浅谈工程档案集成管理

浅谈工程档案集成管理

龙幼定

龙幼定广州永龙建设投资有限公司510000

摘要：本文基于世界第十五届国际档案大会上提出的集成理念，对我国目前的工程档案集成管理进行深入的探究，指出档案集成管理中的基本原则和主要内容，以期为我国工程档案集成管理提供更多的参考依据。

关键词：工程；档案；集成管理；

随着科学技术的快速发展，城市的进程推进速度也随之加快,各项城市建设工程项目纷纷林立。工程档案管理作为项目建设管理中的重要组成部分，其将工程建设过程的实际情况予以了真实的记录。可见，工程档案管理不仅体现了整个工程的项目质量，也是工程项目后期维护和运行的参考依据。由于工程档案管理具有较高的复杂性、多样性，其管理的内容包括了整个工程项目中保存价值较高的文件资料，使得工程档案管理难度较高。由于我国不少建筑单位对工程档案管理的重视程度较低，档案管理人员的综合素质也不高，使得我国的工程档案管理水平整体较低。但是，在世界第十五次国家档案大会上，集成理念的提出，给工程档案管理水平的提升带来了新的思路，不少研究人员也加大了对工程档案集成管理的探索力度。

一、档案集成管理概述

信息技术的发展对档案管理具有较深的影响，也为档案管理赋予了更多的管理内涵。从电子文件的出现开始，档案管理就迎来了发展的春天，而档案信息资源管理和档案信息化理念的提出，给工程答案的管理带来新的发展局面。到了二十世纪，2004年的第十五届国际档案管理大会提出了档案集成管理的理念，并逐渐成为档案界的研究热点，并形成了系统性的档案管理模式，提升了档案管理的信息化水平，数据处理能力以及资源的优化配置。

档年的案集成管理并不是简单的对档案信息集中与叠加，而是运用集中思想，通过集成管理的方式、方法对工程档案资料以及档案管理相关的管理要素进行优化配置。基于此，强化档案资料之间联系，方便管理人员的检索资料和适用资料，充分发挥出建筑施工资料的使用效益。从目的上而言，实施档案集成管理主要是为了提升建筑单位对档案信息资料的使用效益，对档案集成管理中的相关要素及管理活动进行深入的探讨。由此可见，档案集成管理主要是对档案及其相关要素进行整合与优化，以此提高建筑单位管理的工作效率，提升工程档案集成管理的经济效益。

二、档案集成管理的基本原则

（一）集成原则

将档案集成管理当做一个系统性的管理工程，能充分发挥出集成管理的积极作用。但是，实施档案集成管理首先必须得遵守集成的基本原则，以此将集成管理的思想渗透到工程项目的整个施工过程和维护过程当中。要想实现档案集成管理的集成原则，首先就得保证档案集成管理的实用性。实用性作为档案管理的设计目标和基本标准，其必须要满足管理者的所有需求，且切实有效。其次，还应该保证档案集成管理的标准性。标准性作为档案集成管理设计的技术性原则，要求档案管理的技术、标准、系统组件、机构和用户接口都必须采用标准化的准则。其次，在进行档案集成管理的时候还应该保证其的可扩展性，充分考虑到系统设计的未来发展，选择配置灵活度高、兼容性强的存储设备。另外，还应制定多个档案管理备选方案，进而满足后期档案管理的应用和技术发展需求。最后，在进行工程档案集成管理时还应该从可靠、安全运行的基本点出发，使得档案管理系统能在安全可靠的软、硬件层次上保证控制的安全。

（二）动态原则

工程的建设过程是动态的，会由于地理环境的变化、人员的流动性和天气的变化而产生变化。而作为记录工程建设过程一切实际情况和保存一切施工资料的档案管理工作，更需要对建筑项目的变化做出快速反映，保证工程档案管理工作的正确性。因此，工程档案集成管理工作应遵循建筑施工变化的基本规律，对项目立项到竣工之间的每一个阶段、每一个施工环节，使用流动的管理方法来协调各个因素之间的管理，保证工程档案管理工作的顺利开展，目前，大部分工程项目的档案集成管理都是依靠网络技术来实现的，积极利用各种信息技术，帮助档案管理人员随时、及时的了解各项工程档案的收集、整理情况，以此做到动态的实施管理。也只有实时的动态管理才能保证工程档案收集工作的及时性、完整性和准确性。

（三）开放原则

在当今这个大数据时代，数据能个人、企业和社会的发展带来具有的经济效益。而工程项目的施工时间较长、施工过程具有较强的可持续性。在此过程中，档案管理会形成较多的数据和信息，并也需要档案管理提供可靠的信息依据来支撑建设活动的顺利开展。简单来说，就是需要档案管理为建筑施工提供开放服务功能，要求工程档案管理具有开放性原则。

三、工程档案集成管理的内容

（一）数据集成管理

工程建设数据，包括了项目从立项到竣工这段过程中产生的所有文字、声像和图标等信息。而数据集成管理，就是将这些数据基于一定的分类方法，纳入到建设单位的基础数据库当中去，以此方便建设人员的查询、出来和更新。为了充分体现出数据集成管理的系统完整性，档案管理部门应通过信息化、网络化和数字化的处理方式将所有收集到的数据转化为数字信号，以此为决策层提供更为可靠的参考信息。另外，档案管理还应该建立共享的数据管理平台，由各部门对数据进行分散录入，并由系统自动进行集成管理，实现各部门之间的信息对称和数据的自由流通。

（二）过程集成管理

过程集成管理作为工程档案集成管理的核心所在，其主要包括业务流程集成管理、服务系统集成管理和前端控制集成管理这几个方面的内容。过程集成管理主要是依据业务流程集成管理形成的，具体包括基础数据设置、文件计划、文件手机和管理、档案编制这几个基本流程。需要注意的是，在业务流程集成管理方面，由于不同的技术会给档案管理方式和具体流程带来一定的影响。因此，档案管理人员应该充分注意各项先进的工程技术、信息技术给工程档案管理带来的影响，并积极在集成管理过程中，将各项先进技术与业务流程进行融合，以此形成一个新的有机整体，推动我国工程档案的集成管理发展。

（三）人员集成管理

人作为工程建设的主要单元和最活跃的因素，各项施工活动也都是通过人的行为来实现的。可见，人员集成在集成管理中是非常重要的。因此，档案管理人员应将涉及建筑项目施工的各类人员进行科学、系统的分类，以此在集成管理中得到充分的利用。目前，集成管理中人员集成的主要内容包括：人员的协调工作，人与技术的集成、企业文化的协调与培养。需要注意的是，工程档案管理工作涉及到各个参与方（业主、设计方、监理方、施工方等等），如果各参与方之间的缺乏行之有效的交流，就会使得工程档案集成管理容易形成局部优化的现象。因此，工程档案管理人员应积极利用先进的信息技术，构件起一个涵盖多参与方的工程档案信息集成管理系统，以此保证各参与方的有效协调与沟通，最终实现工程项目建设的共赢。

结论

总而言之，集成化的档案管理逐渐成为工程档案管理的发展趋势，不仅可以对施工中的资料和要素进行优化重组，还能有效保证工程项目的建设质量。可见，集成管理模式在工程档案管理工作当中的适用，可以为工程档案管理工作提供更为完整、准确和系统、安全的工程档案管理服务，打开了工程档案管理和创新的新局面，拉动了我国工程档案管理的进步。

参考文献

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