新时代改扩建高速公路档案管理工作的若干思考

新时代改扩建高速公路档案管理工作的若干思考

闫倩

身份证号： 61272719950406****

摘要：工程档案是高速公路工程项目实体情况的真实反映，在改扩建高速公路项目的建设过程中，工程档案是该项目施工进度与质量的证明，也是业主给予项目建设计量支付的有效依据；在高速公路的实际运营过程中，工程档案是公路管养部门进行日常管理与养护的主要参考依据，是施工中各类控制参数的重要体现。近年来，国内高速公路的建设规模日益扩大，公路的等级日益提高，这给现代高速公路工程档案管理工作提出了更高的要求。因此，加强高速公路工程档案管理，提升工程档案管理的水平，成为新时期背景下工程档案管理高度关注的问题。

关键词：改扩建高速公路；档案管理工作；

２０世纪８０～９０年代，我国的高速公路建设处于初始阶段，相关技术标准和规范不够完善，施工管控不够严格，近年来，随着宏观经济快速发展，交通量不断持续增长，汽车荷载日益重型化，早期修建的高速公路车流量逐渐饱和，道路服务水平逐年下降，路基路面的损坏日趋严重，工程质量隐患问题逐渐暴露出来，已影响了道路的正常使用。

一、当前工作存在的几点问题

一是档案管理制度建设不健全不完善。表现为公司及项目部没有将档案工作纳入绩效考核之中；没有对档案工作进度提出要求，档案工作进度常常滞后于项目建设进度，不少项目在通车运营后的较长时间内仍无法完成档案验收工作；没有为档案人员提供有针对性的业务培训，致使档案人员缺乏档案管理经验，难以为各参建单位提供业务指导。

二是档案管理的规范性不强。虽然国家已经出台了相应的公路建设项目档案管理标准和规范，但项目公司档案规范化管理的意识不强，工作中不能很好地执行这些标准和规范；也不能依据国家层面的标准和规范制定符合公司实际情况的管理办法，档案管理的规范性不强。

三是档案开发利用的程度不高。多数项目公司在项目建设完成后，对档案的利用一般局限于档案查询，较少涉及档案信息资源的统计、分析和编研等深层次的开发利用，档案发挥的作用非常有限。

新时代改扩建高速公路档案管理工作的若干思考

1.档案管理体制。扩建工程从工程建设项目一开始, 就将档案管理工作纳入到整个工程建设的管理体系中, 明确管理职责, 完善档案管理工作的质量保证体系。改扩建项目部档案管理实行“ 统一管理、以块为主、分级负责” 的管理模式, 建立与工程档案工作任务相适应的管理机构, 成立了档案工作领导小组, 总工程师任组长, 各部室主要负责人为领导小组成员;由各部门如工程管理部门、测量部、检测主要负责人组成的档案管理网络, 配备专职档案管理人员, 制定档案管理制度, 统一管理建设项目的档案, 形成强有力的质量保证体系, 从源头把好档案管理质量关。领导小组组员要对档案的形成、积累、整理和立卷归档工作进行监督管理, 并完成本辖段各类档案材料的汇总整理, 做好编目工作。项目初期需明确项目文件编制与档案整理办法的要求, 做好各自职责范围内档案的收集、整理、立卷和归档。明确各部室相关责任, 不仅要对本身工作还行对监理工作的监督检查项目文件加强档案整理。

2.落实管理措施, 切实进行全过程控制和跟踪管理。高速公路扩建工程项目部制定了档案整理办法和档案管理软件, 明确归档范围、归档要求、归档时限, 确保工程档案与工程建设同步进行。加强业务培训,着力提高档案工作人员的业务水平。在工程建设和档案整理关键节点,项目部及时召开设计类档案工作会议、档案管理工作会议、交工档案验收布置会议等, 检查了各区段的工作进度和档案质量, 提出了各阶段工程档案具体的工作要求。改扩建工程项目部领导和各部室需经常深入到现场检查督促指导档案工作,全面了解档案工作状况, 档案管理部门对于过程中检查小组提出档案管理上的问题, 及时以书面形式进行回复, 基本做到有问必答, 全线的档案管理工作一直能按照项目部的要求逐步推进、持续完善。项目部需完善监督检查工作机制, 确保每月至少进行一次检查，而且通过检查督促, 控制编制和整理工作中出现的问题, 通过检查指导, 答疑解难, 解决项目文件编制和档案整理过程中一些疑点和难点, 规范档案编制与整理标准。

3.严格考核制度, 推进档案工作不断上台阶。高速公路扩建工程指挥部需制定考核奖惩制度和细则, 对在档案的收集、整理、档案管理软件使用中成绩突出的单位和个人, 给予表扬和奖励, 对未按规范要求进行档案收集、积累、整理归档的, 给予批评和处罚。狠抓纸质档案的形成、积累、整理与归档,扩建工程的档案, 实行了预立卷制度, 必须分类、装盒、分卷保管。严格过程控制, 平时注重积累收集, 分门别类地按照文件材料的形成规律和系统联系进行归档, 保证了项目文件编制的归档质量。档案工作坚持“四同时” 制度。抓住重点, 重视设计变更、设计变更审签表收集整理和竣工图的编制。项目部技术部门需反复强调竣工图要准确、真实地反映工程竣工的实际情况, 编制的竣工图要有竣工说明, 要准确、清晰、规范。要将设计变更内容一一反映在竣工图上, 施工单位必须在施工图上注明修改的部分, 并附以设计变更通知单和施工说明。

4.建立符合现代工程项目管理理念的档案管理分类体系和合理的档案管理流程。工程档案有一个统一的分类体系和标识, 在类目设置上遵循规范、删繁就简, 具有统一性。分类编号符合档案分类规则, 类目设置、分类编号统一规范, 适应于档案的现代化管理要求, 便于进行数据的存储、检索和档案的汇总。规定的档案归档范围进行案卷的著录, 在档案整理归档过程中, 档案管理人员根据扩建工程设置的内容、施工工序具体类目, 对应归档类别进行案卷和卷内文件著录, 各道工序的档案归档是否完整、齐全、准确均在控制状态中。为避免分类、编目、标识上杂乱, 以体现其档号的唯一性。工程档案已全部进行了系统整理, 案卷质量, 档案编目均符合规范化、标准化要求。电子档案系统充分体现了目前先进的档案管理思想、原则和标准, 整合了各方面经验, 也是目前应用面广、先进的网络化档案管理系统。系统可实现多点登陆, 远程操作, 方便了上传下载, 适合了扩建工程点多线长, 用户应用面广等特点。收集的数据量庞大, 可对各综合类、文件部分及竣工图等大量资料进行了电子扫描。实现了档案管理自动化、无纸化、高效化。业务管理一体化、协同化、系统化及整合信息资源、管理网络化、现代化。文档管理数字化、标准化、科学化并且兼顾了兼容性、可扩充性、先进性、稳定性、标准性原则。

结束语：改扩建工程档案完成了全部竣工档案的整理, 系统的档案来之不易, 档案管理人员花费了的大量心血和不懈努力, 为工程的顺利移交画上了圆满的句号。

参考文献：

[1]赵艳莓. 对高速公路工程档案管理的思考[J] . 档案天地，2017(5)：58.

[2]蔡冬然. 浅谈做好当前高速公路工程档案管理的思考[J] . 监理与管理，2017(8)：117-118.

[3] 陈龙民. 新时期高速公路档案管理工作的若干思考[J] . 办公室业务·理论探讨，2018(9)：189-190.