酉阳县公共卫生信息化档案管理分析

酉阳县公共卫生信息化档案管理分析

冉井贤

酉阳县卫生健康委员会委(疾病预防控制中心）409800

摘要：公共卫生管理关乎所有人的健康，构建完善的公共卫生管理体系，不仅能够预防疾病，保护公众健康，还能有效促进公共卫生事业的发展，公共卫生档案是公共卫生体系的重要信息,是评价公共卫生体系管理水平和技术水平的重要依据。如何加强公共卫生信息化档案管理？笔者从公共卫生信息化档案管理存在问题和建设策略等方面谈几点看法。

关键词：公共卫生信息化档案管理分析

加强公共卫生档案的综合管理不仅有利于统一领导、提高工作效率，还有利于理顺档案工作关系、方便档案上级管理部门的监督指导，还有利于稳定档案人员队伍、加强业务建设、发挥档案整体优势，因此，有必要探索现代化的公共卫生档案管理方法，充分运用信息技术优势对现有档案管理模式进行更新和完善，以有效提升管理水平，充分发挥档案的有用价值。

1存在的问题

1.1领导重视不够，公共卫生信息化建设待建

当前社会整体对于公共卫生信息化管理认知不高，极少领导缺乏对其重要性的认识，公共卫生管理机构仍停留在较低水平，未将其置于高度重视的位置,由于缺乏足够的思想认识，面对一系列突发公共卫生事件时，缺乏应对措施，被动的应对难以顺利解决所有的突发事件，目前，公共卫生信息化体系建设，各项制度不甚健全，在应急网络的构建方面存在较大问题，信息报告系统、指挥体系、预警和检测等机制匮乏。

1.2档案管理人员认识和素质不倒位

公共卫生信息化档案管理是公共卫生活动的真实记载，具有史料价值和科研指导价值，是记载科研人员在科学活动中的劳动成果，有利于科学技术成果的开放和利用，以及科研经验的积累与继承。但是，有些公共卫生档案管理人员由于认识和素质原因，只着重文书档案的管理，忽略公共卫生信息化档案管理，在公共卫生信息档案管理过程中处于被动地位。

1.3公共卫生档案归档范围不明确  

当前，公共卫生档案管理部门的信息化工作已全面展开，然而相对来说，档案管理信息化水平仍然较低。公共卫生系统存在的问题主要不是硬件设备的缺乏，而是档案归档范围不明确、管理规则不系统则是导致系信息系统功能无法得到有效发挥的主要因素。

1.4公共卫生档案记录不完整、资料保存不全

公共卫生档案的记录包括各类文件、材料、调查表、实验记录、流行病学资料、申报计划书、工作方案、测试数据及分析、各种图片、检查报告、资料总结和论文等内容。部分工作人员在某项工作完成后,不留底、不存档,特别是公共卫生科研项目,样本量大,资料多,资料往往不全。

2对策

2.1健全公共卫生信息化档案管理制度

加强组织领导，完善档案管理制度，是公共卫生信息化管理基的重要保障，确立单位“一把手”负总责、科室负责人具体负责、各部门协同配合的信息化档案管理工作制度。建立健全公共卫生信息化应急网络体系，这就需要尽可能地调动社会资源，发挥全社会的力量共同抗击一些突发事件，以保证减少和化解危机的产生，有效抵挡和防御危机，切实保护公民的生命安全，保障社会财产不受或少受损失，积极协调并调动各项社会资源，集中社会才智构建完善的公共卫生信息化网络和应急体系。

2.2加强公共卫生信息化档案管理队伍建设

按照“作风好、业务精”的工作要求，及时合理调配、充实档案人员，注意吸收专业型、复合型人才，逐步解决档案人员年龄偏大、兼职较多等问题。关心档案人员的成长进步，努力培养和造就一批热爱档案事业，掌握法律、档案、计算机等专业知识和先进管理理念的复合型档案管理人才，提高人员素质,一方面要求档案管理人员充分认识公共卫生档案工作的重要性，另一方面要求档案管理人员业务精通，责任性强。因此在档案管理过程中，要加强人员素质训练，除重视高层次人员、新技术、新业务培训外，应加强档案管理人员的培训,选送档案管理人员到到档案管理专门机构进行强化培训、技能培训，同时,对科研管理方法、外语能力、边缘学科知识进行培训，提高其综合素质，档案管理人员要更新观念、增强服务意识，必须打破传统守旧的思想束缚，要从思维方式和观念上更新档案管理工作，不仅要管好公共卫生信息化档案，更要在用好公共卫生档案上下功夫，明确服务方向和对象，增强主动服务意识，转变“重管轻用”和消极等靠的思想。

2.3明确公共卫生档案归档范围 

公共卫生档案信息化管理贯穿于档案工作的各个方面和环节，而最重要的就是规范的档案业务、健全的档案标准和规则的建立与实施，其次才是基础数据的录入和校对，对于公共卫生档案信息化管理来说，首要问题就是在抓好档案标准化和规范化问题的基础上明确两者之间的辩证关系，全面收集材料，确定防病档案的归档范围，有效推进档案信息化建设，实现公共卫生档案管理的高效性和规范性。

2.4加强档案信息化建设

加快公共卫生档案信息资源的开发利用，规范电子档案、照片档案的归档、立卷，积极推进档案数字化，加强档案数据库建设，建立机读目录和扫描图像数据库，构建档案信息网络平台，实现档案信息资源共享,根据当前公共卫生服务体系的改革和发展形势的远景规划，我们提出公共卫生资源互动共享管理平台系统的建设思想，以信息服务网络整合建设为依托，推进公共卫生服务的信息化。构建全区医疗信息服务网络，推动形成“规范建档、有效使用、资源整合、信息共享、协同服务、数据安全可控”的公共卫生信息化发展格局。

2.5增强档案管理意识

加强公共卫生信息化档案管理是强化管理的重要手段，单位领导应该将公共卫生档案管理放在重要位置，支持管理、重视管理、提高管理效益,档案管理人员应充分认识到:将公共卫生管理工作运行完毕的资料整理和归档，不仅有利于公共卫生管理工作的延续性，有利于资料查阅，经验借鉴和总结，也是工作成绩的体现。领导要根据不同场合，强化档案管理人员意识，提高素质，培养档案管理的直觉性和主动性,有计划的收集档案、整理档案、层层把关、专人负责,公共卫生科研项目样本量大，资料多，要求档案管理人员具有较好的计算机运用能力、网络应用能力。在资料多时采用采用计算机光盘保存,在信息化时代，科技档案管理正在从传统的提供案卷检索转变为网络信息化服务,通过多种多样服务分方式，使科研成果以现代化信息形式迅速推广，转化为生产力，使其产生更大的社会效益和经济效益。

2.6加强公共卫生档案数据库建设

在信息化大背景下，电子文件数量快速增长，其种类业日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图表、图像、视频网页文件等。这些数字化信息总体上呈现随机状态，比如有些文件会被定期销毁，有些则会被迁移到临时载体上，所以对于公共卫生档案管理工作来说，其不再只是对材料简单的记录和整理，而是应依靠先进信息技术对资料进行科学管理以方便材料使用，以确保档案信息数据完整性，为此，必须重点做好数据库建设，并严格遵循管理规则，避免不必要的损失。当然，建立数据库是一个系统、复杂的工程，需要经历一个由低到高、有单一到群体的过程，这个过程是循序渐进的，现有全体工作人员的支持和配合，所以领导要对该项工作给予高度重视，计算机技术人员何档案业务人员要相互协调配合，面向应用，突出重点，充分利用网络技术形成开放式的数据库群，这将会大大提升公共卫生档案管理的工作效率。

结语：在当前信息化建设背景下，应以现代化管理新理念和新方法为基础，创新公共卫生档案管理模式，在不断满足社会对档案资源的需求基础上，提高公共卫生档案管理水平，以促使其发挥应有价值，公共卫生体系科技档案管理必须健全制度、提高全员素质、提高管理人员业务能力,只有加强公共卫生化档案的管理，才能充分挖掘和开发公共卫生档案信息资源，提高公共卫生档案的利用率，使公共卫生档案更好地为公共卫生体系服务。

二〇一九年三月二十日