计算机技术在文件与档案管理中的应用

计算机技术在文件与档案管理中的应用

高滢

天津七六四通信导航技术有限公司 天津市 300210

摘要：计算机行业的快速发展使我国快速进入互联网时代，使我国整体经济建设发展更为迅速。随着经济的飞速发展，我国各个企业不断发展壮大，信息资源管理对企业的影响也随之加大，因此企业文件与档案管理工作受到企业领导层面的高度重视，因此，企业管理层对计算机技术在文件与档案管理中应用的日常工作问题进行细心的指导和帮助，从而加速解决工作中的各项困难和难题，增加了计算机技术的使用频率，提高了工作效率。

关键词：计算机技术；文件与档案管理；应用

引言

我国经济自改革开放发展至今已经取得了非常不错的成就，随着信息化时代的来临，社会各项工作通过运用计算机信息技术，能够有效减少工作流程，提高工作效率和工作质量，数字化管理已经逐渐成为社会发展的必然趋势。在文件与档案管理的过程中，由于各个环节都能够直接通过计算机设备以及信息技术进行管理，有效代替人工操作，能够提高文件与档案管理的质量与水平，减少人工管理带来的失误，提高文件与档案管理的质量和应用效率。

1计算机技术在文件与档案管理中的的重要性

1.通过计算机信息技术能够促进档案管理、收集、存储、检索等功能更加完善。通过利用计算机信息技术可以实现自动扫描的方式，并且能够直接将电子信号转变为可识别信号。通过自动处理信息的管理方式，可以将各种信息进行压缩，并且储存到档案管理系统之中。在运用计算机信息技术进行档案管理的过程中，也能够直接针对图像、文字、声音、视频等资料进行管理，利用计算机的自动检测和编目功能，保证档案管理更加完善。2.计算机信息技术能够促进档案管理实现系统化、数字化。由于文件与档案管理的数量和种类不断增长，所以造成档案管理的信息体系日益庞大，很难针对档案管理的数量进行深入的研究，所以在计算机档案管理的过程中，必须要加强对档案管理信息的全面搜索，通过利用数据库管理的方式，能够快速实现档案接收、登记、分类等操作，计算机信息技术能够直接快速地处理文字表格以及声像资料等。通过利用计算机信息技术实现档案管理，可以通过多个角度针对数据资料进行分析，充分发挥入库排架的功能，为科学管理和决策服务提供充分的系统化管理。

2计算机技术在文件管理应用中的优势

1.更开放的文件管理，在传统的文件管理中，一个完整的文件只能由一个人使用，这导致了它的局限性，降低了文件使用率。计算机技术允许应用程序之间的信息交换和文档管理的行动更快资源丰富,而每个部门的文件,使文件管理更开放,便于数据的研究和相应的信息在任何时间和任何地点,以及部门之间的数据和外部需求更方便沟通。此外,计算机技术提供了一个更快的存储和检索的数据的管理文件,以及一个更快,更容易访问文件,节省更多的时间和人力和物力，提高工作管理的专业化和效率。2.加快存档和更新文件的管理数据的机会，在传统的档案管理中，档案管理员必须在提交档案之前收集分散的数据，结果在最新的数据的存在的收藏家,允许提供的信息文件有一定的延迟，并影响人们的思想和判断。广泛使用计算机技术来管理文档需要及时收集和排序。文件管理器还可以通过计算机网络技术收集、修改、验证和保存有记录的信息，并将数据直接传送到数据库，确保数据文件的当前状态。事物的更新和变化是通过计算机网络技术传播的。管理员可以及时访问网络上更新的信息。档案文件的及时性。

3计算机技术在文件与档案管理中的应用

3.1重视文档资源的标准化建设

随着计算机技术在文件与档案管理中的应用越来越广泛，很多企业高度重视对先进设备及计算机系统的采买，却忽略了文档资源的标准化建设工作，从而导致采购的设备及先进的计算机系统长期闲置，浪费资金。新型的计算机档案信息系统无法满足企业内部的真实需求，因此，企业必须高度重视文档资源的标准化建设，并设立专业的研发部门，对企业的计算机文档管理软件进行整体的规划，提高其实用性、合理性和科学性，从而确保企业健康、持续发展。

3.2重视对档案管理人员的培训和档案的改进管理

档案管理人员通过计算机技术的操作和高处理能力，建立科学的发展方法和先进的工作方法需要更大的标准和对管理人员的专业知识的全面了解，这就要求管理人员具有较高的技能和修养来实现。因此，档案管理必须重视人才培养。首先,文件管理器发展热情和工人的家庭,其次档案工作应加强培训,档案现代化管理意识,只有这样,让一群强大的专业知识,法律道德的高科技人才,传统的管理信息更新模板文件,文件管理,开发一个新的旅程。

3.3加强档案管理的创新

对于档案管理人员来说，除了需要掌握相应的基础业务之外，最主要的是应该具备必要的思维策略，在计算机档案管理过程中，制定规范系统的工作制度和工作管理标准，才能够保证档案管理一丝不苟，另外还应该建立健全科学的档案管理模式，保证档案管理有序进行。要想实现档案信息化数字化管理，必须要通过数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，这样才能够避免由于人员缺乏电子档案管理经验导致案卷质量和收集效率不足的情况，也能够避免案卷无法反映个人工作能力和实际的动态信息资料，避免职务晋升、工资变动等连续性信息出现断档的情况。通过发挥档案信息资源管理的作用，能够为领导以及相关人员提供准确的人才信息，实现现代化管理。

3.4提高企业文档管理人员的计算机应用水平

随着计算机技术的广泛应用，企业领导人意识到了计算机信息管理的高效性，因此高度重视对先进计算机软件及硬件设施的采买和应用，但是却忽视了相关档案管理人员计算机应用水平，导致先进的计算机设备得不到合理的应用，浪费财力、物力，又无法提高工作效率，因此，我们必须改变文件与档案管理的相关人员对纸质文档处理的传统思想，定期开展计算机培训合成，对相关管理人员的计算机应用技术进行合理的培训，使其熟练计算机文档管理流程，完善计算机文档操作技术，并推行奖惩制度，对积极配合并应用熟练的员工予以嘉奖，对无法跟上科技进步步伐的员工予以淘汰，从而提高企业内部人员的综合素质和企业的科技化管理水平，促进企业快速发展。

3.5积极加强计算机信息技术在文件与档案管理中的实际应用

必须要保证文件与档案管理人员能够正确认识计算机信息技术的重要功能和意义，这样才能够在档案管理的过程中，主动运用计算机信息技术。档案馆还应该积极投入大量的人力、物力、财力，加大计算机硬件设备和软件设备的投入，建立完善的现代化档案管理体系。对数字化信息的产生、发送、传输、识别和控制能够实现数据信息拓展，强化对复杂数据信息进行归纳与整合，从海量的数据信息中挖掘关键信息，能够及时判断可能存在的风险，并且主动制定相应预案。通过将数字化技术在档案管理中的应用，也能够对医护人员的发展潜力进行准确分析，为文件与档案管理工作提供必要的参考。

结语

综上所述，通过对计算机技术在文件与档案管理中的应用分析，体现了计算机技术对文件与档案管理工作的突出贡献。企业实行计算机文档管理模式，不仅提高了企业相关文档管理人员的工作效率，还实现了企业信息和数据的共享，为查阅文档的人员提供了极大地便利。

参考文献

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