加强电力工程实体与电子档案收集工作的对策探讨

加强电力工程实体与电子档案收集工作的对策探讨

吴莎莎

(宁夏送变电工程有限公司宁夏银川750004)

摘要：电力工程档案是电力工程建设和电力工程管理的真实记录，具有重大经济、管理和历史研究价值，电力工程项目中的档案规范化管理是电力工程建设的重要组成部分，是一项维护国家电力工程项目历史真实面貌的重要事业.。笔者以电力施工企业为例，就为何要加强电力工程档案规范管理这个问题进行分析，并提出了要确保电力工程档案管理质量应做好的几项工作。

关键词：电力工程；实体档案；电子档案；问题；措施

一、虚拟档案与实体档案的关系

1.虚拟档案的存储形式与实体档案具有较大的不同。虚拟档案主要依据数字化的技术将信息存储在虚拟空间中，将档案信息以字节的形式进行表达，能够在网络中实现共享。在用户正确的使用相关软件、硬件等时，才能够对其进行解码，从而传输到用户所使用的电脑上。这些字节或者是编码在经历过转化之后，呈现出可以让人轻易理解的图像或者是文字，从而可以供用户进行使用。

2.实体档案是虚拟档案产生和发展的基础。虚拟化技术的出现，将实体文件转化为虚拟档案，可以说信息技术是虚拟档案形成的主要依据，没有数字化信息技术的支持，虚拟档案将无法形成。从这一方面来说，在对档案进行管理工作时，还是要以实体档案管理为主。

3.实体档案与虚拟档案之间是有着密切的联系的，因此在进行管理工作时，不能够对两者进行分离，应该综合考虑到两者之间的联系和互补性，从而使得档案工作的开展更为有效。实体档案管理是虚拟档案管理的前提。一般来说，虚拟档案是对实体档案的数字化转化，在这一方面来说，虚拟档案和实体档案有着明显的对应性，也就是说基本上每一个虚拟档案都有对应的实体档案存在，但是两者并不是存在一个档案库中进行保存，两者统称都是分开进行保存。

其实，数字化了的档案可以看作一种非纸质载体档案。在传统的档案管理中，也存在着大量的非纸质载体档案，例如照片、底片、音像带等，管理方法同样是分库房存放，只是在管理中使用了同一个档号。由此产生了“虚拟案卷”的概念：按照信息内容组织在一起的多种载体的文件的有机集合。这样，在一个案卷下可以存在不同载体的档案实体，而各种载体的档案只不过是卷内目录中的一个“文件”。特种载体可能需要分库房存放，但不必分别编目。

二、电力工程建设档案管理工作存在的问题

1.工程资料比工程进度滞后。由于施工过程中现场非常繁忙，技术人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。

2.对于工程资料的报验有一定的松懈，往往在施工完毕之后才将工程资料上报监理部。工程资料应随工程进度同步收集、整理。但监理单位在监督工作上也有所松解，不但不能及时督促施工单位按时上报各种资料，即使资料按时上报以后，也并不能及时审批反馈，往往将施工资料压积成堆后，再一次性审批，这样就造成对报审资料审查不严，存在资料不规范、不合格等现象。

3.隐蔽资料的报审问题。由于地基验槽等隐蔽资料必须要设计、勘测、建设单位等全员到场签字确认，实际情况又并非如此。但竣工后找勘测等单位签字又遇到困难。因此，还需相关单位的大力配合。

4.关于工程数码照片。现阶段我们的数码照相及存储器材都能满足工程需求，但在照片形成过程中，仍存在诸多问题：如对器材不熟悉，导致照片不显示日期；拍摄现场杂乱无序，不符合安全文明施工要求；标识牌字迹潦草，并且摆放位置不规范等等。

5.对新规程、规范不勤于学习。现在的新要求、新规范更新很快，就要求我们的工程技术人员在工作中要不断的充实、不断的更新现有的知识和技能，以适应不断变化的工作需求。

三、改进电力工程档案管理的主要措施

1.领导重视，全员参与

从电力工程档案管理工作的现状上看，领导的重视程度还有待加强。在实际的工作中，只有领导者发挥指导作用，做好管理工作。档案管理人员做好相应的介绍和宣传工作，企业的工作人员才能对档案管理的重要性进行关注。只有大家都参与到档案信息的管理工作中，才能提升档案的价值所在。对于档案信息来说，既可以看成是一种知识资产，还可以看成是重要的可利用信息，所以，档案信息本身的价值比较突出。同时还需要为档案管理工作创设良好的管理环境，保证档案管理的科学性和合理性。做好领导和工作人员协调一致。

2.完善档案管理制度

众所周知，在实际的档案管理工作中，做好制度的建设是保证档案管理工作高效进行的前提和基础。制度建设为档案工作提供了重要的发展方向。具体来说主要表现在以下几个方面：首先，企业档案管理应该贯彻国家、行业的档案规范和标准。其次，建立健全档案管理的各项规章制度，遵循三性：一是科学性。不同技术领域形成的科技档案，在内容、性质、记录和载体形式上都会有明显的区别。因此，建立的规章制度必须结合本单位的生产建设特点和档案管理实际，以适应本单位档案管理的需求。二是实用性。实行的规章制度必须具有方便实用、简单易行、可操作性强的特点，便于更好地遵守制度，并发挥制度的规范和指导作用。三是严肃性。档案部门既是制定档案管理规章制度的部门，也是今后实行规章制度的主要部门。因此，在执行过程中，必须做到赏罚分明，充分体现规章制度的权威性和严肃性。

3.做好归档文件资料

归档文件和材料是档案的前身形态，具有一定的保存价值或起一定参考凭证作用的重要材料，是工程档案形成的初级阶段，而保质保量的做好前期收集工作，是保证工程档案齐全、项目准确、资料完整的基础。要做好这项工作，档案管理人员必须根据工程筹备、建设和施工范围，明确资料收集范围；了解和熟悉材料收集工作的各种渠道和方法；处理好在档案形成过程中涉及的相关部门、与项目经理的沟通协调等事项；并对档案的最终形成，进行全过程的动态监控。

4.提高档案管理人员的素质

档案管理人员必须具有高度责任感、办事细心以及乐于奉献的精神。除了要注重自身专业水平的提高，熟悉档案工作的各个环节和基本要求；掌握科学管理的原则和方法，提升工作效率，提高工作质量外，还要不断提升自己对各方的组织协调能力、观察分析能力以及应用现代科技手段的管理能力。通过不断探索、尝试新的管理模式，使档案工作科学、实用、有价值，为企业发展提供有效信息资源。

5.建立电子档案制作以规范档案管理

随着科学技术的不断进步与发展，当前国家电网公司推出了协同办公系统，电力工程档案管理应推广计算机管理技术，适应电力工程项目现代管理模式，探索电力工程档案信息资源体系，根据电力工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。

结语:

综上，我们了解到了要做好电力工程档案管理，就必须在工程建设工程中把握好各个环节档案的记录工作，规范好管理工作，确保工程档案管理的质量。除此之外，电力工程档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要以工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。

参考文献：

[1]贾玲，周晓林，陆江，陈东.从档案实体管理、信息管理到档案知识管理[J].中国档案.2012（02）.

[2]李巍.档案虚拟化的来源与条件[J].兰台内外.2010（01）.