档案管理信息化视角下的档案管理措施

档案管理信息化视角下的档案管理措施

刘爽

黑河市爱辉区教育体育局 164300

摘要：随着互联网科学技术的迅猛发展，深刻影响着社会个体的工作方式以及生活方式，推动了人类社会的变革。相较于国外档案信息化建设标准，我国在档案信息化建设整体水平不高。基于此，本文从档案管理信息化的视角对档案管理进行探讨，阐述档案信息化建设的重要性，提出关于档案信息系化建设的意见，希望能够继续发挥档案资料“社会记忆”的功能，提升单位档案管理效率。

关键词：档案管理；信息化视角；措施

一、档案管理信息化的重要性

随着信息化时代的发展与进步，档案资源管理中涉及的信息量在逐渐的增加，信息种类也逐渐向多样化发展，传统的档案资源管理方式与当今快速发展的科技信息技术已经不相适应，不能满足当今时代对档案资源管理的更高要求，所以，实现档案资源管理信息化是符合当今时代发展要求的，是档案资源管理发展的必然方向。

档案管理信息化提高资源管理效率

档案管理主要是对单位以及部门中较为重要的文件进行整合归档的一项工作，其直接影响单位其他工作的开展。例如，影响单位决策、政策分析、资料分析等工作的开展 。信息化时代，单位深入推进档案信息化建设，深化研究与总结现阶段档案信息化建设中存在的缺陷，强化对数字档案管理工作的探讨分析，完善信息化工作模式，创新信息化工作方式，可以进一步提升单位整体工作效率。档案信息化建设并不是单纯地将信息技术融入到档案管理当中，而是强调档案管理工作的系统性、全局性以及科学性。单位加强档案信息化建设，可以从根本上改变单位信息资源统筹分析能力不足的状况，增强单位的整体工作效率，充分的凸显档案信息化建设的效能与作用。

2、实现资源共享

档案管理信息化是实现资源更广泛的共享的一个重要途径，它改变了传统的案卷式管理方式。以档案查阅为例，按照传统的档案管理模式，当档案管理者根据查阅者需求提供档案时，必须要求查找者为其提供具体检索信息，然后通过书本检索的方式对案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅案卷，这种档案管理方式不仅程序复杂、耗时耗力而且很难保证其正确性。而在档案管理信息化下进行档案管理，能使系统在运行过程中发挥其查找功能，通过人对设备的操作控制实现人与设备的一体化操作，不仅程序简便、操作快捷，而且极大的提升了档案管理的效率。在传统的档案管理方式中，档案信息的共享全部依靠手工操作来实现，这导致档案内容难以被充分利用。长此以往，档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，不仅会造成资源浪费，而且也难以发挥档案应有的服务功能。而档案管理信息化后，能使文档通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能不受时间空间的限制而自由的进行文档查阅，从而实现文档、文字等信息的最大化共享。

二、信息社会视角下档案管理工作的措施

1、做好档案资源管理基础工作，创建信息化实施条件

档案管理的信息化需要得到良好的信息化条件的支持，因此，我们应当首先做好相关的基础性工作，作者认为具体应当包括以下四方面的内容：①管理制度是保障管理能够顺利进行的重要条件与基础，所以，我们首先应当建立完善的档案资源管理制度，在制度不断完善的基础上，加强管理方法的创新，在保障档案资源管理工作能够正常进行的基础上，实现管理程序的最简化，但是并不是没有原则的简化，还要严格控制档案信息的质量；②要加强档案资源管理重点环节的建设。既要对档案资源管理的硬件环境进行完善与加强，加大力度更新与增加新的档案资源管理所需设施，确保档案室实际建设于相关标准相一致，又有重点加强审核审批档案的管理工作；③要大力加强档案资源管理队伍建设，通过多种形式的培训教育等提升管理人员的综合素质与能力水平，例如，通过开

展专题讲座等来逐步转变档案资源管理人员档案资源管理的信息化思想，并提升档案资源管理工作的整体水平；④加强档案资源管理的信息化意识，首先进行档案资源管理的各级领导要高度关注档案资源管理信息化工作，只有领导重视，才能保证员工在领导的支持下树立强烈的档案资源管理信息化意识，在领导的支持

与鼓励下，从根本上转变对档案资源管理信息化意识，积极主动的掌握各种信息化技术。

2、构建科学信息管理平台，提高档案安全性

通过构建科学的信息管理平台， 能够提高档案信息管理工作的严密性与科学性， 进而为档案管理工作的顺利进行提供一定的保障，且还能够提升档案信息的安全性，具体措施如下：①构建档案信息的加工系统。 一般情况下，档案资料的数字化建设能够对其进行有效的分类与整理，进而构建档案文件的收发轨道。②构建文件档案的存储系统。向档案资料库中完整的存入档案信息，可确保档案资料的完整性与安全性。③建立档案信息查询、保密系统，从而提高档案信息查询的便捷性与保密性。

3、正确处理数据库与网络信息化的内在联系

要想转变传统的档案管理模式，实现档案信息化，必须要正确处理数据库与网络信息化的内在联系，优化档案数据库以及档案管理系统。①单位要进一步开发利用档案信息化管理系统，重视纸质档案数字化以及电子文件的信息采集与接收处理工作，构建数字化的档案管理模。②单位要利用现代化信息技术，根据档案类型，建立不同类型的档案数据库，快捷有效地利用信息数据。③单位要做好档案信息存储与释放工作，保障档案信息符合相关标准，做到档案信息精准、完整，实现标准化以及规范化的目标。对于已过保管期限以及失效的档案，要及时进行清理，防止失效档案的堆积，推动档案管理工作可持续发展。

4、建立相关监督的制度。

文档的保管、使用属于普通行政管理工作， 但其作为企事业单位工作资料的本质直接决定了此类文档的潜在重要价值与意义。 对此，管理层应高度重视办公文档的保管，并且还应当依据实际情况，构建相应的监督与抽查制度。 对于普通文档保管情况的监督与抽查，可采取不定期或是与其他有关工作共同进行， 例如领导需要对某一份文档进行查阅时，管理者可在借阅文档的同时，对其保管工作实际情况进行检查。 若为重要的文档，还应构建定期检查制度，行政主管或有关业务主管应按照月或是季度为周期， 对重要文档的保管、借阅实况进行抽查，然后再依据实际抽查结果，对文档的保管人员进行绩效考核。

三、结束语

在现存的档案管理过程中，确实还存在档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等问题，对于档案管理工作来说，改变固有的档案管理制度势在必行。我们要利用档案管理信息化背景下，运用先进手段，促进档案管理工作向信息化、电子化、数字化和现代化方向转变，使整个单位重视起相应的档案管理信息化观念，完善管理人员配备。通过对档案管理工作进行整改，促进单位档案管理的进一步发展。

参考文献：

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