声像档案管理现状与对策

声像档案管理现状与对策

庞然

CurrentSituationofAudio-visualArchivesManagementandCountermeasures

庞然PANGRan（中铁二十二局集团有限公司，北京100040）（ChinaRailway22ndBureauGroupCo.，Ltd.，Beijing100040，China）

摘要院针对建筑企业施工生产中产生的声像档案管理现状及存在的问题，结合工程项目实际，阐述如何扎实做好声像档案的基础工作，并提出相应对策。

Abstract:Accordingtothecurrentsituationofaudio-visualarchivesmanagementofconstructionenterprisesandtheproblemsinthemanagement,andcombinedwithpractice,thisarticleexpoundshowtodothebasicworkofaudio-visualarchives,andputsforwardcorrespondingcountermeasures.

关键词院声像档案；管理；现状；措施Keywords:audio-visualarchives；management；currentsituation；measures

中图分类号院G271文献标识码院A文章编号院1006-4311（2014）10-0149-020

引言近年来公司档案室全面推行档案目标管理，在坚持集中统一管理原则的同时，不断强化施工现场管理，提升了档案管理的整体水平，但对照档案在生产、技术和企业管理各方面所应起的作用，经过认真的梳理和分析可以看出，声像档案管理是我公司目前档案工作中最薄弱的环节，调研发现这也是建筑企业目前较为普遍的现象，为此，我们把如何加强声像档案的管理工作作为当前重点研究的课题。

声像档案是指企业在生产经营、基本建设、科学研究、企业管理、对外交流、党的建设、文化建设等各项活动中直接形成的、形象直观具有保存价值的包括照片、录音、录像等以纸质、磁盘、光盘或硬盘等多种存储介质存在的历史记录，是反映单位重大历史活动真实面貌的重要凭证和依据，是本单位档案的重要组成部分。具有原始性、客观真实性等特征。

1公司声像档案管理现状随公司工程建设项目的不断增加，档案管理工作也在不断完善，文书档案、科技档案、会计档案管理比较规范，唯声像档案管理比较薄弱，主要原因有以下几点：1.1管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理声像档案的来源主要有两种渠道：一是机关各科室一年一次移交的声像档案；二是工程项目竣工移交的声像档案。前者管理比较简单规范，后者管理比较复杂混乱。具体表现在一些施工项目部只重视工程技术资料的归档，从而忽视声像档案的收集和管理。此外声像档案既有的管理制度也不能适应时代进步的要求，目前的归档制度要求声像档案要在工程竣工3个月内，将档案整理好移交公司档案室。由于施工项目部在施工过程中产生的照片较多，等工程完工后，人员调动，照片也随之遗失，无法归档。

1.2档案意识不强，声像档案难以及时完整归档声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理重视不足，难以及时完整的收集声像档案。其次是建设工程规模较大，施工工期长，工点比较分散，声像档案涉及的人较多，虽然每个项目部都设有兼职档案管理人员，但是仍存在着声像档案收集不全、整理不规范，保管分散的普遍现象。另外档案管理人员责任心不强，征集措施不得力，渠道不畅，也是声像档案收集难以及时完整的原因之一。

1.3声像档案信息资源管理手段落后，其作用发挥和价值利用不充分声像档案以其独特的载体形式，反映企业生产经营和发展各个历史时间的重要人物和重大事件活动历史面貌。

目前，我们馆存声像档案停留在实体保管状况，而没有充分利用声像资源包括企业文化、档案、专利等无形资产的识别、获取、开发、分解和存储的档案电子化管理的这个“信息模块”，为创造企业价值和增值而发挥其作用。

2声像档案管理的对策当今一项工程项目建设过程中，会形成大量的以光盘、硬盘等多种存储介质形式存在的工程照片和音像，档案人员把好声像资料的出入关，是管理声像档案形成、积累全过程的有效手段，也是确保照片、影像档案填写内容准确、完整的必要措施。

2.1完善声像档案管理制度，加强声像档案规范化运行重新修订声像档案归档管理制度和制定归档范围，完善相应的规章制度，使声像档案管理工作制度化、规范化是当务之急。针对声像档案的特殊性，我们修改了过去声像档案在竣工后3个月内移交档案室的管理制度，改由公司档案室直接负责各项目部的声像档案人员管理，并指导声像资料的收集、整理，制定归档范围，采取定期归档制度，使声像档案收集和归档进一步规范。同时在项目部开展档案管理，完善声像档案管理制度推行工作。一是明确照片收集范围，尤其是指导工作等方面的重要照片应纳入收集范围。二是明确工程照片管理的责任部门和责任人员，指定项目部分管领导负责，建立起声像档案管理网络体系，疏通工程声像资料归档渠道。三是明确归档时间，定期一个月一次将阶段工程声像档案整理好填好时间、地点、内容说明交公司档案室。这样公司档案室虽然增加了工作量，但保证了工程声像材料的完整性，同时还可以向宣传部门及时提供宣传工程建设面貌的素材。

2.2树立全员声像档案管理意识，加强档案工作的监督指导和档案人员队伍建设针对声像档案管理现状，我们可以大家对所属项目部声像档案的监督力度，把其作为公司档案目标管理的重点内容看待。同时，我们要根据管理情况，采取不同的方式进行分类指导，力求提高整体水平。对人员、设备以及档案管理我们都有着严格的要求，这样才能对档案管理较弱的项目部在依法管理、建章立制，加强指导和监督，以此促进项目部档案逐步规范管理。对待问题较多、基础薄弱的项目部，我们要限期建档，加大指导监督力度，不留盲区。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好基础。

建设工程档案涉及工程建设的方方面面，贯穿于工程建设全过程，工程的管理、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的声像资料产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体，要建立完整、准确、系统的档案，必须增强全体参建人员的档案意识，一起参与档案收集。首先要从工程项目上场开始，进行全员培训，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。

我们在所属项目部设有兼职档案管理人员的同时特别成立声像档案小组，实行声像档案管理网络，各部门指定一人负责本部门在施工生产过程中产生的各类声像材料，并对涉及档案的员工进行业务培训指导。我们将声像档案信息资源建立为一项系统工程，把声像档案管理按照不同的管理层次管理，不同的管理层次构成系统内的子系统，各子系统与系统、各子系统之间都有相互依赖、相互制约的关系，只有各子系统的档案工作正常运行才能保证声像档案管理系统工程的有效运行。兼职档案人员要跟随工程进度，及时收集档案信息资源，专职档案管理人员定期进行专业指导，充分利用公司开发的档案管理软件，对声像档案管理网络化、信息化管理，这样能够防止因为人员流动而遗失宝贵资料。

2.3加强声像档案收集过程控制施工过程控制是保证声像档案收集质量的重要措施和手段。为此可将以下几个方面的工程建设过程中声像资料作为收集的重点：一是党和国家领导人、省部领导、建设单位等领导视察和检查工作的照片和录像；二是反映工程合同协议、工程开工、重要节点完工、竣工、验收及重难点工程建设概况的照片和录像；三是反映科技攻关项目、科技成果概况及关键部位的照片和录像，以及在施工过程中应用的新成果、新技术、新材料、新工艺、新方法的照片和录像；四是反映企业在工程建设中投入的主要工程机械、设备及机械化施工场面的照片和录像；五是反映工程安全质量保证措施、体现工程质量的关键部位照片和录像；六是反映企业在工程建设中管理创新、机制创新的照片和录像；七是反映工程成品全貌及获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗的照片和录像；八是反映工程项目部党的建设和政治思想工作、争先创优、文化建设、文艺体育、职工之家建设、劳动竞赛、民主管理、文明施工的照片和录像；九是反映职工攻坚克难，顽强拼搏，体现时代风采的精神风貌的照片和录像以及先进集体、英雄模范人物的照片。这样通过确定收集范围可使施工单位有明确的工作方向和统筹规划。

3开发利用声像档案信息资源为企业改革发展服务知识经济时代的到来和发展也使得档案管理和利用步入信息时代，声像档案在信息传播和档案管理方面，发挥着越来越重要的作用，建立以知识管理为导向的企业档案信息化管理模块，通过对企业全部档案信息的收集、提取等扩充的知识库，可为企业的生产、科研提供决策指引。

同时这个模块应不断整合企业档案信息资源，挖掘潜在价值，为企业的持续发展提供深度信息支持。

企业档案管理要加快档案管理信息化建设步伐，树立档案管理信息化意识，以加快馆藏数字化进程为基础，特别是网络化的建立，以适应企业对档案信息技术需求。档案管理信息化建设的逐步推进，馆藏纸质或其他类型介质载体档案的数字化工作，已经成为档案管理信息化建设的重要内容之一。声像档案的价值在于：一是利用声像档案为展示企业业绩服务。利用声像档案采取举办图片展览、编辑工程画册和企业画册、建立企业陈列室等方式，多渠道、多方面的进行大力宣传企业所取得的业绩，有效的树立企业良好的社会形象。二是为企业承揽工程任务服务。

可将声像档案按专业施工进行筛选，并分为公路工程、铁路工程、市政工程、工程机械设备等类别，一旦需要投标某一项工程，可以利用相关工程照片编制并向建设单位提交图文并茂的标书，展示企业雄厚的技术实力和核心竞争力，为企业在激烈的市场竞争中承揽工程任务服务。三是利用声像档案为企业资质申报服务，提供利用历年积累的声像资源和获得的“优质工程”、“重合同守信用企业”、“文明单位”等企业资信图片，为提高企业资质等级、拓宽施工领域提供服务。四是利用声像档案为企业经营、生产、公司决策等提供优质服务。集中体现企业两个文明建设的丰硕成果，讴歌在工程建设中涌现的大批先进集体和先进个人的先进事迹，弘扬企业文化，为企业赢得更大的发展空间。

总之，声像档案的建设，是时代发展赋予档案管理工作的新课题，科学、完善的声像档案管理，将对现代社会物质文明和精神文明建设起到积极的促进作用。因此，档案管理部门和档案工作者要增强责任感、使命感，采取有效的应对措施，加强对声像档案的管理，为国家为企业留下宝贵的文化财富。开发声像档案信息资源，扩大信息时代的档案资源的合理利用，努力拓展档案事业全面协调的可持续发展、为社会发展服务，是历史赋予档案工作者的神圣使命和职责。

参考文献院[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011（13）.[2]熊国跃.信息化背景下城建档案管理应注意的几个问题[J].城建档案，2011（8）.[3]倪云美.广电声像档案管理的现状与对策[J].中国有线电视，2011（6）.[4]王萌萌.建设工程声像档案管理中存在的问题及对策[J].城建档案，2012（5）.作者简介院庞然（1962-），女，广西武宣人，副研究员，研究方向为档案管理。