基于企业办公室管理创新与实践的研究

基于企业办公室管理创新与实践的研究

王宏星

中铁二十局集团电气化工程有限公司710119

摘要：近几年，随着社会经济的发展以及经济全球化的深入，我国企业的发展将面临巨大的挑战。在竞争激烈的市场环境下，很多企业都在积极寻找方法来提高自身的竞争力，以求得自身的可持续发展。而提高管理水平，学习国外先进的科学技术，对企业实施全方位管理将会有效的加强企业竞争力。企业众多管理中，办公室管理直接影响整个企业的运行，因此，必须不断改革创新办公室管理。本文简单叙述新的经济形势下办公室工作面临的问题，并深入探究企业办公室管理的创新与实践。

关键词：竞争激烈；办公室管理；创新；实践

一、前言

新的经济环境下，我国企业想要在竞争中谋求自身持续性发展，办公室管理制度的改革以及创新势在必行。办公室管理的好坏关系到企业发展的方向，新形式下，要求办公室管理坚持人文化管理，坚持与时俱进，坚持方式的创新[1]。管理方式的创新既可以调动企业职员的工作积极性，提高工作效率，又可以节约资源，减少损耗，实现企业可持续发展。

二、办公室管理的特征

在整个企业中，办公室具有很强的综合性。它既是一个管理服务部门，也是企业生产活动正常运转的纽带，在企业正常运转方面占据着不可替代的地位。它具有全局性、操作性、辅助性的特征。

(一)全局性特征

在企业管理服务部中，办公室综合能力很强，全局性是它首要的特征。企业得以正常运转，办公室发挥很大的作用。办公室工作贯穿于企业发展的每一个阶段，涉及到企业每一个部门，集管理、服务于一体。所以，要求它具备很强的全局性，在工作中可以统筹兼顾。

(二)操作性特征

企业和外部以及企业和企业内部之间进行联系的主要渠道是办公室，它处在承上启下，联系左右，沟通内处的枢纽地位，具有协调部门间关系，进行信息的沟通以及传递的功能。所以，办公室的操作性特征可以调节、改善关系，加强团队间的合作，同时也可以建立一种和谐的工作氛围。

(三)辅助性特征

辅助性特征是办公室的一个显著性特征。它在管理者决策上发挥公共关系管理的全局作用，对决策者起辅助性支持，利于企业设计规划总方向和企业实现整体的目标。

三、办公室管理的职责

由于全局性是办公室具有的特征，因此，它的职责包括以下几点。

首先，对工作的管理，作为企业的信息处理中心，办公室管理工作主要是管理好各类公文、档案和日常事务。企业发展过程中，对信息量的需要非常大，能否合理有效的将信息数据进行分类整理影响着企业的发展。此外，由于企业科学管理实现的基础是对日常事务的管理，因此，企业办公室管理工作必须加强对日常事务的管理。

其次，对关系的协调。办公室所具有的全局性决定了它需要和其它部门以及企业外部进行沟通协调。对内，安排好企业各类会议及组织开展重大活动和公共事宜。对外，负责接待外来访客[2]。其中，最重要的是办公室要服务于管理者，辅助管理者将企业的工作安排表达给相关的执行部门。

最后，对领导决策的辅助。由于市场竞争激烈，而管理者的能力是有限的，它需要大量有用的建议和资源信息，因此，办公室在领导者决策时，为其提供有价值的信息，切实实行辅助职责。

四、办公室管理存在的不足

为顺应社会发展，符合企业经济运行要求，办公室管理急需新的管理理念和工作方式。在办公室管理工作的过程中，它的缺点也逐渐被呈现出来。

(一)办公室人员的素质不高

由于办公室管理工作既繁琐又重要，需要办公人员有很强的思维能力以及良好的综合素质。现实工作中，办公室工作量大而且范围涉及较广，工作人员没有时间参加专业技能培训，也没有时间参加各种继续教育，使得一部分办公室人员综合素质不能提高。

(二)办公室督查工作不严

企业管理者所制度的各种目标和决策，能够顺利落实的关键是办公室的督查。办公室应该根据企业的管理制度，建立起有利于企业发展目标实现的督查部门，为企业决策得以正常开展提供保障。

(三)办公室管理制度不完善

当前企业的管理制度虽然正在不断改革并且日益完善，但办公室作为企业工作的纽带，管理机制仍需在工作中根据实际情况不断总结经验，建立出最新的、最贴近实际情况的管理制度。

(四)办公室应对突发事件处理能力不足

企业的正常运转需要一个平稳的发展环境，但是，实际工作中总会遇到一些突发性事件，比如突然停电、谈好的合作方案对方突然毁约等。这些在一定范围上将会给企业带来一定程度的影响。但是，对于这些突发性事件，办公室在管理过程中经常缺少合理快速的处理方式[3]。

五、企业办公室管理的创新与实践

在企业办公室管理部门中，为确保行政管理能力和综合能力达到要求，要不断提高办公人员的综合素质；为保证各项规章制度能够得以落实，要不断提高办公室的督查能力；为帮助管理者进行科学决策，要不断加强办公人员的责任意识、服务意识。

(一)加强办公室人员综合素质的培养

办公室工作协助管理者管理企业的基本要求是能够具备高素质的综合能力。企业应利用各种有利条件组织开展形式各样的活动，比如岗前培训，技术等级考证，专业定向培训以及继续教育等。通过这些活动，可以充分调动他们的积极性，提高综合素质。此外，为符合社会发展需要，办公室人员不仅要会基本的文字功能以及具备良好的沟通能力，还应该学习更多的知识，比如法律、计算机等。

(二)提高办公室管理的督查效率

办公室有权检查、督促限期完成的工作任务。每个企业都难免存在一些消极对待工作的员工，这需要办公室人员切实履行督查职责。以确保企业的工作任务能够具体落实到位，企业计划目标能够按时完成。办公室应根据相关法律、法规编制企业各项行政管理制度，建立方便、快捷、有威信并且运转自如的监督部门，切实围绕企业重心开展工作，提高督查效率，促进企业发展。

(三)提高办公室人员的责任意识

工作意味着责任，只有不负责任的员工，没有做不好的工作。企业应提高办公室人员的责任意识，让他们认识到办公室管理的责任和义务，增强自身服务的意识，转变旧的观念，在新形式下切实发挥自身辅助功能作用，帮助管理者制定合理科学的决策[4]。同时，办公室是企业形象的代表者，工作效率会影响企业的效率，素质的高低也反映出企业的素质。所以，办公室人员要有强烈的责任意识，严格要求自己。不论在外面还是在办公室，待人处事时都应有品位、有形象、有人格。无论是管理事务还是打理后勤服务，都应保持高度的敏锐性。

(四)提高办公室对重大突发事件的反应能力

随着社会经济的不断发展，企业在生产经营活动中也会遇到各类突发事件，这会给企业的经济发展和声誉带来负面影响。这就要求办公室管理工作具有超前意识，拟定并不断完善企业突发事件应急预案，并与各个部门构建信息网络。办公室工作人员要提高敏锐性，及时搜集可能发生突发事件潜在风险的有关信息，科学定性，掌握动向，根据突发事件的性质、特点和危害程度，启动相应级别的应急处置程序，能够快速做出决策，运用有效的方式处理突发性事件。从而有效控制、减轻和消除突发事件引起的各种危害。

六、结束语

随着新型企业管理制度的创新，现代化企业的发展，企业办公室管理面临一个新的发展机遇。作为掌握全局，有综合功能的辅助管理部门，办公室既可以向企业反映大量的信息，也可以使企业在正常运行中减少工作量，提高工作效率。办公室职员要注意时刻关注员工的工作情况，调节好员工之间，管理人员和员工之间，企业和外面的联系，实做好落实管理、协调、服务这三项事项。

参考文献:

[1]赵晓林.企业办公室管理的创新与实践探究[J].办公室业务,2012,(19):8-10.

[2]栾伊莹.刍议企业办公室管理的创新与实践[J].办公室业务,2013,(01):10.

[3]周海伟.国有企业办公室管理创新与发展[J].技术与市场,2013,(10):161-164.

[4]王景军.企业办公室管理的创新与实践[J].中国城市经济,2012,(02):127-128.