高等医学院校学生档案的系统化管理

高等医学院校学生档案的系统化管理

胡 燕，梁治学▲

甘肃医学院，甘肃 平凉 744000

第一作者：胡燕（1972-），女，本科，档案馆员，从事档案、图书的管理和研究工作。

▲通讯作者：梁治学（1970-），男，博士，教授，从事中西医结合教学、科研与临床。

基金项目：甘肃省中医药管理局科研项目（NO.GZK-2016-20）；甘肃省高等学校科研项目（NO.2013B-134）

[摘要]本文通过探讨高等医学院校学生档案管理的内容和意义，分析高等医学院校学生档案管理工作的现状和问题，提出加强高等医学院校学生档案系统化管理的措施，提升学校整体管理，促进学生就业。

[关键词] 高等医学院校；学生档案；系统化管理

高等医学院校学生档案管理是一个系统工程，是高等医学院校管理工作的重要组成部分，不仅直接影响到医学生的切身利益，而且影响医学人才的合理使用，也影响到医学教育的改革创新和医学生管理工作的健康发展^[1]。加强高等医学院校学生档案管理，可以提升学校整体管理和学生管理水平，促进医学生的更好就业。本文结合我校实际经验，就高等医学院校学生档案的系统化管理进行探究。

1 高等医学院校学生档案管理的主要内容和意义

1.1高等医学院校学生档案管理的主要内容

高等医学院校学生的档案主要包括三方面：一是学生入学前的学籍档案、党团组织材料等；二是学生在校期间的档案材料，如课程学习计划、实践记录等；三是学生培养结束后产生的档案材料，如学位授予结果材料、毕业生登记表等。而从广义的学生档案来说，不仅包括以上三个方面的内容，还包括其他任何在高等医学院校学习、教育、培养、管理等过程中，以及在实习实践阶段中形成的有科学留存价值的档案材料。

1.2高等医学院校学生档案管理的意义

高等医学院校是培养医学人才的基地，由此产生的学生档案是医学教育等相关具有科学留存价值的载体，它完整记录了学生学习实践的全过程，也真实记载了医学教育培养的过去和现在，它是学生教育管理工作的结晶，蕴藏着大量丰富的教育信息，是一种珍贵的无形资产。一份整理完整的学生档案对于学生的合理使用，对于高等医学院校进行学生教育评估、学生管理工作的改革创新都具有重要的科学价值和现实意义。因此，医学生档案管理工作的好坏不仅直接影响到学生的切身利益，而且影响医学人才的合理使用，也影响到医学教育的改革创新和学生管理工作的健康发展。

2 高等医学院校学生档案管理的现状和存在问题

2.1高等医学院校学生档案缺乏系统有效的管理制度。学生档案管理是一项繁琐的、多次、多阶段才能完成的工作，且易出现错误，需要建立一套系统完善的档案管理制度。没有建立完善的档案工作制度，档案管理分工职责不明，没有档案工作相应的责任制，则致使大量的文件、资料档案无处栖身，杂乱堆放，不仅利用起来乱抓乱找，耽误工作，也给学生档案管理带来不便。

2.2对高等医学院校学生档案的认识不足。长久以来，管理工作者都把教育、管理和培养作为重要任务来抓，却忽视了学生档案及其管理工作的重要性。缺乏档案管理的意识，不重视学生档案，对其重要作用和意义没有认清，忽视了学生档案对教育事业发展的重要含义，没有把档案管理摆到教育工作应有的位置统筹安排，档案工作自然处于一种无序滞后的状态。

2.3档案管理人员不足。特别是具有专职档案管理的工作人员不够，管理学生档案的工作者专业知识欠缺，未形成规范化、科学性的管理方式。

2.4学生档案管理不规范不完整。要建立成百上千份的档案，数量巨大且琐碎，而且资料的完整性与准确性还在很大程度上依赖于专业技术人员的自觉性与重视程度，常出现因个人保管不当而造成档案资料损失的情况。

2.5学生档案内容单一而缺乏个性化。当今社会是需要具有扎实的专业知识、创新精神、合作协调能力、健全的心理素质的综合素质型人才。社会了解毕业生的情况多先从学生档案中作初步了解。单一而缺乏个性化的档案材料，无法具体地反映学生综合素质，不利于用人单位对学生的考察。

2.6档案管理手段陈旧，数字信息化程度低。尽管各高校已经配备了计算机和网络技术，但并没有实现真正的档案电子化管理。随着科技的发展，仅靠档案管理人员手工操作显然已经不合时宜，而且对档案库房的容量也会带来新的挑战，改变原有档案管理模式，加强现代化数字信息管理势在必行。

3 加强高等医学院校学生档案系统化管理的措施

3.1建立系统规范的学生档案管理制度体系，管理规范化标准化^[2]。建立一套完善健全的档案管理制度和体系，对高等医学院校所有学生的多种载体材料，必须按规定归档。归档的材料文件的原始记录一定要真实、准确、完整，按照档案的信息，建立科学的分类，如依照档案的年度、时间等进行分类、整理、汇总和管理。

3.2健全管理设施，增加资金投入。应用标准先进的学生信息化管理系统，按标准规格在建造、材料、布局、设备等硬件建设上加大力度，特别是设备的配置与安装，都必须严格按照档案管理规定执行。

3.3强化学生档案管理意识。高等医学院校领导应将学生档案管理视为与学校发展息息相关的重要工作。学生档案管理人员应以科学的态度，严谨的作风，专业化的手段对待，必须具有自觉的档案意识积极有效地开展档案管理工作。

3.4培养学生档案管理人才队伍。学生档案是一项专门性的档案工作，要求学生档案管理工作者，既对学生工作有全面了解，同时又具有相应的档案专业修养。不仅要掌握传统档案管理知识，更要努力学习计算机操作、数据输入、数据库管理、网络管理等基本技能。

3.5广泛完整收集、保证信息质量。档案材料的收集是档案管理工作中最重要、最基础的环节。在收集时更要注意档案材料的真实性、完整性、系统性、准确性，对不完整的材料要及时进行补充、整理。

3.6扩大归档范围，充实档案内容，健全学生档案信息资料。在原有归档材料的基础上进行调整改进，扩充学生档案内容，全面反映素质教育成果，突出医学院校教育特色，突出大学生本人特点，反映大学生全面发展状况。

3.7加强学生档案电子化管理，实现档案管理的全面信息化、现代化。要根据学生档案的特点和实际需要，从电子档案和纸质档案相互补充的基础上，同步推进学生电子档案，实现对学生档案的电子化管理，逐步实现档案管理的全面信息化、现代化。

综上可见，高等医学院校学生档案管理工作是一个系统工程，只有科学、规范、有序地做好学生档案的收集、保管和利用工作，实现学生档案的系统化管理，才能为医学科技发展服务，为用人单位提供信息，为人才开发及学生个人发展提供机遇。

参考文献：

[1]王平,马利杰,王红.浅论高等医学院校研究生档案的系统化管理[J].兰台世界,2009,2:38-39.

[2]胡燕,梁治学.高等医学院校医学科研档案的管理与开发利用研究[J].医学美学美容,2014,5:513-514.

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