计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究

计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究

张晓慧

山西航天清华装备有限责任公司 山西长治 046012

摘要：现阶段，我国的现代化建设迅速，计算机工程的发展也逐渐的广泛应用。随着我国数字化进程的不断推进，各项科学技术都已经渗透到了我们生活的方方面面，也带动企业自动化办公水平稳步提高。目前，国内企业已经将计算机信息技术逐步融入日常管理，也推进了企业档案信息化建设进程。本文将对当前企业档案信息化建设存在的问题进行分析，剖析问题背后的深层次原因，并基于问题提出了一系列针对性强、可操作的应对策略，以期能够为企业加快档案信息化建设提供参考和借鉴。

关键词：计算机网络技术；企业档案管理；应用研究

改革开放以后，社会的经济发展和技术发展在逐步提升，在部分企业中，其管理手段和模式也在不断地朝着信息化、科技化进行转型发展。档案管理在企业中管理中是比较重要的环节，其能够为国家的档案资源进行提供，同时也是企业在运营中的参考凭证。在档案管理朝着信息化、数据化发展的过程中，由于创新思想的不足、传统管理方式根深蒂固，这就导致信息化的档案管理无法全面地进行开展和落实，因此必须将档案管理信息化纳入企业发展规划中去，进行有计划的创新发展。

1 概述

随着计算机网络技术和信息技术的发展，档案管理的发展对企业的经济增长做出了贡献，我国企业的档案管理必然向网络化方向发展。改革开放以来，经过30多年的快速发展，我国形成了国有企业为主体，私营企业、合资企业、外资企业共同发展局面。随着全球化和信息化时代的来临，企业档案数量急剧增长，形式和载体也更加多样化，分类也愈发复杂。而面对数量庞大的档案信息，其管理工作也越来越艰巨。尤其当档案管理对企业的经济效益没有明显、直接的贡献时,档案管理工作往往会成为企业的一种负担。因此，在应对日益增多的档案信息时，如何实现档案管理收集、整理、利用的现代化，以降低档案馆管理成本、提高档案管理效率，直至充分利用档案资源增加经济效益成为我国企业亟待解决的问题。计算机网络技术是现代信息传输的基础，网络系统的开发也代表了计算机网络技术发展的方向。其在各行各业中的应用推动社会发展进入网络时代、信息时代。在此背景下，社会发展将更加依赖信息，传统的档案管理模式必将被一种新的模式所取代，利用计算机网络技术来管理档案也将成为我国企业的一项重要工作。本文基于计算机网络技术在档案管理中应用的优势，从档案管理自动化、信息传输网络化、档案信息数字化、档案信息资源共享等四个方面解析计算机网络技术在企业档案管理中的应用。

2 计算机网络技术

2.1 计算机网络的特点

计算机网络的特点可大致分为以下五种:一是资源共享，包括应用软件、管理系统等;二是数据通信，包括远程教育、远程登录访问数据、计算机集成制造系统、新闻服务和电子公告、可视化计算、实现数据查询、监视控制、电视会议、检索和文件传输、电子政务系统等;三是均衡负载互相协作，借助网络对各项资源进行合理配置;四是分布处理，通过最优算法进行任务处理;五是提高计算机的可靠性。

2.2 计算机网络的分类

按照覆盖的区域和功能来分，可以将计算机网络分为广域网、工业现场总线、城域网以及工业以太网四大类;按照传输介质来分，可以将计算机网络分为移动网和有线网两大类;按照通信传输方式和使用的链路协议来分，可以将计算机网络分为ATM网、令牌环网、FDDI网以及以太网四大类;按照网络所担负的职责来分，可以将计算机网络分为边缘网、工业控制网、骨干网、接入网以及外围网五大类;按照服务方式来分，可以将计算机网络分为对等网、客户机/服务器网两大类。

3 计算机网络技术在企业档案管理中的应用

3.1 管理人员对先进人事档案管理方法的重视程度

进入新时代，党和国家对企业人事档案管理提出了一系列的要求，若要满足这些要求，仅仅依靠传统的思维和方法是无法满足的，要在企业人事档案管理中应用计算机网络技术，熟悉和掌握这些要求，是企业利用计算机网络技术管理人事档案的必修课。

针对于管理人员对于计算机网络技术接受度和重视程度不高的问题，可以采取提高管理人员对先进人事档案方法的重视程度的策略。提高管理人员对于先进人事档案方法的重视程度，这是计算机网络技术在人事档案管理中应用的前提。一套工作方法的转变是需要时间和精力的，因此，从传统的纸质化人事档案方法转变为应用计算机网络技术，需要提高管理人员对电子化管理档案方法的重视程度。

3.2 加强技术研发，推进档案管理软件系统开发及推广应用

目前来说，我们可以投入大量的资金，然后完善我们的硬件设施，向国外或我国档案信息化发展较好的企业进行技术咨询，加强技术的开发与利用，研究科学档案技术的开发，提高它的安全性能和更新速度。在企业当中，我们对于档案信息化没有深入的研究所以说我们应该加强技术的研发，推进档案管理软件系统的开发，并对他进行深度的推广应用，让他在企业当中得到更加良好的应用，促进企业更进一步的发展。我们的企业档案信息化建设得以正常的维护，需要一定硬件设备支撑，并且需要定期对硬件设施进行维护，如果企业档案信息化管理无法适应企业目前的发展状况，就不能够完善数字化档案，

3.3 加强学习培训，提升档案管理人员专业素养和业务水平

档案信息化的进行就要求信息档案的管理者需要拥有档案管理的经验还需要有一定的专业电脑知识。企业档案的管理，是利用当今信息化的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。不难看出企业如果想完成档案信息化建设，那么引进综合型人才是信息化进程的必经之路，企业除了可以从社会进行引进外，还可以筛选出信息化方面的人才进行档案管理方面的培训，从而达到企业档案信息化的要求。

3.4 实现档案管理一体化

近年来，计算机网络技术发展很快，对文字、图表、音频、视频等多种格式的信息均可实现大批量、高效率处理。各部门随时可以通过网络向档案管理部门发送电子文件，或者直接将数据信息输入到档案管理数据库；档案管理部门也可以定期从各部门的专业档案夹中收集数据，既方便高效，又能确保档案信息安全，极大地提高了档案管理的效率和档案信息的利用率。传统的档案管理，从档案的签发到归档需要很长时间。计算机网络技术的应用，大大缩短了档案归档的周期，提高了档案管理工作效率和工作质量。传统档案管理模式下的档案处理和档案管理是相互分离的。文件只在处理后归档，要用各种载体转移到档案部门要花费很长的工作周期。计算机网络技术的应用，可以在计算机上完成文件资料的起草、审核、定稿、编排以及发送，档案部门可以在生成文件后对档案进行分类和归档，实现档案管理一体化。

4 结语

企业档案的管理信息化建设不是阶段性的发展，而是要根据社会信息的不断变化进行持续更新的长久性工作。企业的档案工作管理者应该树立良好的创新观念和服务意识，积极地克服信息化转型中的困难，实时地了解社会、时代变迁的过程及其发展的需求，使得档案的信息化管理工作能够达到理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够服务于企业，服务于社会。

参考文献：

[1]郭淳.如何加快企业档案信息化建设进程[J]. 黑龙江史志，2008，(9)．

[2]张智平.加快实现企业档案信息化管理[J]. 兰台世界，2011，(S1)．

[3]林兵.电力企业档案信息化建设的探讨[J]. 中国新技术新产品，2009，(16)．