浅谈 工程档案管理 存在的问题与发展

浅谈 工程档案管理 存在的问题与发展

周圆

宁阳县河道管理保护中心，山东 宁阳 271400

摘要：长期以来，工程方面“重施工轻档案”的现象较为突出，档案管理混乱、残缺等现象时有发生，对工程建设质量造成极大的影响。因此，如何改善当前档案管理现状，成为了提升工程质量的重中之重。本文旨在分析当前工程档案管理存在的问题，提出相应的建议和措施，为进一步提高工程档案管理的水平，确保工程建设管理质量提供一定的借鉴。

关键词：工程；档案管理；存在问题；措施

1工程档案管理存在问题

1.1制度不健全

工程资料管理制度不健全，未建立专门台账，随意借阅资料，资料丢失严重。工程开工前，一些基础性资料无法按时记录和整理，甚至缺失，对工程整体的规划和设计造成一定的影响。工程开工后，只注重现场的管理，轻视资料的及时归档。甚至有的工程项目存在后补资料现象，只有在快完工时才开始进行资料的收集整理，大部分隐蔽工程、关键部位的处理全靠记忆填写，造成工程资料的失真，更无法对后续的管理提供参考和借鉴。

1.2管理意识差

一是工程档案资料归档不及时，资料不全面，未建立专门的档案室，即使建立了档案室，但档案柜的通风、采光差，受潮严重，不方便查阅。二是缺乏专业人员，目前，大部分单位尚无档案管理专业毕业的档案管理人员，老一辈档案管理员知识结构大都老化，资料索引分类不科学、不详细，不方便查阅；对电脑和网络技术不熟悉，对影像资料不了解，重要资料缺少备份；对档案资料的维护缺少现代化管理手段；对专业方面的知识认识、了解不足，也影响档案管理。三是档案管理的保密意识不强，对重要的工程档案未加密，未经审批随意借阅。四是缺乏有效监督，任何一项工程有效的监督都是使得工程可以正常运作的保障，若是没有监督，便容易致使工作人员工作散漫、工作效率不能得到保证。像档案管理这种边缘性的工作，容易被人们忽视，因此，监督制度的不够健全是导致档案管理工作效率低下的原因之一。

1.3信息化程度不高

随着计算机和网络的普及，使用网络传输让无纸化办公成为现实，解决了传统的档案管理中滞后和低效的管理模式。然而，我国大部分地区在工程档案管理方面没有进行更加深入的研究，尚未建立专业的信息化档案管理平台，致使有部分单位仍在使用纸质文件，即使有信息化意识的单位也不过是将纸质文件转换成电子文件的形式，无法将现有的高科技手段运用到档案管理中，档案管理仍存在一定的滞后和低效。

2工程档案管理建议与措施

工程管理单位应加强对档案管理工作的组织，落实岗位责任制，加大对工程档案的检查和监督力度，从而提升档案管理水平。

2.1健全管理制度

加强工程档案管理，一是要加强组织领导，严格落实岗位责任制，严格资料的收集整理；二是建立健全档案管理制度，严格审批手续，设立专门的查阅台账；三是严格把关档案入库的质量，做好分类，在归档时需对每份文件清单进行全面彻底的检查，不能疏漏或散失，做好电脑、网络和影像资料的管理和维护；四是及时对档案室硬件设施进行更新和改造。责任化管理当中，必须要对档案管理工作的相关负责人进行明确，确保档案管理有专人负责。建立档案管理人员负责制度，对在档案管理中出现疏漏或者其他问题的，都要第一时间做到有责可查、有人可追、有据可循，及时对相关人员进行处理与惩罚，以此来不断提高管理人员的责任意识，更好地提高档案管理工作的质量。

2.2提升素质和能力

提高档案管理人员的素质和能力是档案管理工作中至关重要的环节。一方面要建立人才选拔机制，选取具有一定耐心和责任心的工作人员担任档案管理员，减少因“懒政”行为给档案管理工作带来的问题。另一方面要注重对档案管理人才的培养，档案管理人员必须具备一定的档案管理专业知识，同时还应具备工程专业基础，因此要进一步加大档案管理人员在档案管理和工程基础方面的培训力度，增加管理人员自身素质，确保其能够紧追最新的技术手段以提高管理能力，用现代化的技术进行档案升级管理和维护，从而逐步提高档案管理水平。

2.3加强现代化管理

当今社会是一个信息化的时代，信息资源有着重要的战略意义，档案管理现代化是必然的趋势。因此，更要加强对设备的投入，实现日常管理和维护的现代化、智能化。为了提高档案管理水平，方便查阅档案资料，应加强档案资料的科学分类，实行标准化档案管理。工程管理单位要结合工程项目的特点，严格按照工程项目对档案管理的相关规定，结合实际情况制定一份完善的标准化的规章管理制度，坚决做到用制度管人、用制度管事。更要加大力度发展各种多媒体形式的档案，比如磁介质档案和电子档案在工程管理中的运用。重视工程项目的建设中产生的各种产生的电子文件，对工程档案信息进行保存管理。建立健全的工程档案管理技术体系，对每项工程设立专门的档案管理技术人员，组建技术档案工作室，从而形成一个分层管理的网络，让各层级管理好自己的档案。此外，各个层级间应该能够有效进行沟通，从而让档案管理人员各尽其职。

2.4强化档案资源共享

对于工程档案管理工作来讲，相关管理人员必须要充分认识到档案的价值，重视档案的管理，开发利用好档案信息，是盘活档案资产的重要手段。对一些普通的档案资料要实现资源共享，而对一些重要的档案资料则可以在严格手续的情况下实行有条件查阅，尤其是在一些检查工程项目的施工进度以及质量的状况下，也可能在项目建成后的评审与验收工作当中，对于工程档案信息的收集、整理的内容更尤为重要，严格确保其质量性，保证档案信息的完整性，在全程管理工作之中要做到恪尽职守。

3结语

随着信息时代的到来，传统的档案管理已无法适应目前形势的发展，需要进一步转变观念，重视档案管理人员的选拔和培养，逐步建立完善的档案管理体系，全面提高工程项目的档案管理能力，进而提升工程项目建设管理水平。

作者简介：

1、周圆（1985.12），女，宁阳县河道管理保护中心，助理馆员

6