档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析卜庆芹

档案精细化管理在档案管理中的实践应用探析卜庆芹

卜庆芹

徐州市农机技术推广站江苏徐州221000

摘要：档案管理是企业管理的重要组成部分，它对企业效益提升和企业文化发展有着十分重要的作用。基于此，本文主要针对精细化管理在企业档案管理中心的应用进行了详细的分析，希望能够更好的实现企业档案服务功能的最大化。

关键词：精细化管理、档案管理、实践应用

一：精细化管理概述

从某个角度上来说，精细管理属于一种管理文化和理念，而在实际实施过程中，其必须得严格的遵循精、准、严以及细。其中的精主要就是指追求最优和最佳，求精；而准主要就是说准时和准确；严是指严格的执行，具体表现在对管理流程和制度的控制和执行；细指的是将管理和流程尽可能的做细。精细化管理最为基本的特征就是重质量、重落实和重细节，要求在每一个细节上做到最佳。除此之外，精细化管理属于一种管理技术，其主要就是通过规则的细化和系统化，然后通过各种手段使得组织管理更加的高效和精确。这也就是说将复杂的事情尽可能的简单化，而简单的事情则是尽可能的流程化。

二：档案精细化管理的重要意义

档案精细化管理是企业档案管理中十分有效的管理方式，它对于企业的各方面都有重要意义。

1.推动企业的发展和进步

精细化管理是一种全新的管理方式，将精细化管理合理的应用在档案管理中，有利于实现企业效益的最大化。企业档案不仅仅记录企业生产、运行等各种活动和发展经历，还为企业发展决策提供依据和参考，是企业可持续发展和创新进步的重要资源，它能悄无声息地对企业经济效益产生影响。由于企业档案中详细、全面地记录了企业发展过程中的各种数据、资料、信息以及文件凭证等，作为企业档案的管理人员，要善于从档案中寻找有用的内容并加以总结，通过对档案内容的精细化管理，明确档案管理工作的目标和自身的工作价值，实现对企业效益的促进作用，进而为企业下一步发展打下坚实的基础。

2.使得档案人员的责任更明确

要想更加高效的实施精细化管理，那首先就得积极的进行相关规范和制度的建设，同时还得明确档案负责部门、档案保管期限等。除此之外，还需要档案形成单位指导怎样去处理日常产生的各种资料文献，这样能够为档案管理体系的建立奠定扎实的基础，使得档案管理人员的责任更加的明确。

3.实现企业管理的科学化

企业内部任何一项工作的顺利进行都离不开人的作用，而人的行为导向需要相应的规章制度，不仅约束行为，还有利于提升工作效率。因此，对于企业的档案管理人员，需要建立精细化管理制度，一方面满足档案管理工作中的各方面要求，另一方面明确档案管理的意义和作用，让负责档案管理的工作人员认识到自己的责任，提高工作积极性，这样才能推进企业档案管理工作的顺利进行。

三：目前企业单位档案管理当中存在的问题

1.企业档案管理人才队伍培养力度差

就当前企业情况来看，档案形成部门的各方面的意识非常的差，同时在管理

方面也有着极大的不足，这些问题的存在严重的影响到企业档案管理工作顺利的开展。一直以来，因为企业的体制改革不断的深入，档案管理工作不断的被边缘化和弱化，这方面人才的培训工作也得不到应有的重视。除此之爱，档案管理人员忙于处理繁杂的工作，缺乏专门系统的培训和学习，所以导致他们的专业能力和整体素质很难使用企业不断发展的需求。在实际工作开展过程中，时常出现档案管理人员对接收材料认识不足，不能够准确的判定和整理。导致这这些问题出现的原因主要就是档案管理人员综合素质以及业务水平不足，进而导致应该归档的档案和实际严重不符，还有就是不能够保证档案排列的规范系统性。

2.档案管理相关规章制度欠细化

现阶段，我国并没有建立完善的事业单位档案精细化管理的规章制度，在进行事业单位管理工作时不够重视，忽视相关制度的建立，而事业单位对档案的精细化管理方面更没有涉及。我们在进行事业单位档案管理中开展精细化管理存在着很大的困难，制度的缺乏导致部分事业单位档案工作无据可依，没有标准的规范和理论支撑，不能很好地开展档案精细化管理工作。

四：档案精细化管理的应用策略

1.改进档案管理制度

随着社会的发展，对企业档案管理制度的要求越来越严格。完善的管理制度是促进企业档案管理工作进步的重要方法。要顺应企业的发展趋势，就必须确保档案管理的高质量高效率。对企业档案管理工作有效提升的关键，在于改进并完善档案管理制度。运用精细化管理思想改进档案管理制度，可以实现档案管理的系统化和规范化，并进一步促进企业的跨越。档案精细化管理和企业素质提升，二者可相互促进互为因果。档案管理工作相比企业其他工作，具有一定的特殊性。首先，需要针对企业档案资料阶段性或内容性的基础特征进行科学分类，之后按照分类标准设定各部门专门工作人员对这一类档案进行专项收集和整理。其次，是针对档案本身的结构方面要建立一定的标准。如规定档案收集必须遵循一定的规范；设定完成移交的时间等。最后，对已收集完成的档案资料整体利用效率和内容质量进行综合性、系统性地评估，分析各类档案的实际价值，建立并完善适合本单位的档案管理体系和评价体系，还要根据档案资料的整理情况和具体价值作为档案管理人员的业绩评价。

2.加强管理技术的有效应用。

事业单位档案管理精细化与档案管理科学技术的发展是有密切关联性的。技术已经成为决定事业单位档案管理水平重要因素，应当在技术的趋动下促进事业单位档案管理工作快速发展。第一，以当前先进的科学技术为契机，逐步提高档案管理工作水平，解决其现实存在的效率与质量方面的问题。其次，运用智能化、数字化的理念替代事业单位档案的服务水平，运用信息技术进行档案数据接收，借助优质的资源管理平台、数据存储平台、安全检测网络，提高数字化事业单位档案的供给力度。第三，档案管理工作的技术更新应当成为常态，能够在精密计划与精心操作中更好的在事业单位档案管理中体现出技术优势。

3.建立适合的精细化档案管理流程

随着社会的进步，事业单位在进行档案管理工作时，工作环境、管理方式、工作流程都发生了很大的变化，我们在事业单位的档案管理中开展精细化管理工作要适应科技的发展，结合现代化的技术水平，利用高素质的管理团队，开展档案工作的精细化管理，提高工作质量和效率。将档案进行精细化管理，可以使档案管理工作变得标准化和规范化，能够遵循标准的工作流程将档案进行立卷、归档，对档案收集种类和数量信息进行及时登记，形成随时进行检索、借阅等一系列精细化管理流程。我们要将精细化管理理念渗透到事业单位档案管理工作中的每一个环节，确保每一个流程都能够有切实可行的管理措施，保证精细化管理工作顺利开展。

4.完善监督考核机制

为了促进制度的落实，需要建立健全监督考核机制，防止管理工作中出现形式化问题，真正发挥企业档案资源的价值，为企业竞争实力的增强奠定基础。量化管理力度不足，会导致档案的收集与整理受到阻碍，出现档案资源流失严重的问题。对于不同岗位的人员进行监督管理，明确其岗位职责，确保监督考核机制的公平性与严谨性，防止工作中出现不按规章制度办事的行为。与此同时，应该对考核指标进行细化处理，以提升考核监督工作的可行性，将考核结果与员工薪酬挂钩，以有效约束其工作行为。

结束语：

随着社会的发展，档案精细化管理已成为当前企业档案管理工作的重要方法。所以，要加强各个部门之间的交流沟通，注重档案精细化管理人员整体素质的培养和提升，确保企业档案精细化管理的科学化、制度化以及规范化。

参考文献：

[1]张咏梅.精细化管理在高校档案工作中的实践与探究[J].管理观察,2017(29):131-132.