新时期事业单位档案管理工作的优化策略

新时期事业单位档案管理工作的优化策略

赵苗伶

中船重工第七二二研究所 湖北省 武汉市 430200

摘要：在国内经济的发展中，作为政府出资专门创设的组织之一，事业单位的作用一直都很特殊。在事业单位当中有涉及档案管理机构，主要旨在收集、整理事业单位发展历程中的资料，然后归档并予以妥善管理，以便作为事业单位在以后决策运营中的参考依据，所以事业单位为了更好地发展，则应有效管理档案。但伴随社会的变迁以及现代科技的进步，国内的事业单位也需要及时改进档案管理，以快速适应新时代下的发展所需。为此，本文在新时期的背景下，从事业单位出发，探讨了优化管理档案的现实意义，并针对目前的档案管理现状，提出相应的优化策略，仅供参考。

　　关键词：档案工作；事业单位；新时期；优化管理

作为事业单位各项管理工作中的一大组成部分，档案管理兼具很强的服务性、政治性。而伴随国内市场化的深入改革，我国社会步入了新的发展时期，以前的档案管理现已无法适应新时代下事业单位的快速发展，而迫切需要加以改进、优化。纵观国内事业单位的发展现状可知，档案管理的综合性很突出，且相应的涉及面也较广，如收集、整理信息以及归纳分析等。所以，作为档案管理从业人员应及时更新管理观念，从档案管理的具体情况出发，科学地规范档案管理方面的工作，以此来充分协调、发挥内部不同职能部门应有的作用，不断提升档案管理的实际质量，进而确保事业单位得以更好、更快地发展。

一、事业单位在新时期下优化档案管理工作的现实意义

　　在国内的事业单位中，档案是指在平时的管理事宜中记下的有保存意义的社会活动方面的原始资料。在各种档案中，一般涉及形成过程、载体、查考作用等基本要素，旨在通过原始文件，真实地重现历史风貌。而作为事业单位管理档案的工作人员，则主要负责直接管理内部实体档案信息，并且服务于有关的使用等业务工作。在事业单位进行发展、革新的过程中，档案管理发挥着很关键的作用，基本上保障了事业单位顺利实施管理工作，并且推动了事业单位日常运行的有序化。所以，通过优化管理档案，能在相当大的程度上，促进事业单位更高效地使用档案、改进内部管理系统等，从而更快地践行单位改革的目标、赢得更好的发展。

　　二、事业单位在新时期下的档案管理工作现状

2.1 档案管理机制不当

目前，在事业单位普遍存在保管、使用档案方面管理机制不科学、混乱的管理方式、管理机制缺乏可执行性等问题。加之有关的章程以及制度也很模糊，常常也并没有严格审核档案。所以，档案管理越来越形式化，出现严重破损档案，无法利用档案的现象，以致大幅降低档案管理水平。

2.2 缺乏对档案管理重要性方面的认识

目前，国内很多事业单位尚未全面认知档案管理方面的工作，而分配的管理岗位也不当；作为领导也往往重职能部门而轻档案管理部门，导致档案工作积极性不高，缺乏明晰化的岗位职责；滞后的档案管理，相应的资金、人力投入不够，整体设备设施也相当落后，急需提高档案管理领域的硬件设施；分散的档案管理，分部档案管理缺乏有效的沟通交流，很难有效地成功配合。

2.3 档案管理没有融合信息技术

在事业单位内部，普遍存在档案管理不得当，整体信息化程度低下，弱化的档案管理效能等问题。同时，国内的档案管理目前依然沿用着传统的落后管理方式，迫切需要增大人力、物力投入，整体工作效率也并不高；常常也不及时更新档案，整体的档案管理也没有融合信息技术，而导致信息化水平相对低下。

2.4 档案管理从业人员的整体素质偏低

在事业单位，档案管理其实既复杂又繁琐，需要从业人员打好理论知识基础，不断丰富内在的实践经验，并且对工作认真负责。目前，有些档案管理从业人员缺乏相应的专业性，整体业务能力也相当薄弱，且缺乏工作编制，频繁流动工作人员。有时一些档案管理从业人员甚至还身兼多职，严重缺乏时间、精力，也不积极工作；很多事业单位也缺乏长期系统化的规范管理培训教育，而很难达到岗位要求，以致阻碍了管理整体能力的进一步提高。

三、提升新时期事业单位档案管理工作的应用策略

3.1 规范、细化档案管理机制

作为专业性很强的一项工作，档案管理迫切需要在具体的实践中完善管理机制。所以，事业单位应从内部的实际情况出发，来科学地创建规范、细化的管理机制，并且予以严格监督控制，认真考核有关的工作内容；规范管理档案的程序，完善有关制度系统，并科学地搜集、保管信息，精心创设可行的考核档案管理的方式，以更精准化地管理档案，促进档案管理提升工作质量，以防管理漏洞或者风险出现；有机结合内外部监督，有效指导、规范事业单位内部档案管理的进一步发展。

3.2 高度重视档案管理领域的工作

事业单位在内部应加强领导，充分意识到档案管理上的重要性，并且适当优化配置资源，以更有序地实施工作。在新时期下，单位领导阶层应放眼全局，来统一规划好管理档案的工作，并科学地规划、充分明晰管理中的各项职责、知晓档案管理的具体含义、优点；配置好必需的办公室及其管理专职人员，更好地配置内部资源，如硬件、经费、人力等；大力宣传与管理档案有关的内容，进一步加深对档案管理上的认识，强化内部各方面的沟通交流，以便有序化地管理档案。

3.3 大力提升档案管理的整体信息化水平

在事业单位，应针对档案管理，重视管理模式的革新与信息化建设，以促进管理水平、功效的进一步提高。同时，还应积极更新管理观念、管理专业技术，从分散式管理，逐步转向集中式管理；加强信息化建设，及时更新管理内容，积极引进信息技术及计算机网络专业技术，革新档案管理方式，打造共享档案的平台，实现对搜集、储存、管理档案的信息化目标，并且大力确保档案的安全性；在组织培训教育的过程中，大力教导管理从业人员通过计算机技术、先进的信息化体系，来实时更新必要的档案信息，以更高效地搜集、整理、使用档案。

3.4 大力培养教育人才

为了提高档案管理水平，则应提升管理队伍的专业化水平。所以，事业单位应大力培养档案管理从业人员，积极聘请兼具良好理论基础、先进管理经验的业界专家，来实施规范、系统化的专业培训教育，并且着重培养团队的信息化专业技术；督促管理人员积极学习，不断提升自己的政治素养、业务能力、沟通服务意识等。同时，还应大力建设人力资源方面的制度，扩大引进优秀职员的途径，大力引进、有效培养档案管理从业人才，促进档案管理队伍增强综合素养。

四、结语

综上所述，新时期下，在事业单位内部，管理档案的工作至关重要。而档案管理的实际水平与事业单位的长足发展息息相关，所以，事业单位应认真分析档案管理问题，积极采取有效的优化策略，督促档案管理队伍不断提高自身的素养及专业技术水平，以更好地管理档案，加快事业单位的发展步伐。

参考文献

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