规范化管理在档案管理工作中的应用分析

规范化管理在档案管理工作中的应用分析

王淑梅

内蒙古高力板镇政府计生办 内蒙古科右中旗 029400

摘要：档案规范化管理工作不仅可以衡量相关单位业绩，还可以衡量相关单位管理水平。由于档案所记录的内容包含相关单位发展过程的优秀成果，因此必须做好档案规范化管理工作，从而为日后相关单位发展提供最完全的准备资料。基于此，本文阐述了规范化管理在档案管理工作中的应用意义及其原则，对规范化管理在档案管理工作中的应用措施进行了探讨分析。

关键词：规范化管理；档案管理工作；应用；意义；原则；措施

档案规范化管理工作是相关单位管理的重要内容，因此为了推进档案管理工作的顺利进行，以下就规范化管理在档案管理工作中的应用进行了探讨分析。

一、规范化管理在档案管理工作中的应用意义

1、提供准确数据。规范化管理在档案管理工作的应用过程中，其档案资料能够为相关单位各项工作的开展提供准确、真实的数据信息，并且为相关单位未来的发展服务。比如相关单位过去的科研活动、文化体育活动都可以为当前的管理工作提供可借鉴的经验。

2、有效开发利用档案资源。档案规范化管理是在相关单位日常科研、外事以及行政管理等活动中形成的具有参考价值和保存价值的文献资料，对相关单位的评价、考核、研究以及总结工作具有重要的作用。在我国体制改革不断深入的现如今，相关单位也面临着严峻的挑战，档案管理工作作为相关单位管理的基础环节，对促进相关单位人事管理、科研等工作水平有着积极的意义。但目前传统的档案管理模式严重制约了档案资源的进一步开发和利用，因此必须进行档案管理创新，利用新的管理理念、管理方法、管理技术，深度开发档案资源的利用价值，为相关单位的发展创造更多的效益。

3、是时代发展的内在要求。当今时代是信息时代，也是知识经济时代，知识资产作为相关单位的无形资产，开始在促进相关单位发展过程中显示出重要的地位。档案是知识资产的一部分，真实记录着相关单位不同时期的各项活动，在新时期档案变得更加多元化，固有的档案管理体系已不能满足档案资源利用的需求，比如电子档案的出现，就需要规范档案管理的信息化建设。因此加强档案管理工作的规范化管理是适应时代发展需求的内在要求。

二、档案管理工作的规范性原则

　　1、标准性原则。档案管理包含很多档案管理相关标准规章制度，同时当前档案管理已经基本上实现了现代化管理模式，这期间需要很多专业的档案管理制度，不管是档案管理标准还是档案管理制度，都需要标准性原则作为约束，保证标准规范，才能更好的指导档案管理工作的开展。尤其是对于基础档案管理来讲，其档案管理的过程必须遵循相关档案管理基础规章制度，当前档案管理中的各种电子技术需要专业人员对其进行操作，所以不断创新这方面的电子技术形式，按照档案管理标准的要求，结合档案管理科学合理要求，购进先进的档案管理设备，对档案进行科学管理。

　　2、简洁性原则。简洁性原则主要是针对档案管理信息的归类、整理等项目，档案管理中包含各种类型的档案形式，其中的信息更是纷繁复杂，加上档案管理中还包含非常多的档案数据，所以需要根据档案管理内容的不同对其进行科学归类，这就需要遵循档案管理简洁性原则，简化档案管理中比较复杂的内容，比如说将档案数据统计归类，档案归档期间及时编号等，都是遵守简洁性原则开展档案管理工作。

　　3、统一性原则。档案管理模式以及管理手段需要保证统一性。针对档案管理目标一定要设立统一的管理目标，并且不同类别的档案管理需要科学对其进行归类，严格遵循归类要求，遵守相统一的管理规范。同时档案相同类型的内容需要选择相同的管理手段。

　　4、通用性原则。通用性原则主要针对档案管理中存在很多的重复管理内容，对于这些重复管理内容来讲，需要对其应用通用性的管理方式科学管理。比如说档案管理中的档案编号或者文书立卷等，都需要通用的程序对其进行管理，这样才能更好的促进档案管理质量的提升。

三、规范化管理在档案管理工作中的应用措施 　　1、规范档案管理业务流程。第一、需要在档案管理部门内部进行优化配置，重要的职责和岗位需要按新的流程分配，结合信息化进行科学管理，让每一位工作人员能够各司其职，掌握好自己的工作范围，提高档案管理工作的工作效率，优化内部业务流程；第二、需要优化档案管理部门与其他部门之间的工作关系，档案管理工作需要涉及到很多部门之间的工作，他们之间的工作业务流程也需要进行优化，保证部门与部门之间的工作能够顺利进行，实现顺利沟通。这两种业务流程优化能够促进整个流程处在一体化范围内，能够在管控的范围内进行工作业务流程，优化档案管理工作流程也能够提高相关单位的档案管理工作效率，针对部门的相关问题进行针对性的解决。

2、建立健全档案管理体系。建立健全档案管理制度及体系，对于优化档案管理工作十分必要，只有建立健全的档案管理体系及与之配套的规章制度，才能引导档案管理工作一个向正确的方向进步。为了不断完善档案管理体系，档案管理部门应当在国家相关规定的基础上构建完善适合本单位的档案管理制度，同时确保将其应用在在档案整理和保存过程中，而且尽量做到在档案管理的每个环节都应该有明确的制度，明确的工作人员的职能，在具体工作开展过程中实现档案管理工作的规范化。档案管理体系的构建效用在新形势下体现的较为明显，为了防止档案管理工作在落实时出现一些问题，可以充分完善管理体系，达到提高工作效率的目的。除此之外，基于经济、社会以及技术正在快速发展，档案管理体系也应该及时更新，并以当前的实际情况为前提进行适当的修改和完善，从而提升档案管理工作效率，充分满足档案管理工作的实际需求。 　　3、规范档案管理信息化建设。（1）规范档案管理软件建设。现代档案管理工作要求与信息化技术相结合，因此需要加强档案管理软件建设，通过软件进行档案管理的工作。要保证软件具有安全性和先进性。要根据档案管理工作的实际情况进行软件的建立，要保证软件的运行速度，还有将软件的兼容性考虑到其中，要保证软件的各项功能能够满足工作人员的工作需求。软件一定要根据相关单位的发展进行升级和创新，同时要保证工作平台软件具有一定的安全性，防止信息泄露的风险。（2）规范资源整合。档案需要相关单位的软件平台进行整理。很多信息都需要进行整合，通过管理内部人员的整合对档案信息进行分类，让档案便于工作人员的管理。同时要对需求者提供相关的有用的信息，让相关单位的软件平台能够发挥最大效用 　　4、增强档案管理者的管理意识和综合素质，并进行规范式的管理不断改革。在档案管理工作中，为了防止在档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，因此要加强管理工作人员对材料的及时归档，提高归档和管理意识，及时做好收集和整理、编目和鉴定，以及保管和

统计、检索等相关的工作。由于档案管理工作的质量问题会受到管理者综合素质水平的因素影响，作为重要任务的管理者，必须要具有很高的积极主动与创造性，因此要加大对管理者的综合水平进行培养。 结束语

 　 综上所述，随着社会经济的变化发展,相关单位管理要追求创新发展,而档案管理工作是服务于相关单位,因此必须加强对档案管理工作的规范化管理应用进行分析,从而促进相关单位健康发展。 参考文献

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[2]史凯杰.浅谈办公室档案工作的规范化管理[J].农家参谋，2018（16）

[3]李丽芳.基于规范化管理在档案管理工作中的应用几点思考[J].城建档案，2017（01）