基于服务理念的供电企业档案管理创新探讨

基于服务理念的供电企业档案管理创新探讨

练智阳

盐城三新供电服务有限公司东台分公司 江苏省 盐城 224000

摘要：传统企业档案管理模式不能满足当前供电企业经营发展需求，企业在开展档案管理工作时存在了一些问题，阻碍了企业的快速发展。为了推动供电企业的快速发展，需要改变当前企业档案管理现状，有效提升企业档案管理工作效率。在日常工作中，为了提高企业档案管理工作创新以及提高企业服务模式创新，应该在实际档案管理工作中，提高企业档案管理。

关键词：档案管理；服务；供电企业；创新

1供电企业档案管理服务意识现状及原因

1.1服务意识薄弱

在供电企业的档案管理过程中，大部分员工认为档案管理只有专业的管理人员才能进行，所以都觉得与自己没什么关系。而且管理人员的服务意识也严重不足，他们不能明确管理与服务时要做到二者兼顾、共同进行的。有些管理人员在管理过程中出现推诿、出言不逊甚至动手的现象，这严重影响了企业的总体形象。明显体现出了档案管理人员服务意识的淡薄，并且急需加强。

1.2服务效率不高

一方面，由于管理人员对服务对象不重视，服务不及时、效率低使得服务对象要花费更多的时间、精力去做一些没有必要的工作。服务人员在服务过程中漫不经心、磨磨蹭蹭、敷衍了事的做派越来越多，导致管理人员服务效率低。另一方面，管理人员行事过于死板，不会灵活变通是导致服务效率低的又一因素。服务过于刻板，遵循了复杂冗长的规矩但是却导致服务效率低下，使服务对象没有得到及时的帮助。

1.3管理信息化水平较低

时代在不断进步，科技飞速发展，供电企业的档案管理工作量也日渐庞大。我们应该跟上时代的脚步，引进现代化信息管理技术，从而更加科学、系统地管理档案，而不是跟现在一样，还在使用传统的档案管理方法。传统的档案管理方法是人员工作松散，管理系统涣散，最终会导致企业的档案管理失败。

2基于服务理念的档案管理创新对策

2.1牢固树立服务意识

服务意识是供电企业档案管理人员需要根植于大脑的理念。只有贯彻服务意识，才能主动服务、自觉服务，消灭懒散的工作状态，提高服务效率。提高意识可以从以下两方面来推进：一是在管理部门开展服务意识的讲座，这样不但可以提高服务人员精神素质，还能让他们在学习中学会更多服务的技巧。二是可以派遣档案管理人员到当地社会中走访基层群众，了解他们在档案管理方面有什么疑惑或者建议。这样一来，能让管理人员换位思考，了解大众的心理，从而更好地为人们服务。

2.2在企业档案管理制度上创新

对于企业来说，档案信息是非常重要的财富，通过笔者多年的实践工作发现，虽然档案硬件设备非常关键，但有序的工作流程和完善的档案管理制度，标准化的管理规范也是非常关键的。因此，对于档案管理制度一定要严格进行管理，建立的过程中要制定严密的程序，从收集、整理到最后的借阅使用，都必须要确保档案信息的准确性、系统性以及保密性。并且，要将电子档案与实物档案有效进行结合，将电子档案大的优势充分发挥出来，比如快捷，让用户能够便捷、高效的查阅档案信息。对于档案馆来说，制度是非常重要的组成部分，需要充分分析制度是否满足社会发展的需要，是否能够做到统筹兼顾，是否能够有效契合现代化的管理制度，将各自的职责进行明确，将国家提出的科学发展观贯彻落实下去，将档案工作人员的积极性充分调动起来。

2.3提高档案管理人员的综合素质

1．档案管理人员应该多了解档案管理方面的专业知识，紧跟时代发展的潮流，学习先进的管理方法和管理手段。而且还要对档案管理工作进行深刻的认识，明确档案管理工作的内容以及服务的对象，除此之外还应该具有一定的专业素养和专业技能，这样才能顺应时代发展的要求，提高工作效率。2．要懂得谦虚，经常向他人学习，取长补短。因为在档案管理人员工作的过程中总会遇到一些难题，在这时候就体现出了合作的重要性，管理人员可以向优秀的管理人员学习，并与优秀的管理人员进行沟通和交流，共同解决遇到的难题，这样不仅能提高自己的专业水平，还可以将自己的档案管理工作做得更好。3．企业要加强对档案管理人员的培训，让管理人员能够通过培训掌握更多的专业知识和专业技能，而且还应该建立考核制度，将考核制度和培训结合在一起，提高管理人员的工作积极性。

2.4数据管理提高企业档案服务创新

在数据时代背景下，数据信息可以快速获取和高速的流通，大量的数据信息可以进行快速、精准和及时进行处理。如何使数据时代推动企业档案服务模式创新发展：（1）提高了企业档案服务，加大对企业档案管理工作合理利用。（2）及时对企业研究档案服务运用新方法、新思路，提高企业档案管理质量。

2.5信息化企业档案管理云存储模式的创新

（1）采用云存储模式提高现代企业档案文件存储的安全性和完整性，给用户们提供更好、更便捷的企业档案管理服务。优化企业档案管理服务质量，完善现代企业电子档案相关配套设施，创建企业档案信息多媒体数据库，将声音、图片、视频等档案信息存储到云平台系统当中。（2）企业在日常档案管理中存在信息量比较庞大，不方便工作人员整理，存在企业档案资源共享问题，应做好企业档案分散，企业档案目录整合工作。做好企业档案资源共享，可以有效实现企业可持续发展。做好企业档案管理工作，需要做好企业档案数据管理，使档案数据管理工作更加便捷。建立企业档案信息网站，搭建良好的沟通平台，在线客服、电子信箱等，提高企业服务质量，有效防止企业档案数据信息丢失及合理化利用。

2.6提高企业档案用户数据信息分析服务的创新

现代企业应该对档案数据信息进行分析，提高企业档案数据信息的分析水平，提升企业用户满意度以及企业电子档案文件的利用效率。主要通过：①提高企业档案用户数据信息分析服务，可以促进企业档案服务发展。②企业档案管理应该采用多样化、智能化的数据查询功能。③利用当前我国信息发展技术对企业档案管理进行创新，不断注入新的血液，使现代企业档案管理模式更加完善。④建立一个完善的企业档案文件开放中心，有效地提高企业档案信息的利用率，促进现代企业档案稳步发展。⑤为了全面提高企业档案服务模式，还应该对电子档案文件进行归档管理、内容、程序等方面逐渐进行优化，提升企业电子档案文件归档的有效性、完整性以及真实性。在日常档案管理沟通中，应做好企业与其他部门的有效沟通，可以使企业档案文件在形成、档案归档、企业档案查找以及合理利用更加有连贯性。在档案管理工作中，应对企业档案服务模式进行创新和优化，并采用信息化及时有效的方式，实现现代化企业档案信息可以进行资源共享。用户在查询相关信息时，应登入企业的档案信息管理系统，并根据自身需要进行相关查询，通过远程方式给用户提供更多服务，推动现代企业档案高速发展，使企业档案信息服务节省更多时间和空间，并提高了企业工作效率。

3结语

基于服务理念的供电企业档案管理事关重大，“档案无小事”，因此我们更应该重视档案管理、提高服务意识，并且通过更新管理机制、引用现代化设备来成就档案管理的美好明天。以上是本人对于基于服务理念的供电企业档案管理创新的一些看法，以期能丰富相关领域的研究，并对创新起到一定推动作用。

参考文献

[1]乔娟.电力企业档案管理及其创新研究[J].工程技术:文摘版,2016(11):202.

[2]兰红.电力企业档案管理工作创新的探讨[J].通讯世界,2017(5):246-247.