如何加强工程档案的完整性和规范性

如何加强工程档案的完整性和规范性

谢宝亮

中煤能源新疆煤电化有限公司新疆昌吉831700

摘要：在社会经济高速发展过程中，国家对工程建设项目投入了很多资金，如何在高速施工的前提下保障和提高施工效率就显得愈加重要。与工程项目建设同步进行的工程档案具有客观性、真实性与准确性，它如实反映了工程项目施工的全部过程，是工程验收、款项支付和工程质量评估的重要依据。工程档案资料是工程项目管理和建设过程中的全部相关资料，其形式包括文件、图纸、表格和影像等。工程档案资料记录着工程项目建设过程中的相关信息，在为后期工程建设提供重要参考信息的同时，也奠定了工程项目自身施工管理的基础。对于工程项目的建设与发展来说，工程档案资料是十分重要的财富，一方面可以帮助工程项目减少不必要的损失与麻烦，另一方面可以反映工程项目建设、管理的综合水平。

关键词：工程档案；完整性；规范性

引言

对于各类工程来说，档案工作是十分重要的工作。对于大多数企业来说，其关注的仅仅是工程开展状况，却忽略了对在工程的具体实施过程中涉及的工程施工质量的记录、会议资料、技术材料等的归档，导致与工程有关的材料散落在工程的各个部门，容易丢失档案材料，不利于工程档案资料归档的完整性和规范性，不利于工程未来的发展。因此，保证工程档案的完整性和规范性至关重要。

1影响工程档案完整性与规范性的因素

1.1工程设计处于动态变化中，是诱发工程档案不完善的重要因素

立足工程实践，工程设计是核心环节，但是“按图施工”是理想状态，不能实现绝对化。例如，设计文件存在错误与偏差，现场施工条件不达标，无法满足原图施工的目的，施工图的修改与补充无法避免。另外，新技术与新工艺在应用过程中也需要接受监督与认可，这个过程很可能需要对设计文件进行变更。也就是说，工程设计具有动态性，而相关文件也要实现动态调整，甚至面临复杂的变化。由此可见，设计文件只有实现对设计变更的真实反映才具备可靠性，工程档案才能实现完整性与准确性。

1.2档案资料收集与工程变更不具有同步性，档案资料完整性无法保障

很少有项目能够严格按照原定设计目标进行建设，也就是说，从施工到竣工整个阶段，施工调整极易发生。一旦建设行为发生变化，相关技术文件就很难维持原状，需要进行及时调整与变更。此时，一旦补充更正资料不及时，就会影响工程档案的完整性与准确性。由此可见，建设行为的变化是影响工程质量的经常性因素，也是关乎工程档案完整性的重要因素。

1.3工程项目后期使用诱发建设数据变更，影响档案的完整

工程项目自身变化也会影响工程档案的完整性与准确性。具体讲，在工程项目投入使用之后，还面临着维护、管理、改建、扩建等变化，程度各不相同。工程档案需要对诸多情况进行如实、全面与准确的反映，对资料进行及时补充与完善，目的是保证与工程实际的相符性，从根本上维护档案自身的齐全性与规范性。

2加强工程档案的完整性和规范性策略

2.1提高对工程档案管理的正确认识

当前我国工程档案管理工作朝着社会化、信息化和市场化的方向发展，因此相关工作者应当不断学习，更新自身的理念，充分认识到工程档案管理工作之于工程项目建设的积极作用。工程档案管理的工作涉及诸多环节，需要多个部门共同的参与和合作。因此，相关单位领导及工作人员必须树立全局意识，积极落实工程档案管理工作的建设和发展。首先，单位领导者应当加强工程档案宣传，建立起有效的奖惩制度，落实工程档案管理职责，提高相关员工工程档案管理权责意识，从而加强各部门之间的沟通，实现工程档案的高效利用。其次，提高工程档案管理水平离不开资金的保障，因此相关领导者在加强工程档案管理工作，提高档案的完整性、规范性时，可以采取在合同中明确竣工资料保证金的方式，以此保障在整个项目施工过程中档案管理工作的有效落实。

2.2完善工程档案管理规章制度的建设

加强工程档案管理工作，提高工程档案管理水平，实现工程档案的完整、规范化离不开完善的工程档案管理规章制度的支持。因此，相关部门应根据工程档案管理的特点，加强相关档案管理规章制度的建设，保障档案管理工作的有序进行。完善的工程档案管理规章制度应当全面覆盖工程立项、设计、施工、竣工和验收的全过程，明确档案资料的收集、审核、归档、保管等各个环节的工作流程、工作规范和工作标准，使得工程档案管理工作实现规范化、制度化和科学化，确保工程档案管理相关人员在具体工作中有章可循、有法可依。此外，相关部门还必须明确各参建部门和单位在工程档案管理工作中的具体职责和相关义务，在完善工程档案管理规章制度的同时，在更大范围内建立健全的工程档案管理体系。

2.3重视档案管理法律法规建设，构建高效管理制度，发挥制度性保障功能

为了将工程档案管理工作落到实处，维护其自身完整性与规范性，需要重视法律法规建设，发展制度性约束与保障作用。要将工程技术及管理文件收集整理内容纳入管理制度之中，对参建主体责任进行明确，强化工程档案质量的有力控制，保障档案归档工作有据可依，实现对违法违规现象的及时修正。立足新的发展时期，工程发展迅速，工程档案对于整个行业的发展具有重大指导性作用。因此，要重视工程档案管理工作的开展，将完整性与规范性作为基本要求，正视管理中存在的不足与问题，明确标准，在充分认识到工程档案管理的系统性与复杂性的基础上，强化配合协调，达到目标管理的目的，将档案管控措施贯穿到工程建设全过程，有力维护工程档案的完整性，提升准确性，保证规范性，从根本上为工程建设档案价值的发挥奠定坚实基础。

2.4加强工程档案管理人员的专业素质

为了加强工程档案管理工作，避免工程档案管理过程中出现的多种问题，在工程项目进展过程中应当设置专门的工程档案管理部门，任命专职的工程档案管理人员，使得工程档案资料能够得到科学、系统和规范的管理。首先，领导者应当为档案管理工作挑选出合适的管理人员，专职的工程档案管理人员应具有高度的责任感和事业心，富有原则性和保密意识，遵纪守法，能够适应档案管理工作的枯燥、繁琐，从而更好地服务工程项目建设工作。此外，为了适应新形势对档案管理工作的要求，领导者还应加强对档案管理人员专业培训，以优化知识结构，更新管理方法，促进工程档案管理工作的不断发展。

结语

综上所述，随着社会经济和建筑行业的不断发展，工程档案管理工作也变得越来越重要，在工程项目进展过程中，企业应当明确工程档案管理工作的重要性，提高工程档案管理意识，坚持专业的工程档案管理思想，完善工程档案管理制度，提高档案管理人员的专业素养，引进先进的管理技术和管理方法，全面提高工程档案管理水平，促进工程档案管理工作和整个工程项目建设工作的发展。

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