特高压输变电工程档案标准化管理探索

余洋

国网四川省盐源县供电有限责任公司 四川省盐源县 615700

摘要：特高压输变电工程是确保我国电力供应的重要工程，其工程特点是规模大、工期长、成本高、施工流程复杂，在施工的过程中会产生大量的施工档案，这些档案中详细的记录了施工的流程，对于后期的管理工作有非常高的参考价值。本文对建立特高压输变电工程的标准化档案管理体系进行了研究。

关键词：特高压输变电工程；档案管理；标准化模式

引言

特高压输变电工程施工的参与方众多，有业主、施工单位、监理单位等，这些参与单位在工作时会产生属于自己的档案资料，而特高压工程的长期施工也使得这些档案资料的数目众多，种类繁杂，如果档案资料的管理工作不到位，可能会对后期涉及到分析施工过程的相关工作造成影响。而实施标准化的档案管理系统，不仅可以方便快捷的查询档案资料，也能够以档案资料为线索建立电网建设工程的发展历史，这对于电网建设与管理工作能够起到锦上添花的作用。

特高压输变电工程各方的档案标准化管理体制

档案资料属于文字性资料，且特高压工程中大量参与部门都会产生不同种类的档案资料，倘若由各部门进行管理，会增大管理档案资料的难度，使档案的调度工作出现问题。因此，特高压施工档案管理应当建立起统一控制，多方参与的管理体制，在工程中有专门的档案管理小组，负责管理施工中各个部门所产生的档案，将其存储在专门的档案管理室中，管理小组中应当有专门的人员负责对档案进行收集、归类、整理与调度工作，并及时的根据施工进度对档案内容进行修订。管理小组应当在产生施工档案的部门如施工单位、监理单位以及业主等处设置专门收集档案资料的人员，对这些部门产生的档案资料进行指导和审查，提升参与部门制定档案的水准，方便档案的回收与管理工作。

1.1业主的档案标准化管理

业主方工程档案管理主要宗旨是系统地进行管理，所以，将这种管理思想应用到项目中，可以分为四部分的档案管理办法，分别是项目管理初步阶段、工程任务、管理对象和管理主体这几个方面。在进行档案管理方法制定的时候中心思想是与《规范》基本吻合的。第一部分为项目的工程程序文件，比如将文件分为几大部分；第二部分为工程的施工单位等部门的相关管理；第三部分为工程的分解结构的工程管理；第四部分则是工程的专业程度管理等。

1.2施工的档案标准化管理

各单位要有专业的档案专职人员，让团队的责任意识有显著的提高和基本业务能力要得到加强。同时在档案建立的时候，要在预立卷的阶段，各个施工方在工程现场的管理进行积极的管理，引导完善档案的资料建立和整理。在相关标准化的要求下，要全体做到上传下达的效果，并能即时落实档案管理工作的各项要求。在做好工作的同时，施工中的档案挂你人员要能做到尽职尽责，不可玩忽职守，提升对档案的管理态度。

1.3监理档案资料标准化管理

首先监理的档案管理要建立工程部门的资料数据库，并且能保证资料的绝对管控，要保证在整个特高压输变电的工程项目内所有的资料在进行流通和使用都是通过监理来进行的，尤其是在这种大型工程，保证资料的可追溯性变得尤为重要，这也是对责任的落实；其次要编制图纸的监控卡，保证图纸一直是在受监理管控的状态下，在使用图纸的时候，将每份图纸都表明名称和编写编号，每种图纸都建立专门的文件盒，这样在漫长的工期中，便于图纸的查找、使用和保存，并且由于是监理部门在管控可以减少无用图纸的使用；最后要在这个项目中对是工程的档案管理进行统一规范，对各个部门的档案进行科学的管理和备案。在特高压输变电工程的建设中，由于施工单位、参与人员众多，并且各部门的相关管理人员的素质参差不齐，个人工作习惯等导致档案的保存管理制度不一，所以要加强对施工单位的资料档案管理的要求，便于统一管理；另外还要让监理人员进行相关培训，在工作时要严格遵守规章制度，绝不对不符合标准的档案资料入库，这样从源头上保证了档案管理的管理质量，也让整个工程的业内资料得到了有效的保障^[2]。

档案管理的标准化制度规范

特高压输变电工程所产生的档案数量众多，且种类繁杂，在管理档案时很容易因缺乏相应规范造成管理制度混乱。因此档案管理部门除了要按照国家标准制定档案管理制度规范外，还应当结合特高压工程的特征，建立适合特高压工程的档案管理制度。

管理制度

特高压输变电工程中参与单位多、工程跨度大、施工时间长等特点，因此在建立标准化档案管理制度时，应当考虑到这些差异，建立适当的档案管理制度。针对参与单位多的特点，应当根据各单位的工作特征对其做出管理档案的要求，例如监理单位除了要管理与修订本部门的档案外，还负责协助档案管理小组进行档案审核的工作；针对工程跨度大的特点，不同地域的施工单位在移交档案时不仅应当满足档案管理小组的要求，还应当满足施工所在地的档案管理要求，做好档案资料的异地管理工作。

操作规范

特高压输变电项目中，经常出现跨省甚至是跨国项目，而跨地域幅度较大的工程中，往往涉及到各省以及各国的档案制定以及管理制度不同的问题，因此有必要建立一套统一的操作规范，防止因各单位与部门使用自己的操作方式制定与修订档案导致档案内容混乱。制定统一操作规范时，应当注意的是档案的制定形式、分类与编号的方式、保管与整理的方式以及调取利用的方式等，这些部分是对档案管理工作有较大影响但容易出现跨地域问题的部分。

流程管理

档案管理的流程包括档案的制定、收集、检查、审核、归类、储存以及后期的调度等。良好的档案管理模式应当有完善的管理流程，因此档案管理小组应当对档案管理中的每一步流程进行详细的规定，确保档案管理工作有明确的可以依靠的原则，利用流程制度约束档案管理工作的流程，保证档案管理的各项工作都能够有序进行。

档案管理的标准化人才队伍

标准化的人才队伍是建立标准化档案管理模式的关键，档案管理中涉及到大量文字性资料的管理工作，因此档案管理小组需要文字功底深厚且有足够的细心与耐心的人才，而建设信息化的档案管理中需要了解信息化技术的相关人才。因此特高压输变电施工单位应当注重引进具有相关技术的专业人才，除了在社会上引进相关人才外，还应当注重对现有的档案管理小组的人才的培养。培养的方向为一方面为文字性资料管理的相关内容，例如工程档案学、档案信息资源开发利用和系统工程的建设与维护管理等；另一方面，对于建立信息化档案管理系统的施工企业，还应当注重培养人才的系统开发与维护、数字化资料的管理与调度、相关软硬件的操作规范和信息化相关技术的使用等。

档案管理的标准化管理系统

特高压输变电施工中的档案数量众多且种类繁杂，因此建立标准化的档案管理系统，可以方便各参与单位将档案录入其中并由档案管理小组集中管理，这种方式降低了制定、修订、收集与管理档案的工作的难度，提升了档案管理工作的效率。

首先，由档案管理小组的相关人员建立统一的档案管理系统，并根据各参与单位的档案特点为其制作单独的模板，参与单位在制定档案时，只需要将相关的内容填写到模板中，管理系统即可自动完成对档案其他部分的编辑工作，例如自动填写日期、自动摘取关键字等，并将编辑好的档案储存到系统中。这种方式的优势在于可以大幅减少制定、收集、审核与管理工作的强度，提升档案录入的准确率与管理效率。

结论

特高压输变电工程是维系我国电力供应的重要工程，本文对特高压输变电工程中档案资料的标准化管理模式进行了研究。适用于特高压输变电工程的标准化档案管理模式包括管理体制、制度规范、人才队伍以及管理系统四方面，期待本文的内容能够为提升我国特高压输变电工程档案管理工作的水平提供参考。

作者简介：余洋（1986、04-），男，本科，国网四川省盐源县供电有限责任公司，主要从事档案工作。