档案信息化建设的现状、问题与对策分析

档案信息化建设的现状、问题与对策分析

许蓓蓓

苏州宿迁工业园区档案管理中心 江苏苏州 223800

摘要：随着经济和科技水平的快速发展，当前，信息已成为企事业经营决策的重要参考依据，各行各业普遍开始重视信息的加工与处理工作。档案作为企事业经营发展和日常管理的真实记录，是重要的信息资源，在企事业发展中具有重要的参考价值和凭证价值。借助信息化提高企业档案管理效率，充分发挥档案信息资源的价值，已成为企事业长期发展的必然选择。

关键词：企业档案；信息化；建设

引言

企事业档案是企事业发展过程中各项活动的记录。它们代表了企事业的发展过程，反映了企事业发展过程中的各种决策。档案对企事业的后续发展具有维护经济利益、指导企事业决策的重要意义。随着信息时代的到来，企事业档案管理的重要性日益突出。在企事业发展过程中，不仅要重视企事业档案的整理与保存，而且要重视企事业档案的开发与利用。通过对以往档案信息的分析，可以为企事业的决策提供依据，促进企事业的发展。

1档案信息化的意义

1.1提升相关部门的业务能力

档案管理对于某个组织内部人员来说是对在职人员身份信息、能力水平、奖惩情况的汇总，信息化能有效帮助各类组织人事部门的相关工作，对人员调整有着十分积极的作用。档案信息化对与相关人员的业务实操也有着至关重要的作用。政府制定政策最直接的参考依据就是历史档案，通过档案里的案例，了解社会的变迁以及各类政策的优劣，能有效的协助当下进行决策。因此，档案信息化能大大缩减政府人员查询历史档案的时间，更重要的是，能做到案例重现和不断积累，对政府的业务水平提升有着不可替代的作用。

1.2节约成本且安全

档案信息化节省了大量的空间，也节约了大量的人力和物力资源。这些资源的节省将成本大大地削弱，能够将更多的资金用于基础建设。此外，纸质档案的记载及保存都受到相关人员以及物理条件的制约，试想，若有一场大火发生，纸质档案的损失之大，而档案信息化则在一定程度上避免了这些危险事故的影响。

2档案信息化建设过程中的主要问题

2.1资金缺乏

随着信息化技术的兴起与发展，越来越多的机构已经增加了档案信息化的工作，但是管理方法和管理设施却没有与时俱进。档案管理设备是保证档案信息化工作正常进行的重要保障，良好的管理条件是提高档案管理效率的重要保证，不仅能够促进档案完整管理，还能促进档案安全管理。但是，一些卫生院档案室所拥有的管理条件非常差，甚至没有专门的档案室，基础管理设备落后，设施不健全。例如，档案室空间狭小，潮湿，防潮、防火、防虫工作不到位，致使档案材料发霉、丢失、被虫蛀等问题频频发生。

2.2工作人员专业素养缺乏

档案信息化离不开专业人才的支撑。但是一些工作人员对于档案信息化的重要性缺乏清晰的认识，认为这一工作对于整个机构的高效运行没有任何影响，观念的不端正自然无法造就高效的工作。此外，档案信息化工作人员自身理论知识储备不足，实践经验缺乏，责任意识差，对工作流程不甚了解等因素都会导致档案信息化过程中风险事件的发生。现阶段档案管理的专业人员比较缺乏，很多都是非专业人员，有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，对于相关操作流程缺乏了解，这对于档案管理信息化建设工作来说是非常不利的。

3档案信息化建设的对策

3.1加快企事业档案信息化建设标准规范的制定

相对于电子档案，纸质等档案还具有原始凭证的特点。因此，与企事业其他的日常管理工作相比，档案信息化工作具有较高的规范性。因此，企事业应采取多种措施，着力提高档案信息化的规范性，应给档案数字化提供完善的标准与规范，文档扫描、数字化后保存的字体、格式，以及文档的大小问题等，都要有明确的规定。对于照片和声像类的档案，应注重数字化后的兼容性，对于档案的数据格式、存储格式、软硬件设施等模块进行标准化。目前，国家有关部门已制定了相关的信息化法律法规，如档案信息化建设标准，档案数据库建设标准和档案数字化标准等，都可以给企事业的档案信息化工作提供依据和参考。企事业在制定相关的规范与标准时，要充分借鉴这些规范和标准，结合自身的经营领域和企业管理的特点，有针对性地进行调整，制定符合自身实际的档案信息化规范，推动企事业档案信息化建设有序进行。

3.2加强企事业信息化基础设施建设

基础设施建设是档案信息化建设的重要环节。缺少了基础设施，信息化建设无从开展，实物档案的数字化和智能化管理也无从实现。企事业档案信息化基础设施建设主要包括硬件、软件和网络三个方面。对于实物档案的信息化管理来说，首先应解决硬件和软件的问题。硬件上加强数字化转化设备方面的投入，如文档扫描设备、数码照相机等，使档案实现高质量的数字化转化。在软件方面则要重视管理信息系统的搭建，将需求的调研和分析动态化，使其贯穿信息化建设的每个阶段，让功能开发、更新和维护更加灵活。在系统建设初期，要有针对性地对图书档案管理现状和趋势进行框架设计，将预计实现的功能与当前管理现状进行对接，逐步实现各个需求，进而提高系统建设的效率，降低开发成本。

3.3加强企事业档案信息的安全保密管理

传统档案工作具有封闭性的特点且档案利用率较低，这一定程度上保障了档案的安全性。在信息化时代，档案的数字化让信息变得可以复制，且能够较快地传输，企事业档案面临着更加多元化，信息安全也更加多元。相对于其他单位的档案来说，企事业由于其经营性的特点，档案也必然包含着一些经营内容，很多内容涉及商业机密，因此档案的泄露会给企业带来重大的经济损失风险，企事业必须充分重视档案信息安全问题，保障企业的核心利益不受损失。

3.31对涉密档案实行安全等级管理

企事业要全面细致地对当前档案进行梳理，根据档案的价值和保密程度进行分级，对不应该公开的涉密信息，应该采取措施加以保护。

3.32着重加强档案管理人员的信息安全意识

档案管理部门应牵头组织，联合上下层的档案管理中心开展培训活动，吸收专业的档案管理人才，不断推动档案培训的系统化、组织化和长期化。在信息化背景下，档案管理工作的社会化和服务化特点逐渐突出，还应注重服务管理方面的培训，同步提高档案管理人员的信息安全意识。

3.33借助第三方咨询机构的力量

咨询机构同时面向档案从业人员和企业员工，为其解答信息安全方面的专业问题，可通过微博、微信公众号等自媒体搭建平台。

3.4培养高素质的档案信息人才队伍

现代化档案工作对档案管理人员的综合素质要求较高，要求其具备多元化的知识背景和专业知识，同时随着档案信息化建设的不断推进，对于其信息素养也提出了较高要求。一方面，企业档案信息化建设需要对计算机和网络以及档案专业知识都熟悉的复合型人才。另一方面，信息技术更新的快速性以及企业档案信息化建设的经营性，也给档案信息化建设带来了新的挑战，对档案工作者的知识补充和更新提出了更高的要求。因此，企业应该把培养高素质档案人才作为当务之急和长远任务。

结语

企事业档案的信息化建设是将从传统的企事业管理方式转变为现代化管理方式的重要手段。在企事业档案的开发与利用过程中，企事业要利用先进的技术手段。如：计算机技术、网络技术等，提高档案管理的现代化。在对企业档案进行开发与利用的过程中，要根据市场发展的要求为企事业的决策提供科学依据，保障企事业的核心竞争能力，为企事业的市场竞争提供优势。

参考文献

[1]张瑾.企业档案信息化建设的现状与对策分析[J].赤峰学院学报(自然科学版),2017,33(13):147-148.

[2]谭国英.档案信息化安全建设中的问题及对策分析[J].科技创新与应用,2017(15):271.