试分析事业单位档案数字化管理的现状与对策

试分析事业单位档案数字化管理的现状与对策

孙强

吉林省 白城市社会福利院 137000

【摘 要】档案管理在事业单位中起协调，运转作用，是事业单位的重要组成部分。事业单位引进先进技术将档案数字化，利用互联网技术和电子信息技术将档案信息数字信息化。因为互联网技术发展时间短，引入事业单位的时间也比较短，所以档案数字化的应用仍然存在一定的问题，整体制度还需要改进。本文就事业单位档案数字化管理进行分析。

【关键词】事业单位; 档案管理; 数字化;现状与对策

一、事业单位档案数字化管理的现状

1.未制定科学的工作标准

因为互联网技术发展时间短，数字化技术引入事业单位的档案管理部门的时间短，这就造成了工作人员工作被动的局面。新技术的引进需要磨合期，在这一过程中需要档案管理部门的工作人员积极配合，否则就会形成在档案整理，归纳，抽查等过程中出现诸多问题。因为只是引进了新技术，还没有根据新技术改变之前档案管理部门的工作标准，导致档案管理部门的工作人员仍然按照旧标准工作，甚至有人没有在工作，因为数字化解决了大工作量的问题，这致使档案管理部门引入数字化技术和互联网技术后，工作效率仍然很低，新型技术没有起到应有的作用，浪费引进技术的资金支出。这都是因为没有制定科学有效的工作标准，档案管理部门的工作人员不能各司其职，出现人多任务少，部分工作岗位缺少人员的局面。

2.引入的新型技术和原有设备落后

因为数字化技术在当前的时代更新速度快，事业单位在引进数字化技术时，引进的不是最新的技术，技术方面落后，但是相比传统的方案管理方法，效率更高。只是这与引进数字化技术的初衷偏离，引进数字化技术是为了提升档案管理的方便快捷和高效的工作效率，就数字化技术更新的速度来看，事业单位引进相对落后的数字化技术那么很快就会被淘汰，这样造成两种结果，一是继续利用落后的数字化技术，背离引进数字化技术的初衷，二是频繁的更换数字化技术，这样不利于档案的管理，也不利于事业单位档案管理部门的工作人员掌握档案管理的工作标准。

3.档案管理部门的工作人员业务水平低

档案管理部门引入数字化技术后，整体更加高效，现代化。档案管理部门的工作人员既要熟悉原有的工作事项，还要能将档案信息与数字化技术和互联网技术相结合，熟练的应用数字化技术。就当前的事业单位档案管理部门来说，档案管理部门的工作人员业务能力很强，但是对数字化技术不太熟悉，不能够完全掌握档案管理和数字化结合后的档案管理技术。这样会造成档案管理的工作效率可能比传统的工作效率还要低的结果，与引进数字化技术的初衷偏离。

二、事业单位档案数字化管理的对策

1.建立反馈监督和管理制度

事业单位的管理层可以依据其它地区的事业单位在引进数字化技术后的优秀成果，来建立和完善本单位的档案数字化管理制度。建立反馈机制和监督机制，反馈机制可以让档案管理部门的工作人员在出现问题后及时反馈，事业单位的管理层可以及时解决，极大化的提高工作效率，并不断完善档案数字化管理制度。监督机制的建立是为了监督档案管理部门的工作人员，防止因有人不熟悉数字化技术而在工作岗位上懈怠。当然监督部门的存在不仅是为了惩罚，还有奖励，对于在工作岗位上表现优秀的工作人员，要给予奖励。科学有效的制定档案管理制度，让档案管理部门的工作人员清楚的知道自己所负责的工作任务。各司其职，工作效率才高。

2.加大资金投入

在信息时代，数字化技术和互联网技术是核心技术，是行业发展的核心。所以事业单位的管理层应该在引入数字化技术的时候，应加大资金的投入，引入最新的数字化技术，并且还要预算出一部分资金用来更新数字化技术，与时俱进。并且在引进数字化技术之前，应先购置先进的设备，并且预留出一部分资金及时保养设备。在先进的设备和最新的数字化技术的加持下，档案数字化管理才会迅速的启用并投入使用。极大化的应用资金，实现资金的最高使用价值。

3.提高档案管理部门的工作人员的业务水平

因为引入数字化技术，所以部分档案管理部门的工作人员不能熟练的应用数字化结合后的档案管理系统。需要事业单位组织人员对档案管理部门的工作人员进行定期数字化技术学习的安排，及时学习新知识，也是给档案管理部门的工作人员一次进修的机会。在数字化技术的学习过程中转变工作人员的传统观念，保证与时俱进。在引入数字化技术的同时，应该引进高素质的档案管理工作人员，在之前的档案管理部门的工作人员没有掌握数字化技术的时候，可以应用数字化技术结合后的档案管理技术，并且帮助其他的工作人员进行档案管理工作。

三、结束语

总之，档案管理部门十分重要，同时工作任务繁重，需要引进数字化技术帮助其提高工作效率。但是，新鲜血液的注入需要时间去融合，事业单位的管理层应该及时关注档案数字化管理过程中出现的问题并及时解决。

参考文献：

[1]邢琳.浅谈事业单位档案数字化管理的现状与对策[J].治黄科技信息.2019,(05),30-31

[2]佘晓芬.事业单位档案数字化管理的现状与对策[J].科技风.2019,(26),213