行政事务人员事务解决技巧初探

行政事务人员事务解决技巧初探

盛勤生

（江苏省盐城市大丰区大中街道建设环保服务中心224100）

摘要：随着时代的发展和社会的进步，事业单位中，行政事务人员的地位逐渐提升，其不仅要有效处理单位的日常琐碎工作，同时还需要与时俱进不断提升自身的专业和计算机技能，辅助领导和各部门员工做好协调管理等工作，将各种经验和技巧应用到事务处理当中，为完善企业和单位的工作效率提供动力。本文主要研究行政事业人员事务解决技巧。

关键词：行政事务人员；事务；解决技巧

前言：行政事务人员是企业和单位中不可或缺的岗位，而且还会随着时代的变迁发生职能和性质的变化。在21世纪的今天，行政事务人员被赋予了更多的权利，除了要处理日常的管理和协调等工作等，更是全公司上下的调和剂，保证信息交流的通畅，促进信息的即时共享，提升信息处理能力的同时，为企业的可持续发展提供不竭的保障。

一、行政事务人员事务处理的基本方法

（一）全局统筹法

对任何工作来说，统筹计划都必不可少。具体来讲就是行政事务人员按照各类工作的轻重缓急，按照先后顺序进行排列，有秩序、有计划地分批完成工作内容，并将各类事务安排得井然有序，使全体员工都能够按照既定的计划完成工作内容，实现预期的工作效率。例如在处理公文的时候，单位中的行政事务人员大多会对一些并不特别重要的文件进行暂缓处理。但是一旦有紧急文件需要加急处理时，在上交的时候一般会将紧急文件告知给领导，并放到文件的最顶层，这样不仅极大地提升文件审核和处理的效率，也能够帮助领导解忧。

（二）日志记录法

通常来讲，行政事务人员日常的工作内容非常琐碎，其中不乏一些会议准备和端茶递水的工作，而且每天还面临大量的文件需要收发和审核，一旦缺乏科学有效的工作处理方法，很容易就会导致整个行政系统杂乱无章，不仅会遭受领导的批评，也不利于协调各部门的工作。因此，为了能够应付这些工作内容，需要行政事务人员采取日志记录的方法，每一项工作下发或完成之后，都在日志上记录一下，包括下发和完成时间，收发文件的记录等内容，有条理、有计划地处理好日常琐碎的工作，按照轻重缓急一一完成，待办事项重点标记，进而提升工作效率[1]。

（三）追根究底法

虽然行政事务人员每天的工作内容琐碎，需要分门别类地进行处理和规划。但是针对一些领导发布的重要任务，则需要利用追根究底的方法。因为领导在下发任务的过程中，大多存在难度大的特性，而且领导们惜字如金，在布置任务的时候也经常是模棱两可。为了能够提升工作效率，需要行政事务人员深究任务的内容和工作方法，在处理之前，先将整个工作按照顺序逐一清点出来，抓住重点的同时，能够科学按照领导指示下达任务或完成任务。

（四）举一反三法

行政事务人员在处理日常工作的过程中，如果按照死办法不知道轻重缓急，总是按部就班地处理事务，那么工作效率不可能高，也不可能得到重用和提拔。因此在处理工作的过程中应该学会举一反三，在接到一个新问题和新工作的时候，应该从头绪开始清理，查看工作开展的时间是否够用，是否需要其他部门员工的协助，是否需要先向领导请示工作方法等等。然后再开动脑筋，找出处理该工作最有效的方式方法，将同类的事务进行归类处理，并积极听取其他员工或领导的建议，以保证事情向着好的方向发展。

二、行政事务人员事务解决技巧的分析

（一）处理信息的技巧

处理日常信息，包括电子邮件、往来信件以及外来信息等，都是行政事务人员一项重要的工作内容。尤其是随着时代的发展和科学技术的进步，单位中内部尤其是私密信息对单位的发展来说具有重要的影响，其是否能够有效地传达到相关单位，是否能够合理并保密地存储，关系到单位工作的质量，以及其他事务工作的有序开展。因此，行政事务人员应该掌握信息处理的技巧和方法，将各类信息先按照轻重缓急和秘密等级进行分类，按照顺序进行清理和保管。除此之外，行政事务人员还担负着搜集和查找信息的重任，其中包括单位内部信息、单位外部信息、竞争单位的信息以及市场信息等，对这些信息进行反馈处理，为领导的科学决策提供坚实的依据。

（二）协调沟通的技巧

协调和沟通是行政事务人员发挥柔顺剂作用的法宝，也是促进领导和各部门员工沟通，提升信息通畅的重要手段。因此在实际的协调工作中，行政事务人员需要明确自身的职责和定位，学会站位思考，准确传达出领导对员工的关爱和下达的指令，使员工能够产生强烈的归属感和认同感。同时，也应该向领导传达出员工工作积极性的表现，让领导能够做出更为科学的工作指令和判断，协调各方关系。同时，领导的接见和联络工作也需要由行政事务人员来处理，在沟通的过程中始终保持委婉的语气和谦虚的态度，使被沟通者如沐春风[2]。

（三）文档处理的技巧

行政事务人员需要处理的文档内容大体包含以下几种类型，其一是外来文件的处理，包括发送、复印、登记和签收等。其二是普通文件材料的处理，包括资料的转接、利用和销毁等。其三是电子文档的保管和处理，其中包括高级文档设密、备份和保存等功能。其四是传真和电子邮件的发送、印发和登记等。行政事务人员每天要接触大量的文档内容，虽然琐碎，但是其中也含有很重要的信息，需要做好专门的处理。

（四）安排会议的技巧

会议的安排和记录，是行政事务人员工作中的一大分支，因为单位中每天都要进行各种各样、大大小小的会议，对领导谈话内容进行记录、对员工重点发言进行记录，统筹安排会议流畅、时间和发言顺序等，都是行政事务人员的工作内容。同时，还需要做好会议的议题安排和收集等，确定与会的人员、会议开展的时间和地点等，保证每一个人通知到位。一旦会议过程中发生问题，要及时进行应急处理，保证会议程序的有条不紊，将每次会议记录归档在案，提升会议开展的效率。

三、结束语

行政事务人员在处理日常工作的过程中，需要采取科学的事务处理办法和技巧，如果按部就班或者一成不变，不仅无法提升工作效率，还会受到领导和其他部门员工的职责，使工作一团糟。因此在实际的日常工作中，应该采取科学的工作处理方法，对会议内容进行统筹记录，对各类信息进行安排管理，提升自身的计算机处理能力和随机应变的能力，促进单位各部门员工之间交流互动的同时，提升单位或企业的核心竞争力。

参考文献：

[1]陈强.行政事务人员日常事务处理技巧浅析[J].科技经济导刊,2017(12):262.

[2]张东生.事业单位行政事务人员日常事务处理技巧浅析[J].才智,2014(09):299+303.