加强和完善信访档案管理工作探析

加强和完善信访档案管理工作探析

刘世芳

国网内蒙古东部电力有限公司科尔沁区供电分公司 内蒙古

摘要：随着国家经济的快速发展，各项政府和企业管理水平和管理能力也面临着转型压力。如何更为有效的提升信访管理，其中之一便是加强档案的分类归档、信息化建设以及资料利用等管理工作。信访档案不仅是人民群众在日常工作提交的重要数据，而且是通过立卷归档存放起来的历史记录，是党、政府、企业和人民群众日常交流的渠道中积累的宝贵财富。所以，加强信访档案的管理工作，有助于政府和企业管理水平的提升、有助于加强和人民群众更好的沟通交流。

关键词：信访档案；管理工作

引言

信访部门建立的信访档案，来自于处理人民群众的来信来访形成的文件材料，是党、政府、企业和人民群众日常交流的渠道中积累的宝贵财富，属于我国重要的档案资源之一。加强信访档案管理，能够较大程度上维持社会稳定，推动社会和谐发展，有助于政府和企业管理水平的提升、有助于加强和人民群众更好地沟通交流。

1信访档案特点

1.1广泛来源

一方面，信访的对象打破社会阶层和宗教信仰、文化程度和年龄、性别和民族的限制，它牵扯到集体和城乡各个方面。另外一方面，为了能够获得更多的重视，达到自己的目的，信访对象会寄信给各级的社会名人和领导人以及权力机关，导致同一信访事件在多个部门得以扩散。事实上，信访档案不仅来源极广，而且有着极其复杂的内容。

1.2程序性

信访件办理程序较为独特，在办理信访件的过程中，一般情况下都无法一次性了结，极易发生重访情况。当获得领导批示之后，重访信访件又需进入全新工作处理程序，每一程序中会有较多的文件材料形成。所以，这对相关人员提出了一定要求，要求其每完成一件信访件的办理，都应整理并归档相应的文件和资料，不考虑对错。在案件复查或复核时，不可随意地涂抹和修改归档完毕的材料，使原始档案的记录性得以保障。

1.3复杂性

信访活动有一定的普遍性，同社会生活多个方面密切相关，大的方面有对国家政策和方针提出的建议，小的方面有群众生活问题的解决，而且信访档案内容不仅会涉及企事业单位和社会组织以及机关部门，而且还会对法人代表和群众、党员和干部进行反映。除了有城建和土管、水利和林业、邮电和交通方面的内容，还有广播电视和体育卫生、教育和文化、民政和人事劳动方面的内容。不仅涉及法规和法律、政纪和党纪，还涉及民事房产和五保供养、医疗优抚和社会保障以及福利待遇等等。所以，在开展收集和整理信访档案的相关工作时，要确保科学的分类，这样才对开发和利用档案信息资源极其有利。

2解决策略

2.1提高责任意识，加强制度建设

档案单位或档案部门要依据国家有关法律法规，对本单位的档案工作范围、工作重点、工作程序进行梳理，对已不适合工作需求的规章制度，该修改的要及时修改，该废止的要及时废止，并结合本单位实际工作情况，有针对性地制订操作性强的规章制度和工作流程，力求使制度条款具体明确。档案单位领导要提高依法管档的责任意识，要将档案工作纳入年度目标考核，落实责任制，明确分工、明确责任，做到有制度、有监督、有考核，同时建立奖惩机制，奖励为档案工作做出贡献的个人和集体，对违法违规行为要依法严肃查处，使档案工作者明确法律法规赋予自身的职责，明确一切行为必须符合法律法规，既要防止不履行法定职责的现象，又要防止越权违法行为，切实做到有法必依、依法必严、违法必究。

2.2加强档案鉴定工作，提高利用价值

保守国家秘密，依法管档是档案工作人员的神圣职责。但一味地重视档案的保密性，无视其保密时效和保密范围也是不可取的，档案工作人员的职能价值也难以很好体现。档案工作人员要从国家和人民的利益出发，用发展的眼光分析档案的现实作用，档案工作人员应根据实际情况及时向主管领导提出鉴定申请，由档案单位组织鉴定小组对档案及时进行鉴定，准确地判断档案的利用价值，确定档案提前开放或控制使用期限，并向主管机关或有关部门上报审批，以保证档案的依法管理和依法利用。档案是国家和人民的财富，档案部门和档案人员应改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，根据实际情况对单位档案进行制度性、经常性的鉴定审核，通过依法对档案进行开放、解密、控制使用的鉴定，从而准确划分档案继续保存还是予以开放，以达到优化档案结构，提高档案利用率，为公众提供更广泛、更优质服务的目的。

2.3加强隐私保护

档案工作人员依法提供档案利用，是保障公民隐私权的关键。档案部门应制定统一的涉及隐私档案的利用原则，明确隐私部分档案的限制利用条件，并在此基础上出台具体详尽的含有隐私信息档案开放利用的操作规范，通过法规的形式加以制约，避免对个人隐私档案利用的随意性。一是限制公开档案中的个人信息。比如公安、司法部门的刑事、民事案卷材料，还有医院病人的病历档案，前者常利用在警示群众或宣传教育中作案例分析；后者内则为教学、科研提供了大量信息资源，这些档案涉及很多敏感信息和私人信息，档案部门在对公众或媒体提供利用时，应对档案中的私人信息部分采取数据扰乱、匿名化、泛化等技术手段进行隐私保护，以确保档案的安全性和保密性。二是设置访问权限。针对不同用户，设置内、外不同的访问权限。

2.4加强人才队伍建设

当前，随着档案信息化时代的到来，对档案人员依法管档提出了更高要求。档案管理工作需要既精通业务和法律知识，又掌握现代信息技术的复合型人才。建设一支严格守法、业务强、高素质的档案干部队伍，是档案部门依法管档的基础保证。各单位要注意引入、选拔、培养高素质人才到档案工作岗位，通过多种途径加强档案工作人员的法律知识和业务技能培训，采取切实办法使档案人员的法律和业务水平能够达到档案工作依法管理、合法利用的需要。但从目前大多单位的情况来看，引进复合型档案专业人才的比率很少，要想胜任新时代对档案工作者的新需求，必须以单位内部培养为主导、外部引进为辅助来进行档案管理人才梯队建设。

结语

信访档案管理是客观存在的，一定要对档案管理工作引起重视，不断提升档案的收集、归档、整理、管理的水平，对档案材料进行科学有效的利用，才能充分发挥档案作用。所以，各级部门一定要提升对档案管理的认知，加快提升档案管理的水平，让信访档案管理更好地为人民群众服务、为社会发展服务。

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