创建火电厂优质工程档案探析国兆峰

创建火电厂优质工程档案探析国兆峰

国兆峰

山东电力工程咨询院有限公司山东济南250014

摘要：根据火电厂建设的特点和工程档案管理工作难点，运用《IS09000质量管理体系》管理工程档案，并采用“特别强调过程控制和持续改进”的方法，以保证创建精品工程档案的顺利实现。档案“三率”是指档案的归档率、完整率、准确率，确保档案“三率”达到100%，是创建工程精品档案的基础。

关键词：火电厂；工程档案

引言：精品工程档案案卷质量要达到国家标准要求，就要从档案形成到档案移交整个过程，积极、主动地寻找改进机会进行质量改进，档案人员除了参加工程质量监督检查、竣工验收外，还要组织档案案卷质量的检查，对发现的问题，提出改进意见和办法。通过不断循环的改进，使案卷达到高质量，从而创建出精品工程档案。为此，文章主要围绕创建火电厂优质工程档案的措施方面展开分析，希望能给相关人士提供参考价值。

1.档案“三率”的控制

首先体现在合同上。如：《国投湄洲湾第二发电厂2×1000MW机组工程施工合同》中，明确规定：“承包方配备足够的文件管理专职人员，并保持人员稳定。建立完善的资料管理程序，负责按工程管理制度的规定做好工程资料的接收、保管、管理及归档”、“应按照本合同规定的范围、形式和份数向业主提交文件资料”、“确保机组完工移交时所有竣工资料的真实、准确、完整”。《施工监理合同》中规定：“编制整理监理工作中形成的各种文件、通知、记录、检测资料、图纸等，以上资料一式两份，合同完成或终止时交给业主，并同时提供电子版一份”。设备采购等其他各类合同也都有相应的规定，严格履行合同，为档案“三率”的控制提供保障。其次，档案“三率”的控制，体现在档案人员的严格把关操作上。建设单位及总包单位的档案人员要熟悉火电厂整套工程管理体系及工程档案的形成状况，在工程开工时就要获取一份“单位工程项目划分表”和“参建单位一览表”，根据这两个文件编制“档案归档项目计划表”，表式内容包括：单位工程名称、工程竣工时间、档案形成单位、立卷单位，立卷时间、检查单位、检查时间、档案移交时间、备注等栏目下发给参建单位。各单位应各司其职做好各自承建单位工程的档案；同时要跟踪工程建设进度，提纲挈领做好工程各阶段档案完整率、准确率的控制。

2.电厂整套工程档案内容建设

包括：工程建设前期文件、工程建设管理性文件、施工文件、设备图纸资料、竣工文件，还包括声像、电子等文件。其中前期文件、工程建设管理性文件、施工文件、竣工文件、设备图纸资料档案的“三率”控制难度最大，对这些文件图纸资料做好预控工作是整套工程档案管理的重点。

2.1前期文件、工程建设管理性文件的控制

从工程酝酿、可行性研究、项目建设手续报批、招投标、勘察设计到开工建设所形成的文件，涉及从国家发改委到地方行政部门、行业上级主管部门、设计单位、施工单位、监理、制造厂等各方，形成的文件图纸资料有项目建议书、报告、请示及批复，可行性研究报告，项目评估文件，地质勘察报告，设计基础资料、初步设计（司令图设计）、施工图设计，建设工程许可证（工程建设规划许可证）抗震、消防、环保、卫生防疫等许可证及文件资料，征地（海域、航道、河道使用权）红线图、动拆迁及政策处理文件材料，招投标及项目监理和实施工程质量监督方面的文件材料、与建设项目报批、设计、招投标等有关的会议记录纪要、合同协议等。文件形成复杂，运转时间长，办理过程容易丢失，档案人员要随时跟踪掌握文件形成运转办理情况，及时作记录，督促经办人员在办理完结后归档；还要仔细查阅文件内容，以发现有内在联系的相关文件，及时找齐并归档。

2.2施工文件资料的控制

火电厂工程的施工文件内容包括：施工合同及合同审查书，施工协议，预算，开、停、复工报告，施工组织设计和技术交底，图纸会审纪要，技术复核单，设计更改通知单、联系单，工程图纸变更记录，监理签证单、质量事故报告及处理记录，建筑材料质量证明及试验报告，工程质量评定记录，施工定位查勘记录，工程施工结算，机、炉、化、热工、消防、水、暖、电施工、安装、调试方案、试验记录，地基处理记录，隐蔽工程检查记录等。单位工程众多，收集完整、齐全绝非易事。切实可行的方法是按归档项目表收集，依据《建设项目档案管理规范》、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》、《火电工程达标投产验收规程》、《质量监督检查大纲》等制订具体细致的归档范围表分发给参建单位，并组织学习消化，使参建单位档案人员掌握本单位施工的应归档工程档案情况，及时收集。另外业主单位、总包单位档案人员在参加质量监督检查（如土建质检、厂用电受电前后质检、锅炉水压试验前后质检、工程整套启动前后质检）、单位工程竣工验收时，对照质量监督检查大纲、验收标准和档案归档范围，依据参建单位的汇报资料中提供的数据，按“归档范围→归档计划表→单位、分部、分项工程明细表→质量检验计划（试验计划）→各种跟踪台账”的步骤，查施工、安装、调试、验评等各种记录的齐全性及记录内容的完整性；同时请相关专业技术人员协同核查资料数据的准确性，同时督促施工单位做好档案的整理工作[1]。

2.3设备图纸资料的控制

由于设备来自全国各地上千家不同层次的生产厂家，设备图纸资料没有卷册目录，且质量参差不齐，设备与图纸资料到货往往不同步；因此收集、分类、整理困难重重。其控制措施是：在设备采购签订合同或技术协议时，明确厂家应提供图纸资料的内容、数量、时间，如：湄洲湾发电厂一期工程设备采购合同的附件“技术资料及交付进度”章节，就详细地列出了设备需要提供的图纸资料，为收集档案提供了依据。在整套工程建设开工时，档案人员要取得一份“设备订货清册”和全套的工程设备采购合同、协议，依据设备采购合同或技术协议附件“技术资料及交付进度”内容中的资料条款和设备订货清册，制订出整套工程设备档案的归档范围，在收到资料或设备到货开箱时，及时核对。同时为了便于日后档案的分类整理，要及时登记并注明该设备所属的机组、专业（单位工程）名称、本工程设备的命名、安装地点等。在设备安装完毕调试阶段，档案人员还要主动邀请设备管理专业技术人员协同核对图纸资料，对图文不清、不全和不准确及其他问题，及时汇总分别向有关设备厂家提出，限期整改[2]。

2.4转变思想观念，加强档案意识

档案管理工作是基建档案管理人员所应该做好的工作，以务实的工作作风来提高基建档案管理水平。管理部门、监理单位、设计单位、施工单位都隶属于基建档案工作涉及的单位，如果单一依靠档案部门很难在规定的时间内完成，所以档案工作人员应该最大限度地争取到各个部门的支持与配合，加强各部门的协调与沟通，积极推广档案工作的重要意义。此外，作为档案管理者也应该不断增强自身的责任感，努力提高工作的积极性，突显档案工作的重要性。

结论：

简而言之，电力工程建设项目的质量，关系国计民生，因而备受重视。许多在建的火电厂建设工程都提出了“创精品工程”的口号。精品工程的检验依据是工程档案。因此，要创精品工程就要把创精品工程档案列为其中[3]。

参考文献：

[1]孙冬梅.火力发电厂基建档案管理研究[J].才智，2016.

[2]陈秀菊.电力科技档案管理手册（第三版）[S].中国电力出版社.

[3]李和平.企业档案工作规范[S].中国档案出版社.