数字化建设在城建档案管理中的应用

数字化建设在城建档案管理中的应用

胡凤燕

大庆市自然资源局城乡建设档案馆

摘要：城市建设档案数字化管理不仅是现代城市发展的需要，同时也是数字化时代发展中的基本理念，在城市档案建设过程中数字化管理也已经受到了关注与重视，但从目前来看城市档案建设还存在一定问题，还需要进一步采用数字化手段来进行档案管理，为社会提供科学服务。文章通过对建设城建档案管理的数字化建设的应用进行分析，并提出一些对城建档案管理数字化的一些见解。

关键词：数字化建设；城建；档案管理；应用

城建档案管理数字化作用

1.高效化便捷管理

计算机可以对数字编码形式的档案文件进行识别，再使用一定的信息技术将这些文件存储到不同介质之中，这时受众就可以使用计算机的检索功能快速查找到自己需要的档案信息。进行档案数字化工作是在网络中建立起档案数据库，通过局域网、互联网等网络平台对档案信息进行记录与查询，这不仅能够减少员工亲自到档案室查找档案的时间，同时还打破了时空的限制，使其能够随时随地通过手机或电脑查找出自己所需信息，从很大程度上看，档案数字化赋予了档案查询更多的时效性。

2.实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理模式，因而在管理的过程中不免会出现一些失误，造成档案的破损或整理不当。在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当会影响管理的科学性，降低管理的效率。因而这种人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

数字化档案过程中存在的问题

1.管理信息的缺失

在城建档案管理中会因信息网络的不稳定性造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是计算机软件的问题、硬件设施的问题、信息网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建过程中信息资料的完整性，给城建信息的应用造成不便。

2.信息泄漏

城市档案信息是城市发展和建设的重要信息来源，具有保密性特点，除一些对外公布资料，大部分都应严密处理。但目前在城市档案数字化管理过程中，数字化技术的应用导致大量城市档案建设信息产生泄漏，部分网络黑客或不法分子对城市档案信息进行篡改，或是对信息系统进行攻击，从而盗取城市建设的档案信息，对城市档案信息安全性造成了严重的影响。与纸质档案资料管理工作相比较而言，虽然数字化管理手段提高了档案信息管理效率，但其安全性却明显降低。

3.城建档案管理信息意识薄弱

在数字化发展的大环境下，城建档案的管理不应局限于传统纸质形式的管理，而应该将城建档案视为“信息”资源，将城建档案管理工作延伸到对城建档案信息的管理。从城建档案管理现状来看，城建档案管理的观念亟待转变，城建档案管理工作人员构成老化，信息意识薄弱，服务水平不足，服务模式被动，没有充分挖掘城建档案信息资源，仍然停留在传统的档案管理思维模式中，不利于城建档案管理工作的转型，给城建档案管理数字化工作带来一定的困扰。

4.开始建设的难度

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质的资料转化为数字化的信息资料，因而在初期建设中需要对所有的资料进行整理，做好信息的录入工作，需要耗费大量的时间。在系统建设的初期，对于信息网站的建立，搜索引擎和各项条目的制作都需要大量人力、财力的投入。在实现数字化管理的过程中，不同的城建管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会出现难以统一的情况，影响后期资料的使用。

城建档案管理数字化建设管理的应用

1.进行合理规划完善

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而在初期的工作中应进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型做详细的了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将各资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目，呈现具体的档案资料。

2.加强数字档案馆的建设

加强城建档案馆的建设在整个城建档案管理数字化的进程总其中重要的作用。城建档案馆是档案存储的地方和场所，从而需要大力发展城建档案馆的建设。在整个城建档管理的过程中，通过对其进行数字化的建设，在一定程度上能够实现城建档案管理模式从传统的被动转化为主动的模式要求。城建档案馆的建设要不断的实现以信息的合理利用为其主要目的要求，从而实现馆内信息资源的共享利用的具体要求。在我国对信息化建设的具体要求中可以看出，城建档案部门是整个社会资源系统中比较重要的外在反映部分，因此，在实际的应用中应该以馆内的信息共享交流平台为其主要资源的应用场所，从而推动城建档案管理的数字化发展的步伐。

3.统一标准的制定

由于缺乏统一的科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而在城建档案管理数字化建设中应制定统一的科学的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，因而在管理的时候能进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，从而方便资料的查找，切实做到资料共享。

4.数据上得以更新

由于城建档案管理涉及的数据较多，相关部门可以通过建立数据库的形式进行数据管理，确保数据得到及时的更新和有效。数据库是一种很好的数据建立系统模式，能够高效地处理及归纳到具体的档案数据，从而完善城建档案管理的工作。建立相关的信息数据库后，必须对档案管理人员进行账号资料的确立，保证其随时进行更新及调取资料信息。相关部门要对数据库执行过程进行规范，确保城建档案数据的准确性和更新度，更好地推动档案数字化建设工作。与此同时，还要确保数字化建设的安全网络构建，在制定相关规定的时候，必须明确规定档案管理人员的责任，确保数据的安全及准确。

5.建立健全法制保障

案管理数字化是一项系统的工作任务，而数字化档案的系统具有依赖性极高等特征，使档案保密工作显得尤为重要，需要不断加强城建档案信息安全保障体系建设，完善城建档案信息安全管理体制，健全城建档案法制保障体系，为城建档案管理数字化工作提供切实依据，对城建档案管理人员进行相关法律知识的普及和培训，提高其法律意识和安全意识，切实做好档案安全保护工作，避免城建档案信息泄密等情况的发生。

结束语：总而言之，城建档案对于整个社会发展和运行的数字支撑，既对人们的档案建设有促进作用，还对社会整体格局发展有一个好的源头，其作为现代社会城市的重要支撑点和优势亮点，应该备受重视。这种作为社会推动力的城市建设数字化模式对社会的推动力和促进作用是不可估量的。数字化管理，打破了陈旧传统的思维定式，使城建档案管理和服务水平得以大幅度提升。

参考文献：

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