电力工程档案资料管理中的问题及措施

电力工程档案资料管理中的问题及措施

王泓懿

辽宁大唐国际新能源有限公司 辽宁 沈阳 110166

摘要：本文首先分析了电力建设工程档案管理的重要价值，接下来详细阐述了电力工程档案管理中存在的问题，最后对电力工程档案资料管理中存在问题的解决措施进行具体分析，希望通过本文的分析研究，给行业内人士以借鉴和启发。

关键词：电力；工程建设；档案管理

引言

电力工程档案管理，由于受工程项目投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂等因素的影响，虽然投人大量人力、物力，却往往不能满足档案管理的及时性、完整性和准确性“三性”要求。通过对供电系统有关单位工程档案管理现状的调研，发现并分析存在的问题，提出改进措施，不断提高电力档案管理水平。

1电力建设工程档案管理的重要价值

随着科技化与信息化的发展，对于大规模的电力建设项目来说，加强其档案管理工作非常必要，它可为施工建设过程中的各种工作流程提供极为方便的指导，也可为今后的工程项目的预决算提供可靠资料保存，有很重要的参考价值。把电力工程项目管理作为重点对象，为其中的多种专业性、技术性、服务性工作程序提供了有效保障，使电力建设逐步趋向科学化管理发展目标。做好电力工程建筑的档案管理也是一项不可或缺的重要内容，由于零星的存在工期长短不统一、施工项目有差别，施工地点较分散等特点，为确保有效的集中管理，根据实时记载和反映工程建设详细情况的档案，必须重点关注，及时整理材料对有问题的地方及时提出应对策略。对于较大的电力基本建设项目，则因为工程建设周期长，参与的施工单位多，技术性要求高和专业性强等特点，导致管理的精细和繁杂，更离不开实时有效的档案管理。

2电力工程档案管理中存在的问题

2.1工程档案不能及时归档

按工程项目管理要求，档案应随工程项目竣工而及时归档，但在实际工作中，由于档案管理人员不能及时整理，往往造成工程档案迟迟不能建账立册。特别是基建与技改项目的竣工图纸，电力部门通常要求在三个月内完成，更加剧了档案归档及时性不能满足要求。

2.2档案资料经常缺失

工程档案涉及面广、数量巨大，任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失，且经过多层环节传递、移交，最终到达档案人员手上就已缺乏。特别是对于工程中的一些细节资料，普遍不被人们重视，所以在实际工作中的遗失几率较高。

2.3归档信息与实际不相符

该类问题主要体现在设计与实际产品的不一致或替代性信息资料方面。一些设计单位不了解设备厂家产品信息，而设备厂家定型产品没能按典型设计生产产品；一些集成厂商只提供设备总装资料，而没能提供单元设备资料或提供的是通用替代性资料。

3改进电力工程档案管理的主要措施

3.1规范电力企业档案管理机制

加强制度建设，建立科学的企业档案管理体系，完善档案管理的规章制度，明确职能将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与部门工作同步考核、同步发展。

3.2加强档案工作的组织领导

加强档案工作机构，配备档案专职人员，各业务部门和各专项工作配备兼职档案人员，形成系统的档案工作格局。在实际工作的开展中，争取企业领导的重视，支持档案管理工作。

3.3培养和选配高素质档案工作人员

提高档案管理人员的业务素质，充实熟悉计算机技术，掌握业务工作流程的复合型人才从事档案工作，建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍，以适应新形势下档案工作的需要。

3.4加强档案管理数字化、信息化

通过计算机技术及档案管理软件在档案管理中的运用，系统地完成文件的登记、检索、打印、统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，提高工作效率，加速公文信息运转，实现办公及文件归档、检索自动化，业务档案信息实现实时查询、利用。

3.5开展档案人员全面业务培训

要对档案人员进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。还可以通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况

3.6严格实施工程后期档案检查

项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后，要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的要求对本单位（部门）涉及到的项目文件进行整理立卷，编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查，归档文件应完整、准确、系统，应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的，坚决退回整改在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等单位应在竣工验收后一个月内，向项目管理部门移交。设计单位在可研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档，竣工图归档时间不得超过竣工验收后二个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档，在移交纸质档案的同时，还应移交相应的电子文件、工程重要活动的音像材料）电力工程档案归档范围包括，建设项目前期文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。招投标文件由公司委托的招标代理单位归档，招标公司出具中标通知书给建设单位归档。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收，保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条件后，办理交接手续。

3.7建立良性的档案人员激励机制

目前，在县级的各级部门档案工作中，由于档案工作的严谨性和保密性，通常是一人负责，工作比较繁重，同时又不能出现差错。因此，在各级企事业单位应该推行完善的激励机制，对档案工作人员的繁重工作予以肯定，并对工作优秀的档案人员进行适当奖励，实现档案工作的良性运转。

3.8任何形式的档案都同等重要

项目档案主要包含项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件等，在电力工程项目归档文件中，不仅包括纸质文件同时还包含了其他载体的文件形式，这些文件形式直观反映了工程项目的质量，是工程内容的一种真实记录。因此，档案管理人员必须将不同载体形式档案，比如照片资料、纸质文件以及与工程质量相关的实物档案，均进行有效地收集和整理，给予同样的重视力度。近年来，随着信息技术的不断发展，电子文件因为携带方便、传送快捷等诸多特点被广泛接受并运用。因此，在信息化背景下，电力工程项目档案管理也要朝着信息化、数字化的方向发展，打造以电子档案为主、其他载体档案形式为辅的一种管理格局，推动电力工程项目档案管理的可持续发展。

结语

电力工程档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作，需要以工程建设单位为主导、电力系统各相关单位通力配合才能达到满意效果。有效的、科学化、信息化完备的工程档案是一个工程全过程的真实反映，是一种能够长久利用的信息化与科技化完美结合的宝贵财富，是建筑工程史上的重要参考资料与文化资源。相信在今后不断实践的基础上，针对电力工程档案管理中不断出现的新问题，不断改进管理的方式方法，从而使电力工程档案管理水平迈上一个新台阶。

参考文献

[1]杨建英．加强电力工程档案管理［J］．华北电业，2006，（4）．

[2]鞠保兴．新时期下电力工程挡案管理新策略［J］.科技咨讯，2010，（10）．

[3]陈春丽．做好电力建设项目档案管理［J］．华北电业，2005，5．