提高事业单位文书档案管理质量的认识

提高事业单位文书档案管理质量的认识

王秋文 谭花妹

广西河池市气象局 广西河池 547000

摘 要：随着社会经济的长久发展、科学技术的迅速进步，信息化技术也获得较大的普及、使用。事业单位的文书档案管理工作需要充分信息技术的优势，通过使用信息技术进行文书档案管理工作，从而提高事业单位文书档案管理质量。并且，事业单位的文书档案管理工作中，文书档案相关内容占据着重要的部分。事业单位文书档案对单位的发展经历记录的比较详细，事业单位的文书档案管理工作为单位人才聘用、决策以及考核等提供了诸多的参考性。因此，提高事业单位文书档案管理的质量，可以提高事业单位档案管理工作的效率，促使事业单位更加稳定的发展。

关键词：提高；事业单位；文书档案管理；质量

文书档案管理包括收集档单相关信息、整理数据信息、储存档案以及检索信息等内容，事业单位内档案不仅包含着部分工作信息内容，还包括国家以及政府等相关事业单位的重要文件等，其是我国事业单位发展的重要指导内容。因此，处于信息化时代背景下的事业单位需要革新文书档案管理工作，推动文书档案管理工作的效率，促使我国事业单位文书档案管理工作的长久发展。基于此，本文将主要针对提高事业单位的文书档案管理工作质量进行研究，并通过研究科学的策略，推动我国事业单位的文书档案管理工作发展。

一、信息化事业单位文书档案管理工作的重要性

处于信息化时代背景下的各项工作，均在利用信息技术优化自身的办公效率。事业单位是实施现代建设的主要人员，该单位内的档案主要是记录已经发生的事务以及具体情况^[1]。并且，档案不光能够记录、反映当前一段时间内事业单位的工作情况，还能帮助事业单位不断完善相关工作内容、模式等。文书档案其实是一种事业单位在行政管理事务活动中产生的，并由传统的文书逐渐转化而成档案习惯称呼。事业单位的档案管理工作常是单位在事务活动中形成的，并且已经处理完毕的文书，根据特定的规范以及要求，对其使用科学、系统的分类以及排列，在确定档案的保管年限之后对这些文书进行组卷以及编目等操作。

信息化文书档案管理工作主要是指，事业单位在原有的文书档案管理工作基础上，积极引进先进的信息化技术进行文书档案管理工作。这种全新的文书档案管理工作，与以往的文书档案管理工作存在部分不同，其能帮助文书档案管理工作人员实现更高效率的工作内容，并大幅度提高文书档案管理的找工作质量^[2]。信息化文书档案管理工作是时代发展的必然情况，也是事业单位文书档案管理工作的创新改革。但是，当前我国事业单位信息化文书档案管理工作中，由于多种因素的共同作用，导致文书档案管理工作依旧存在部分不足之处。

以往事业单位的文书档案管理工作，均选择录像等方法进行管理。事业单位长期使用此种文书档案管理模式，不仅无法长时间保存我国档案信息内容，还存在其他诸多的问题。我国事业单位的文书档案管理工作，本就存在较大的复杂性，档案中存在多种形式的文件以及信息，且这些档案文件数量比较庞大。如果使用人工进行档案信息的登记管理工作，极易为事业单位内文书档案管理工作人员增加部分工作难度，从而影响文书档案管理工作的效率。事业单位在文书档案管理工作中融合信息化相关内容，不仅能够有效解决工作中存在的问题，还能提高事业单位文书档案管理工作的质量以及效率。文书档案管理部门通过结合信息化内容，利用计算机进行档案签订以及起草等环节，能够减少大量不必要的时间消耗，提高文书档案管理工作的实际效率^[3]。除此之外，以往的文书档案管理工作大部分信息、文件均记录在纸张上，一旦纸张出现丢失、破损等情况，极易影响文书档案管理信息的完整度。信息化文书档案管理工作则完美解决这一工作难题，不仅能高效保存诸多的档案信息内容，还便于查阅资料的人员进行信息共享，有助于档案信息工作人员进行高效率的工作。

二、提高事业单位文书档案管理质量相关策略

（一）提高事业单位文书档案管理的相关信息化水准

事业单位想要充分发挥信息化在实际工作中的作用，首先需要优化当前文书档案管理工作相关人员的信息技术水平，并建立完善的信息化文书档案管理系统，保证文书档案管理工作的各个环节紧扣，有助于事业单位文书档案管理提高自身的工作效率。与此同时，信息化文书档案管理工作在实际应用中，会存在部分工作上的问题，事业单位需要积极解决诸多难题，促使信息化技术在文书档案管理工作中充分发挥自身的作用，有助于事业单位开展高质量、高效率的文书档案管理工作^[4]。

（二）利用信息化技术建立事业单位档案数据库

事业单位利用信息化技术，建立完善的档案资源数据库，是信息化文书档案管理工作的重要体现部分，也是提高信息化文书档案管理水平的重要体现。因此，事业单位文书档案管理部门，需积极使用先进的信息技术建立档案信息数据库，并不断完善数据库的相关内容。文书档案管理相关人员还可以学习部分先进的技术，将这些技术应用在实际档案建设工作中，从而完善、优化文书档案管理工作相关内容，使文书档案管理部门建立完整的档案数据资源库，便于相关工作人员针对信息进行查阅

^[5]。

（三）应用信息化文书档案管理制度并创新文书档案管理体系

事业单位文书档案管理相关人员，想要充分解决当前文书档案管理工作中存在的内容，首先需要转变以往的档案观念模式以及观念，工作人员需要充分认识到档案将信息化技术结合到实际工作中的重要性，并加大文书档案管理工作的相关成本、积极招纳更多文书档案管理相关工作人员、引进先进的工作设备等。除此之外，事业单位还需重视文书档案管理人员能力的培训工作，端正文书档案管理相关人员的工作态度，促使文书档案管理工作人员能通过技术、能力的培育活动，大幅度提高文书档案管理工作的质量，开展高效率的文书档案管理工作。事业单位还可以设置合理、科学的工作奖惩制度，对文书档案管理人员的日常行为进行约束，从而规范文书档案管理人员的日常行为，推动文书档案管理工作的信息化发展。最后，事业单位文书档案管理人员还需对文书档案管理工作进行创新思考，并为其提供一定的发展空间，促使文书档案管理工作人员能对工作进行创新^[6]。

结束语：

简而言之，事业单位的文书档案管理部门是事业单位工作的重要组成部分之一，事业单位通过将先进的信息技术应用在实际工作中，可以优化事业单位文书档案管理工作，大幅度提高文书档案管理工作的工作技术以及工作质量。因此，事业单位需要重视信息化的发展趋势，并将信息化相关内容有效融合在实际工作中，积极转变自身的工作理念以及工作模式，推动事业单位信息化文书档案管理的进展，保证事业单位的文书档案管理工作能够紧跟时代发展的步伐，从而为我国事业单位提供更多的信息内容。

参考文献：

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[4]冯治霞.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨[J].中国管理信息化,2018,21(15):148-149.

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