试论档案信息化管理系统在电力企业中的应用

试论档案信息化管理系统在电力企业中的应用

吴超明

国网浙江江山市供电有限公司浙江省江山市324100

摘要：在信息化背景下,电力企业作为国家的重要支柱性企业,在经营管理活动中形成的电力档案,不仅对企业的生存发展发挥着重要的作用,对于社会的整体进步也有着重要的参考价值。科学有效的档案信息管理,对于发挥电力档案在企业经营发展中的价值,起着决定性的作用,因此,加强档案信息的管理是电力企业现代化建设的必经之路。

关键词：档案信息化；管理系统；电力企业；应用

一、档案信息化管理系统在电力企业的应用优势

为了进一步提高电力企业的工作效率,加快节约型企业的建设步伐,电力企业必须要进一步改变传统的办公模式。从2008年开始,各电力企业开始关注现代化办公模式的建设,也就是协同办公系统,进而实现无纸化办公。在这一背景下,企业发展实践中的电子文件数量开始增加,一定程度上加大了档案管理的难度,传统企业档案管理模式已经无法适应企业档案管理的需求。使用企业的发展、构建电力企业档案信息化管理系统,可以进一步提高企业档案管理的工作效率,加快档案信息的传递与交流速度,进而提高企业的整体效率。

二、现阶段电力企业档案信息化建设的基本现状

（一）未能有效衔接其他信息管理

电力企业档案信息化的发展方向是文档一体化管理,它是把生活活动和文书处理以及档案管理工作都有效衔接起来,极大地增强信息处理能力,真正实现电力企业档案信息的有效管理和无缝衔接,但是由于目前我国电力企业档案的信息化程度比较低,再加上一些管理机制的阻碍,导致档案信息管理未能真正实现与各个生产管理环节的有效衔接,致使文档一体化管理的实现遇到很大困难。

（二）档案管理人员的业务素质有待提高

档案管理人员是接触档案最直接的人,也是实现档案管理信息化的主要参与者,但在许多电力企业中,档案管理人员在实际管理中并未发挥其重要性。一方面,大多数档案管理人员缺乏对现代化管理和计算机技术的认识,不熟悉档案信息化管理的相关知识,业务水平不高。另一方面,缺乏参与档案信息化管理的主动性,往往是遇到问题才去解决问题,这阻碍了档案管理的质量与效率,以及信息内容的开发。

三、档案信息化管理系统在电力企业的应用建议

（一）完善现代化档案管理制度

电力企业档案信息化管理,必须以现代化的档案管理机制作为基础,作为保障,档案管理制度必须要完善化、规范化、程序化,还要适应电子档案管理的基本特点。基于此,电力企业要结合《档案法》相关规定,尽快建立起企业自身的管理方法,并且要深入结合电子文件管理规定,构建起完善的企业档案管理制度。另外,各电力企业一定要遵循档案管理的保密机制,并且要构建起适应档案信息化管理的保密制度,将《保密法》有效融入相关保密管理办法规定中,结合档案信息化管理系统的特点以及档案文件的使用需求设计权限,在数据传输与存储的过程中,要采用最新的保密技术,确保档案文件的安全。

（二）创新电力档案管理模式

新形势下,企业应针对传统的电力档案管理工作模式进行必要的创新,改变以往传统管理模式的不足,确保提升电力档案管理工作质量。这就要求企业应进一步加大对电力档案管理工作的投入力度,以便为电力档案管理创新提供必要的资金与人才,确保提升档案管理工作效率。企业应严格遵循《电力档案标准化实施指南》来进行电力档案的管理,还应重视对电力工程档案资料的完善,不仅要保证文字资料收集的完整性,同时也要重视对音频与视频资料的收集,确保电力档案的完整性、真实性,以便为企业后续发展提供科学参考。

（三）加强档案信息化、数字化硬件建设

当前我国的改革和开发,推动了我国社会生产力的巨大发展,促进了信息技术、网络技术、计算机技术、管理科学等先进科技和先进思想的飞跃发展和普及应用。在这种形势下,我国的档案事业也在发生着改革和创新,从原来落后的手工工作方式、管理实物为主的档案管理模式逐步发展为现在的计算机操作网络化管理数字档案信息的工作模式,其工作效率和质量极大提升。为了跟上信息化社会的发展,满足用户高层次的需要,有关档案建设单位要解放思想,大力加强档案事业的信息化建设。

首先要根据单位的实际情况和工作需要,合理科学地规划和实施档案管理的硬件建设,投入专项资金配备数字化、信息化档案管理设备。如配备专门的计算机、电视机、打印机、扫描仪、数码照相机、录像机、光盘刻录机、DVD播放机等,配备符合档案防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等标准要求的现代化库房。另外,为了促进档案管理的数字化、信息化、网络化建设,还应加强档案管理的信息系统建设,如档案管理软件、智能分类系统、网络管理系统、信息安全系统等建设,满足档案管理的收集、鉴定、分类、存放、检索、利用等功能。

四、企业档案信息化建设实例分析

某电力为了使企业能够得到更好的发展,基于企业的实际发展现状和企业的发展战略,在通过对公司的购销、人员薪资、办公自动化等方面进行建设的基础上,实现了公司发展的档案信息化管理;从研发开始直到今日,他们通过对软件的实践操作、系统使用情况的调查研究、对系统进行深入的研究分析、对系统的升级设计、程序的完善更新等一系列的工作开展使得档案信息化管理工作正式成为了工作发展运营的主线,实现了档案信息化管理,工作人员可以通过OA办公自动化软件对企业工作开展的资料进行系统化的数据审核、数据检验、数据检索以及对错误数据进行删除、还原及数据信息的归档工作,同时还涉及大量的工作业务往来、薪酬以及办公设备等系统的导入与检索工作,其档案信息化管理系统不仅容量庞大,而且还能够兼容支持企业更多工作的开展,同时也解决了传统企业档案管理工作中的不足。

（一）档案信息检索、查询更加的方便快捷、档案的损坏和丢失问题得到了妥善的解决

传统的档案检查、查询、查阅工作非常的费时、费力,而且在档案查找过程中非常容易出现错误,在实施档案信息化建设之后,这项工作的操作变得更加的方便,操作起来更加的简单、快捷,还省去了传统档案管理中的及时催还,对于逾期不归还档案的借阅者在系统中就能够进行提醒并将数据档案材料进行回收。

传统的档案管理全部依靠手工操作,很多的档案在保管过程中就容易出现破损和损坏情况,尤其是一些工程的图纸等破损的概率更大,实施档案信息化管理之后这些破损和损坏的问题就能够有效地避免和解决。

（二）档案信息化建设为企业科研、决策工作提供了有效的服务

企业实施档案信息化管理之后,相关的技术人员可以在档案信息化管理系统中对自己所需要的资料进行查阅,有一些档案资料实施电子化之后能够方便科技工作人员的二次开发和利用,大大地提高了企业的工作效率和企业对外的竞争力。同时也减缓了档案工作人员的劳动力,不必再耗费大量的人力、物力和财力投入到档案材料的归档、装订和管理中;科技信息是企业最宝贵且无形的企业资产,更是一个企业的核心竞争力的体现,档案信息化管理能够更好地对企业档案进行高效的利用并为企业的决策提供最佳的依据。

五、结论

综上所述,随着科学技术的不断发展与进步,电力企业的发展也进入了全新的阶段。而这就对电力档案管理工作提出了更高的要求,因此,在新形势下,电力企业应适应时代发展的要求,针对档案管理工作进行创新,以提升电力档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]李雪,杜琴.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].江西电力职业技术学院学报,2018,25(3):70-72+75.

[2]罗勤琴.新形势下电力工程建设档案管理研究[J].中国电力教育,2018(17):200-201.