基层档案室纸质档案数字化工作的开展探索

基层档案室纸质档案数字化工作的开展探索

林洪霞

山东省栖霞市唐家泊镇综合治理中心 山东省栖霞市 265300

摘要：档案作为人们日常活动中所形成的历史记录，可以全面反映人类社会在政治、经济、科学技术等方面的发展演变过程。为了能够确保对档案记录进行妥善处理，最主要的就是保证档案管理的媒介更加安全高效。

关键词：基层；档案管理；数字化

1 纸质档案数字化的现状

1.1 欠缺纸质档案数字化的标准

目前，关于纸质档案数字化的标准就是《纸质档案数字化技术规范》，它为纸质档案数字化提供了技术指导，却没有完善的管理规范，没有详细的工作流程，需要使用的表格、文档等。不同类型的档案需要不同的管理条件、管理技术，而现有的规范都是对纸质档案数字化使用国家统一的管理标准，这会造成纸质档案数字化在实践的过程中出现不统一、无章可循的情况。例如：扫描某份文件，分辨率越高，图像越清晰，但是所占用的空间也越大。有的人认为应控制图像所占的空间比例，有的人认为图片的清晰度才是最关键的，很难达到统一标准。

1.2 纸质档案数字化协调困难

首先，由于档案工作涉及的部门很多，实际的工作中容易出现各部门分工不明确、协调困难的现象。其次，档案室在纸质档案数字化的过程中需要与专业的技术公司或者学校进行合作，但由于自身条件有限，在合作的过程中也会出现意见不统一的情况。

1.3 纸质档案数字化的工作流程衔接性差

纸质档案数字化的工作流程包括领取编号、著录、裱糊以及扫描等多个步骤，某一个环节衔接得不完整都会影响其他的工作流程。例如：某个档案有一页半，扫描时会有两页，但是编号只有一个，这就会导致扫描与编号不一致，令纸质档案与其数字化的工作不能有效地衔接。

1.4 纸质档案数字化的系统问题

有些档案管理的系统没有及时更新，导致很多数据无法兼容、无法读取。因此，纸质档案数字化的系统需要及时升级，使用有效的转换方法，才能解决纸质档案数字化以及实现网络共享的问题。

2 档案数字化发展的重要作用

2.1 确保对历史资料档案得到妥善

档案数字化建设能够有效地增强档案历史资料保管的质量水平。随着社会经济的快速发展，各种现代化的资料保存技术不断涌现，对传统的历史珍贵资料也能够进行无损保存。例如，历史悠久具有丰富文化价值的档案资料，主要采用磁盘、光盘、录像带、纸质材料管理，但是由于这些材料非常容易受潮变质，甚至还会被老鼠等啃食，导致资料信息不够完整，造成档案管理失去意义。因此，必须要利用计算机扫描技术，对各种纸质档案、录像带档案进行数字化处理，形成数字化信息文件不仅可以在互联网上快速传播，而且还能够对原件进行妥善保管，而且数字资料所占的空间比较小，一般只需要一个普通的安全移动硬盘，就能够随时随地地存储，使整个历史档案资料管理的效果得到大幅度提升。

2.2 提高工作效率和档案管理质量

档案数字化管理能够有效减少人工劳动，确保数字化档案管理更加精确。传统档案管理必须要通过人工对历史资料进行编撰，才能整理成册，而通过利用计算机系统，能够快速地对档案信息进行查找和翻阅，能够将各种文献资料分门别类地存储，提高了资料检索的效率。将档案资料数字化之后，能够上传到互联网，方便用户对数据资料进行查找，不仅省时省力，而且不受时间和空间的限制，能够提高数据资料的利用价值，提高档案管理的服务水平。

2.3 为档案编研工作提供充足的依据

在档案管理的过程中，管理人员能够利用数字化管理手段，对数据资料进行整理，不用再对立卷工作进行重复劳动，这样就能够极大地减轻工作人员的负担，确保档案管理人员能够有充足的时间和精力对档案信息资源进行开发利用，提高档案资源管理的整体质量，确保文献汇编、数据汇编等工作有效开展。此外，在开展档案管理工作时，也能够有效解决利用方式、利用方法与社会利用需求之间存在的矛盾，提高档案资源利用的效率。充分运用计算机技术，能够保证档案管理的总体质量和管理效果，确保档案发挥出应有的价值。

3 基层档案室档案数字化的实践

一些单位的领导认为管理档案是一份简单的工作，档案管理工作不需要太多的人力、物力以及财力，忽视了这项工作的重要性，导致档案数字化管理工作不能继续发展。某些大规模的单位档案管理部门却只有几个人，无法保证数字化工作按时完成。对于这种情况，首先要加强领导对档案管理部门的重视，使其改变以往的观念，对管理档案的工作人员加强培训，增加一些工作需要的设备，使纸质档案数字化能够快速进行。同时，也要考虑基层档案工作的实际情况，数字化工作不宜一刀切。对一些利用率较少的档案依然采取纸质的方式保存档案，将一些利用价值较高的档案进行数字化保存，这样既可以提高档案的利用率，也减少了人力财力以及物力的损耗。

3.1 加强基层档案室数字化管理，确保基层档案室信息共享

基层档案室建设，必须要积极加强数字化管理的宣传与推广，让广大基层档案室管理人员能够正确认识数字化建设的必要性；同时，还要提高基层档案室数字化建设的标准，确保基层档案室共享机制顺利实现，提高基层档案室数字化利用的整体效率。

3.2 加大资金投入力度，确保数字化建设水平

切实有效地宣传，能够帮助部门领导和工作人员正确认识数字化管理的重要性，从而积极加强对管理工作的有效支持，确保管理工作顺利开展；加强数字化建设的资金投入力度，吸引社会资金参与基层档案室数字化建设，能够确保资金充足。

3.3 培养档案管理数字化人才，加强管理人员的思想教育

在加强数字化建设的同时，还应该加强管理人员的专业培训，让这些管理人员既能够掌握专业的管理知识，又能够拥有现代化的计算机操作技术。

3.4 统一管理软件，加强软件的维护与管理

为了尽可能减少软件包容性不足问题的出现，基层档案室数字化建设必须要建立统一的管理软件，确保资料能够实现共享；在软件维护和数据备份的过程中，也要对软件进行定期维护，确保管理软件安全稳定运行。

4 纸质档案数字化应注意的几个环节

首先，纸质档案数字化需要统一的、全面的、科学的技术规范来为工作流程做指引。要制定出适合本单位档案室纸质档案数字化管理的相关规范，各个档案部门也要根据自身的工作需要，制定符合自身工作特点的工作流程，明确各自的工作与职责，才能使纸质档案数字化有序地进行。

其次，纸质档案数字化需要的设备以及网络管理系统都离不开资金的支持。因此，要加大资金投入，为纸质档案数字化的顺利开展提供软件以及硬件上的支持，例如工作站、服务器、扫描仪、彩色打印机等。

结束语：

综上所述，随着信息技术的飞速发展，档案信息的管理也迎来了新的挑战。将纸质档案数字化建设作为顺应时代的新举措，不仅能够提高档案管理员的工作效率，同时也能提高档案业务部门的服务水平以及管理水平，通过纸质档案数字化这一信息技术，为档案工作以及社会精神文明建设做贡献。

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