新形势下机要文书档案保密工作研究

新形势下机要文书档案保密工作研究

刘相柳

广西电网有限责任公司百色供电局 广西 百色 533000

摘要：随着经济的发展，现代化步伐加快。文书档案的利用率越来越高,人们越来越关注档案资源价值,在文书档案资源的利用过程中,其保密工作是重中之重。在新形势下，企业文书档案保密工作具有新的特点：一是内部存在主动泄密，二是木马、后门盗窃文书档案无处不在；三是简单的口令保护形同虚设；而文书档案保密工作,直接影响到企业的稳定和利益。文书档案管理保密的工作也就变得越来越重要。

关键词：文书档案；企业；保密；管理

引言

机要文书是企业单位传达的的红色通道，联系上下左右的纽带。机要文书属于秘密文件的一种存在形式，机要文书档案管理就是将收发的机要文书资料进行归档管理。与普通文书档案相比，机要文档的保密性和价值性最高，也是最容易发生失泄密事件的一类文书档案。

1新形势下对文书档案采取保密工作的重要意义

文书档案对于企业、国家具有重要的意义，因为文书档案是有关企业运作、重要事件的记录，是对发生过的事情的记录以及对未来的计划，它涉及企业的保密事项。因此，对文书档案采取保密工作是很有必要的，对文书档案采取保密工作可以便于后来查阅、了解之前的工作成果，并可以取精华去糟粕，在以后的发展过程中，可以有据可循，以更好地发展。在企业单位经营运作的过程中，相关的重要文书档案是以往经营的记载，应该做好相应的记录工作以及后续的保密工作，因为它涉及相关企事业的内部重要事项，无论是纸质的还是通过网络记录的文书档案都要通过一定的硬件设备、借助一定的人力物力进行保密工作。

2机要文书档案管理的主要特点

机要文书档案相对普通文案的机密性和价值更高，对企业未来的的发展甚至有着重要的关联。在新形势下的机密文书管理应该主要分为三个方面。首先，在机要文书的利用方式上。企业应在管理机构中设立专职的文书人员和管理制度，在相关人员借阅涉密的有关文案使，工作人员应先对文书档案进行填表申请、审查、登记，在通过企业相关负责人同意后在同意借阅，并一定要有文件的备份，以免出现遗漏丢失等现象;其次，在机要文件的保管方式上。企业应该设立符合规定的文书档案库，机要文书库房除了要有基本的安全设施外，还应加强防备安装报警器、防盗门、保险柜和防盗窗等安全设备。在工作人员加强防范，以确保机要文书档案的安全;最后，机要文件的载体形式上。当前我国企业的文书档案多以纸质为主，而电子文档备份的形式相对较少，机要文件的管理应顺应时代的发展的需求，实行“双轨制”存档，但电子文书应设定相应的打开与阅读程序，或者在企业内部计算机上才能取读，确保机要文书档案的安全性与完整性。

3新时期做好机要文档保密工作的对策

3.1思想上，要充分认识机要文档保密的重要性

机要文档是一项保密性、政治性都很强的工作，机要保密工作容不得一丝马虎和懈怠。企业要结合自身实际，利用互联网、政务网等渠道，加强《保密法》等法律法规的宣传，尤其是通过典型失泄密典型案例的宣传讲解，不断提升机要文档工作者的保密意识。此外，机要文档管理者要加大机构、设备等投入力度，为技防、物防以及人防等提供过硬的保障。既要积极添置先进的机要文档保密软件，定期升级文档安全管理系统，修补系统漏洞。此外，要加强新形势下机要文档安全保密工作的调查研究，加强新形势下机要文档保密的规律性研究，创新机要文档安全保密管理思路，培养自己严谨缜密的工作作风，从一点一滴处维护好机要文档的信息安全。

3.2充分利用信息技术，服务机要文书档案管理工作

现代化的信息技术，为高技术窃密创造了机会，同时也为档案保密工作提供了技术手段。充分发挥信息技术的优势，可使之有效地服务于机要文书档案管理工作。具体方法如下：第一，加强保密技术管理。涉密计算机及网络和互联网之间必须有可靠的物理隔离措施，涉密计算机上必须及时加装或升级相应的技术防范设备和软件，以高科技的保密手段严防高科技的窃密活动。第二，落实计算机保密制度。涉密计算机和存储介质严禁接入互联网及其他公共信息网络，做到专机专用、妥善保管；非涉密计算机上严禁存储、处理企业秘密信息和使用非涉密存储介质。第三，提高档案人员的信息技术水平。档案人员必须适应信息化发展的需求，增强自身的信息技术应用能力，合理利用涉密计算机，提高档案管理工作效率。比如档案管理人员可在涉密计算机上开发应用适合的数据库管理程序，将档案信息登记在数据库中，实现机要文书档案电子信息的登记、检索、快速查询功能。第四，做好互联网的防泄密工作。档案部门必须定期组织保密工作人员对联网计算机进行全盘技术检查，确保涉密信息不出现在联网计算机上。

3.3提升机要文档工作者的保密素能

机要文档工作者的保密素能是机要文档安全保密的重要保障，他们不仅要拥有过硬的专业知识，还要掌握一定的信息技术，以及职业修养和思想政治素质。首先，要不断提升自身的政治责任感。机要文档工作虽然平凡、单调，但在经济社会的发展中发挥着十分重要的作用，要做到干一行、爱一行、专一行，自觉提升思想觉悟，增强职业荣誉感和责任感。其次，切实增强自身业务技能。自觉加强计算机信息技术、大数据技术以及互联网、物联网技术的学习，丰富自身的知识结构，加强保密知识的技能储备，不断提升信息技术条件下防止失泄密的能力和水平。

3.4建立机要文书档案管理机制，依法完善管理制度

机要文档的管理在企业的文档管理中至关重要，但是机要文档没有做好解密工作，不仅加大了管理难度，也造成文件的利用价值下降。这就要就我国《保密法》的保密制度和解密制度尽快完善和实施。工作人员在管理和检查时对达到解密条件的文书按时解密，在机要文档归档后，应根据文档解密时间做好登记，从而提高机要文档的管理效率。

结语

总之，文书档案保密管理工作意义重大，对企业的发展会产生巨大影响，对企业决策的科学性以及企业的未来发展具有十分重要的意义。企业机要文书档案管理工作的重要性也愈显突出。企业机要文书档案在管理过程中既要严格依法依规，又要充分开发新技术、新手段实现保密方式方法的改革创新，最大限度地实现机要文书档案的利用价值。在企业单位机要文书档案管理工作中，应结合信息化管理制度，大力推行电子存档，对纸质档案实行物理集中保管，这是企业单位档案管理的要求之一。同时事业单位还要适应电子数据的不断发展和变化，结合电子数据的结构特点，进行内容的扩充及优化整理，在满足基本档案管理方针政策的基础上，创新分档原则，简化工作步骤，减低工作量，提高工作效率。因此，企业应注重文书档案管理工作的选人用人，通过选用优秀的人才来提升文书档案管理工作的质量和水平，促进企业的发展，提升企业的竞争力，使企业在日益激烈的市场竞争环境中利于不败之地。

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