归集在一起；结尾或请求批复，或要求执行，或提出希望，首尾呼应，结束全文。如有必要还可附件附表、附照片。监理公文必须使用规范的书面语言．特别是要使用专业术语，需要进行锻炼学习，提高对语言文字的驾驭能力。监理公文的语言风格应是高度概括，简洁凝炼严肃认真、不说废话。

公文作不同于文学创作，只要能将问题或观点说明即可．不必长篇大论或引发联想、感慨。要注重事实、注重数据、注重依据，分析要客观、符合实际情况就事论事，一般不使用形容词，添加感情色彩，特别要注意不得进行人身攻击。例如有的监理日志中有这样的语句“监理人员指出后，某某不但不听．反而继续违章作业，真是让监理公文在遣词造句方面必须字斟句酌，例如宜”、”应”、“需、“必须”等词语就必须仔细区分其用法。监理公文必须做到字、词、句准确通顺，主语、谓语、宾语完整．单句、复句分清段落、层次分明，标点符号使用无误。特别要注意不出现错别字例如：“为”经常被写作人气愤!”这样的写法颇为不妥。

监理公文写作完成后应认真检查：文体是否得当内容是否切题并符合法律、法规、规范的要求：材料是否具体真实；行文是否合乎语法和逻辑文字和标点符号、序号是否规范：标题、主抄送单位、附件等是否存在问题：对于不同的级别关系、行文方向，语气是否恰当发文编号是否编排合理：排版是否美观大方；是否按规范使用印章。一般情况下，总监都应对项目监理机构的对外发文进行检查把关。

监理公文最低的目的是要做到让阅览者明白作者表述的事件和观点，明白作者的意图，并且不产生歧义。监理公文一般有一定的时效性，特别是涉及到安全隐患的监理通知、工作联系单等有明显时间要求的公文．如果超过时限．就会耽误工作，甚至造成损失。因此．写作必须及时、审定和发文必须迅速，以保证公文尽快处理、尽快传递。

三、各类监理公文的写作要点

（一）监理大纲、监理规划、监理实施细则

监理大纲在业主单位工程监理招标或意向委托时，由监理单位依据招标文件或工程任务组织有关技术人员编写，监理单位技术负责人审核，监理单位负责人批准。监理大纲宜包括下列内容：1、监理任务和目标；2、项目项目部的组织方案；3、进度控制、质量控制、安全生产管理、合同履行、信息管理和组织协调方案。

监理规划应在监理委托合同签订后，由总监理工程师主持、专业监理工程师参加编写，由监理单位技术负责人批准，并报送业主单位。监理规划宜包括下列内容：1、相关法律、法规及项目审批文件；2与工程有关的技术标准和其它技术资料；3监理大纲、监理委托合同及与施工合同。

监理规划应包括下列内容：1、工程概况；2监理工作范围、内容；3监理工作目标；4监理依据；5项目监理部组织形式、人员配备及监理设施；6项目监理部岗位职责；7监理工作程序、方法及措施；8监理工作制度；9监理成果。

监理大纲、监理规划、监理实施细则各家监理单位也都有成熟的范本，在编制过程中注意不要照抄硬套范本，应针对不同测绘项目特点、重点、难点进行取舍，引用依据的国家规范、地方标准，必须是本工程所适用的最新版。在一般情况下，监理大纲、监理规划、监理实施细则三个文件，也可综合编制为监理方案，经业主单位批准进行实施。

（二）月报、周报、会议纪要

监理月报是监理单位每月向业主单位提交的测绘项目监理工作及进度、质量、协调、等情况的分析总结报告。主要内容包括：本月概况、作业进度情况、作业质量情况、组织协调、本月监理主要工作情况、下月监理工作重点等内容。编写时要注意不要漏项每一项都要突出中心思想，对各项工作进行高度的概括，尽量用数据说话。

监理月报的形成周期较长，有的业主单位要求项目监理单位每周编写监理周报，其写作方法可参照监理月报。会议纪要特别应注意不要写成会议纪录对每位发言者的观点要进行提炼总结对同类问题或同一问题要归类汇总使得全文条理清晰。会议纪要应有开篇和结尾，并附参会人员的签到表，以资佐证。

月报、周报的监理日常工作的重点，是一定时期内对生产单位、监理单位的工作重要总结，是业主了解项目进展情况的重要文字报告。笔者认为，可根据测绘项目的大小、标段的数量、急紧程度情况相应的调整。如项目较小、标段少，宜只编写月报；项目大小适中、标段数量适中，宜只编写双周报（每两周一个报告），或者只编写旬报。而项目较大，标段大于3个标段，宜每周编写周报，每月编写月报。

监理月报、周报、会议纪要的编写发文要讲究时限，不能拖延。通常，当月的监理月报最迟应在下个月份的前七日之内报出。周报应在下周的周三之内报出，会议纪要应在会后的三日这内发出。否则，监理月报、周报、会议纪要作为一种信息，失去了时效性。

（三）监理工程师通知单、工作联系单

监理工程师通知单是针对当测绘生产单位项目技术质量管理水平不能保证项目正常运行时签发的文件，例如出现测绘生产不符合设计书要求、不符合技术规范标准、不符合合同约定的情况，生产进度滞后，不符合合同进度要求，提出纠正测绘生产单位在生产安全、成果质量、进度、等方面的违规、违章行为的指令和要求；要求测绘生产单位整改，并核查整改结果。工作联系单主要用来进行项目监理机构与测绘生产相关方之间的日常书面工作联系内容包括：告知、督促建议等事项。

监理工程师通知单、工作联系单一般情况下都要注意时效性，监理工程师发现问题后，要根据具体情况，评估其轻重缓急对于重大、紧急、可能会产生严重后果的事故苗头要及时果断下达口头指令，拍照取证并在最短时间内发出书面指令。书写“事由”时需要提炼文章内容的精华，用一句话将所要传达的事项表述清楚每一份监理通知最好不要重名，便于监理资料的收集整理归档工作。要坚持“一文一事”的原则，每份监理通知、工作联系单只写某个事项，既可突出重点，又能让测绘生单位进行整改和回复。、

（四）监理日志、旁站记录

监理日志是项目监理机构每日对监理工作及测绘生产情况所做的记录，并对记载的内容进行了详细规定。个人记载的监理日记也可参照这些规定每日记录。旁站记录也有应有专用的表格形式。存在于监理日记、监理日志和旁站记录中的主要通病是记录不清楚不及时，用语不规范、内容笼统、发现的问题没有整改等。总监必须定期检查，及时出存在的问题指导监理工程师和监理员提高记录水平。

（五）监理报告、监理工作总结、汇报材料、PPT汇报材料

监理报告、监理工作总结、的表式或主要内容．写作者应遵照监理公文的基本写作规律，全面、客观描述或分析，每一段落中心要明晰。起草完成后应反复修改或交叉修改，项目总监应亲自审批定稿。

有时，根据工作安排，业主单位或监理单位要求项目监理机构进行工作汇报，总监就需组织撰写汇报材料或编制PPT汇报材料。PPT汇报材料应做到内容简洁明了、条理清晰、图文并茂，所用字体应适当放大，页面过渡应平缓便于观看

结语

测绘项目监理公文的写作质量，是关乎项目监理机构正常运转的一个重要方面。总监必须对此高度重视，通过培训，通过对监理工程师起草的公文的讨论、审核．详加推敲，以理服人，才能产生对施工单位督促和管理的良性推动作用，才能让业主单位、上级主管单位对项目监理机构产生信赖：反之，则会产生负面影响，降低监理工程师的威信，对后续工作产生不良影响。

参考文献

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[2]四川省测绘地理信息项目监理规程（试行）[J]四川省测绘地理信息局

[3]城市地下管线探测监理规程

[4]周海平.测绘工程项目监理记录综述[J]测绘与空间地理信息，2017年6月