档案信息电子化是档案创新利用工作发展的必然趋势石婧

(整期优先)网络出版时间:2017-12-22
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档案信息电子化是档案创新利用工作发展的必然趋势石婧

石婧

湖南省交通科学研究院有限公司湖南410015

摘要:随着科技时代的发展和进步,档案已经不再单纯以传统纸质文件的形式存在,而是通过电子化的推广运用让档案有了全新形式存在并焕发出了勃勃生机,使繁复的档案工作在各个领域中发挥着不可估量的作用,可见档案信息电子化管理是历史发展的必然趋势。本文将结合自身的工作环境和特点,就档案电子化管理的发展趋势作了具体的分析,以供参考。

关键词:档案管理;电子化;发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真”的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1.关于档案信息电子化的概述

随着时代的发展,科学技术的不断提升,信息技术已经渗透到生活的各个角落,信息化管理已经成为了促进企业管理发展的关键,对于档案管理工作的信息化,值得是充分利用计算机技术带来的优势,进行档案信息的文件检索以及处理工作,使得档案管理由人工管理转变为计算机软件控制,包括电子文档,电子表格等等,相比较纸质档案,电子档案的主要特点是不能够直接查看,需要利用电子办公设备;在进行处理的时候提升了处理速度,并且可以利用计算机直接传递,同时电子档案能够实现多人联机共享,不再受时间和空间的限制,同时对于电子档案的保存需要较小的空间,不受保存环境的影响,但是对于磁性,湿度等网络空间条件的要求相对较高。

2.档案信息电子化的主要优势

2.1直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,提高了工作时效

在知识经济时代的当下,现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档。由于实现随机管档,就可将过去的集中立卷,改为平时随时整理立卷。这样,集中的工作量,就变为分散的工作量,提高了立卷管理水平,从而达到档案管理工作及时归档的目的,便于检索利用。

2.2计算机管理便于文件的保密

以前访问文件都是整卷的进行查阅。可是用户只需使用其中的一个文件,但可以看到该文件卷的全部内容。这是与文档的保密管理要求相违背的。计算机管理可以提供对单个文档检索,用户就不能与其他不相关的文件接触,这样就可以具备了相关的文件保密要求。

2.3微机管理有利于提高档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案,就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷,立卷人根据自己的理解来进行操作,其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一,这必然影响到案卷质量水准,从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时,归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间,致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地,这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用,也是被动式的。文书档案管理进行微机管理,档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来,可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来,从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率,使文书档案的管理、在提供利用服务时,能够发挥出更好的时效价值。

3.档案信息电子化的发展现状

3.1档案软件缺乏信息管理的作用,没有通用性

由于档案部门的计算机规格不同,每一个软件无法进行想和的互操作,并没有一个通用的计算机管理信息管理系统,因为无法进行互调,所以无法使用电脑进行信息管理,使得信息编辑无法快捷地进行,阻碍了档案信息电子化的正常发展。

3.2档案、信息化和网络建设的主要方式

我国至今还为实现建立一个完善的档案信息系统,档案管理系统和网络建设以他们自己的方式发展,发展不规范,共享性较差,不能满足文件共享的需求。

3.3如今的档案整理分类无法适应实际需求

因为之前的档案管理的标准和程序,没有涉及到计算机处理技术的特点和发展趋势,所以和如今的档案管理方法和标准已经无法适应现在的需求。

4.档案信息电子化下的创新服务方法

4.1电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档。

4.2电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档。

4.3建立“电子文件(档案)数据管理中心”

档案室与单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数据管理中心”。实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。

5.档案信息电子化的益处

5.1可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率

目前,大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。

5.2缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性

手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。

5.3档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面

手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

6档案工作的发展趋势

传统的档案工作主要依靠手工操作,比如档案从收集、整理、鉴定、保管到咨询都有一整套紧密相联的工作流程,程序繁琐,手工劳动量大,而且案卷质量因人而异。又如档案检索,一方面在建立档案检索工具时,耗时耗力地进行人工制作,另一方面在利用时仍然要通过人工找寻,手续十分烦琐,效率十分低下。传统的档案工作服务手段已跟不上时代发展的步伐,必须大胆创新。而信息技术的发展,为档案工作服务手段的创新提供了有力的武器。通过档案信息化,档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成,从而改变了原有的浪费大量人力、物力的档案立卷装订保管制度;把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录,统一到用计算机编目的方法上来,建立科学的机读档案目录检索体系,实现手工检索向计算机检索的全面过渡,从而大大提高了档案检索的效率。传统的档案工作服务内容主要是向查阅人员提供馆藏纸质档案信

息,比较单一。随着信息化的发展,电子文件大量涌现,纸质文件和电子文件将同时成为档案馆今后的信息资源,使档案服务的范围和内容上发生了变化。为此,档案工作人员要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性

7.结语

综上所述,信息化的时代已经来临,档案管理工作也必将进人电子化发展的舞台,以数字化收集技术为方法,以存档管理系统为基础,文件的电子化管理的发展已经成为必然的趋势。因此,如果要提高对电子档案的管理,一是必须提高对档案管理电子化的认识,其次是增加对电子档案管理的责任感,从历史的角度发掘电子档案管理的真正意义,采用规范的管理方法,进一步提升档案管理的水平。

参考文献:

[1]于春燕.档案信息电子化是档案创新利用工作发展的必然趋势[J].工作管理,2014

[2]杨佳.档案信息电子化是档案创新利用工作发展的必然趋势[J].现代经济信息,2015

[3]孙伟红.档案信息电子化是档案创新利用工作发展的必然趋势[J].黑龙江史志,2014

[4]陈建华.档案信息电子化是档案创新利用工作发展的必然趋势[J].科技资讯,2015