试析医院人事档案管理信息系统创新

试析医院人事档案管理信息系统创新

何晓静

保定市第二中心医院， 河北省 涿州市 072750

摘要：随着社会经济的发展，我国的医院管理工作有了很大进展。对于医院信息管理和人事管理来说，人事档案具有重要意义，与此同时，人事档案也是医院档案的重要组成部分。不够完善的医院人事档案管理信息系统，是目前医院人事档案管理的形势。因此，为了实现一体化的医院行政管理，要求把人事档案信息管理作为医院信息管理系统的根基。

关键词：医院；人事档案；管理信息系统；管理信息系统创新

引言

在经济高度发展的今天，较多的新科技和新方法已经被应用到各行各业中，大大提高了各行业的管理效率。对于医院单位的人事档案管理工作而言，如果仍然采用传统的管理方式而不进行创新的话，势必会被时代所淘汰，严重影响医院单位的管理效率，不能满足新时期医院单位的发展需求。所以，在未来实践中，必须加大对人事档案管理的创新力度和改革力度，有效提升医院单位档案管理水平和人事管理水平。

1新时期人事档案管理信息化建设的作用与价值

从本质上分析，关于人事档案管理工作的信息化建设，是指通过计算机信息技术实现人事档案的分类、整理等，同时提供有关应用服务，彰显人事档案管理工作的网络化与数字化特性，加速企业人事档案管理工作现代化发展。对此，人事档案管理信息化建设直接影响着人事工作质量、生产管理效果等，具有重大作用与价值。(1)新时期人事档案管理的信息化建设，主要由人事电子档案生成、检验、分类以及入库等不同环节构成，但每一个环节都是以自动化系统完成，由此管理者无需花费过多的时间负责琐碎事务，从而有效提升人事档案管理成效。(2)人事档案管理进行信息化建设，实现了档案管理工作的网络化、无纸化、系统化，对于复杂的模块可以全面集成，比如薪酬管理、档案信息管理等，通过信息集成数据库能够及时、有效的查询需求的所有人事信息，无需档案管理工作者处理原始资料，而且能够保护纸质版人事档案资料的完善性、完整性，有利于实现人事档案信息数据资源的共享。(3)实施人事档案管理工作的信息化建设，可以使高层领导、决策者有效、准确的了解各级、各部门干部、职员的道德品质、能力等各项信息，从而为培育新人才、职称晋升以及职员聘用等方面提供真实、有用的信息资料。

2人事档案管理中信息化建设普遍存在的问题

2.1未设定统一的信息化管理标准

在医院数量不断增加下，各医院也出现追求个性化的现象，例如，部分单位较排斥公开信息，并没有公布人员的信息，有的单位仅在局域网上小范围公开，讲究内部管理，任何管理机制的高效施行都以科学化、合理化为前提，设定统一的信息管理标准，才能保证档案信息的高质量，从而发挥其作用，也可保证档案信息网络的通畅，让信息的共享更有效地开展。除此之外，也应注意认识档案信息的安全性，从管理部门到各员工提高安全意识，在保证完整且真实的前提下，及时做好备份、加密、设置权限等措施。

2.2方法落后的人事档案管理

现在传统的人事档案管理大多是手工操作，通过手工操作对人事档案进行存储、分类、检索、保管和运用，此种方式需要大量的人力投入，但是由于医院普遍存在“重医疗、轻管理”的思想，不充足的人员配备以及管理方法落后，使得人事档案材料失去真实性，并且最后导致人事档案管理的工作效率不断低下。虽然目前大多数医院使用了excel进行辅助办公，这在一定程度上提高了档案管理效率，但是excel并不是专门的人事档案管理软件，很多管理中需要的功能并不存在，因此引进专门的人事档案管理系统是非常必要的。

2.3信息系统安全程度不高

信息化建设已经成为当前医院单位进行人事档案管理的主要途径，但是在实际工作中，由于互联网本身的开放性特征，以及黑客等不法分子的存在，导致互联网安全问题较为严重。这种状况下极易导致人事档案信息的泄露，对医院单位人员的隐私造成侵害，同时也会影响到医院单位的正常管理。另外，网络系统的漏洞甚至会导致个别人员对档案信息进行篡改，影响到医院单位人才选拔的客观性和公正性，严重扰乱医院单位管理秩序。

3医院人事档案管理信息系统的创新

3.1优化观念，完善制度，加大投入

基于新时期环境下，人事档案管理的信息化建设需要从观念意识的源头着手，创新管理制度，加大投入，搭建高能力、高素养的工作队伍。(1)观念意识。高层领导需要高度重视人事档案管理信息化建设工作，认真贯彻领导组织工作，加大扶持力度，选择不同的渠道筹集经费，以保障人事档案管理信息化建设工作的正常落实。与此同时，应加强软件、硬件建设力度，重视人事档案管理工作的数字化与网络化应用科学开发。(2)完善制度。需要制定健全的应用系统，增强安全保密质量，构建自检监督一体化管理体系，为实现档案管理信息化的建设保驾护航。(3)加大投入。扩大信息化建设队伍，制定行之有效的新型人才培养体系，构建一支高能力、高素养、新技术的人事档案管理信息化建设队伍。

3.2加强对复合型档案管理人才的培养

在新形势下，要不断加大对专业人才的培养，档案管理工作中要注重档案管理人员的专业能力培养，同时还要加大对档案管理人员的信息化技术应用培训力度，打造符合现代信息管理需求的专业管理队伍。另外，档案管理人员之间也要不断进行交流和学习，及时更新自身知识体系，提高档案管理技能。

3.3人事档案管理信息系统的引用和完善

在传统的人事档案管理方法越来越不适应目前档案管理员的需求时，需要引进人事档案管理信息系统来有效地保存档案并从档案中挖掘可以利用的资源。为了实现档案的收集、更新、保存和使用，需要利用现代先进设备把档案输入到人事档案管理系统中。此外，在系统中可加入人员任用与招聘、开发与培训、员工职业生涯规划、绩效考核、分析和决策支持等功能，从而有效地对档案资料进行数据挖掘，为人力资源管理部门提供可利用的信息。

3.4建立医院内部网站的登陆与查询版块

人事档案数据库在建立之后，如果不进一步开通各项其他版块，那么数据库里面的资料仍然是封闭的。因此，医院必须要建立内部网站的登陆与查询版块，将数据库里面的信息资源充分利用起来，并逐渐实现从 HTML 或 Excel 的结论信息化向过程网页信息化转型，为保证信息的规范、安全，还要制定科学的用户权限管理制度，定期维护应用程序。

3.5确保设备的更新和软件的开发

如果想高效地开展档案信息化的管理实施，除提高人员的综合素质以外，硬件设施和软件的更新十分重要，这也是各环节开展的基础，通过及时更新设备，不断完善网络信息管理的系统，作为信息传输和资源共享的工具之一，硬件设备的配置对人事档案信息的管理有很大推进作用，也是日常工作的保障。

结语

综上所述，当今世界日新月异，在医院的发展中，人事档案管理信息系统一直处于不受重视的状况，长久以来，由于新的市场形势以及现有人事制度的变化，使得医院人事档案的内容发生了巨大的变化。若依旧持有传统的管理方法以及信息系统，则无法跟上时代发展的潮流。医学变得更加科学化、规范化，需要医院引进更为先进的人事档案管理信息系统以及培养更为优质的档案人才。

参考文献

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