探究公路工程档案管理信息化路径

探究公路工程档案管理信息化路径

王丽

云南通衢工程检测有限公司 云南省昆明市 650041

摘要：近些年来，我国社会经济以及科学技术的高速发展，推动了我国各行业领域的发展，其中信息技术的应用使得各行各业的生产经营模式，都或多或少的产生了一定的变化，并且也提升了自身的工作效率。而相关部门若想提高公路工程档案管理的工作效率与质量，就不能一直采用传统的管理方式，需要将信息技术引入其中，以此加强档案管理的信息化建设，相关部门也要结合公路工程档案管理工作的实际情况，制定出合理的信息化建设方式。

关键词：公路工程；档案管理；信息化路径

引言：公路工程档案作为记录相关项目建设重要信息的载体，其自身能够为以后的公路工程项目建设提供可靠的依据，由此可见，公路工程档案管理工作的开展对于我国基础设施的建设发展有着非常重要的意义。而在当前的信息化时代下，相关单位部门则需要对传统的档案管理工作予以相应的改进，顺应时代发展潮流，实行信息化的档案管理模式，以此提高公路工程档案管理的有效性。

一、公路工程档案管理信息化的重要意义

（一）延长公路工程档案的使用期限

公路工程档案信息化，能够将纸质的档案资料转化成为数据化的电子档案，并将其传输到计算机的管理系统之中，这样的管理方式使得档案资料本身的使用期限得以延长，而且还能够减少纸质档案资料的占用空间，避免纸质资源的浪费，进而降低了档案管理的成本。对于纸质的档案资料而言，其自身在长时间的保存管理过程中，会受到诸多因素的影响，若是档案管理室中的环境较为潮湿，且通风不畅，会导致档案资料出现受潮现象，甚至会出现发霉的情况，这样将难以保证纸质档案资料的完整性^[1]。而将纸质的档案资料转为数据传入到计算机之中，则能够解决上述问题，并且纸质档案还经常出现丢失现象，信息化的档案管理能够避免这一风险的发生，让公路工程档案资料的保存以及使用时间变得更长。

（二）提高公路工程档案管理的工作效率

在以往的公路工程档案管理工作中，大都是采用人工式的管理模式，这样的档案管理不仅需要大量的人力、物力，还难以提升档案管理的工作效率，如，相关人员若想对公路工程档案进行查阅，需要经过多道手续才能够完成查阅，即使这样，在人工操作的工作流程中，也有可能出现信息不准确的情况，进而影响到后续的归档工作。而对公路工程档案实行信息化的管理模式，则能够实现档案的快速查阅以及调取，相关借阅人员只要在计算中输入档案资料的关键词，就能够快速查找出自己想要的公路工程档案资料，这样的操作流程不仅提高了查阅速度，还简化了相关工作流程。另外，对公路工程档案实行信息化的管理模式，还能够将大量的人力、物力等资源节省出来，应用到其他工作之中，同时也能够降低档案管理流程的复杂性，提高管理效率与质量。

二、公路工程档案管理信息化的有效路径

（一）合理完善信息化档案管理系统

相关部门若想实现信息化的档案管理目标，就要加强对档案管理的信息化建设，而且要将计算机技术、互联网技术等一些先进的信息技术，应用到档案管理工作之中，使其能够形成新型的档案信息管理系统^[2]。基于此，有关单位需要加强对档案管理信息化建设的重视，并加强信息化档案管理的宣传力度，以此提高档案管理人员的信息化意识，进而组建相应的工作团队，同时还要对档案管理部门进行一定的引导，让其选聘专业能力比较高的档案管理人员，并要求这些人员具备信息技术操作能力及专业的档案管理理论知识，使其能够适应信息化的档案管理工作，并借此提高档案管理的信息化水平。另外，在当前信息化的时代下，公路工程档案的数量以及种类非常繁多，这也为档案管理工作带来了一定的难度，这就需要相关单位借助信息技术在计算机中建立相应的档案管理系统，同时还要应用防火墙、杀毒软件等安全防护技术，建立健全的安全防护体系，还可以在其中设置权限或者是自查机制，以此减少档案信息管理系统中的安全隐患，确保其能够正常运行，保证电子档案信息的安全性。

（二）建立健全的信息化档案管理制度

相关单位在开展信息化的档案管理工作时，还需要相应的管理制度予以指导，这样才能够保证信息化档案管理工作的规范性以及有效性，促使公路工程档案得到高效的管理。基于此，相关单位需要根据档案信息化管理工作的实际情况，制定出合理的岗位责任制，并在每一个信息管理环节中设置专门的管理岗位，明确岗位的工作内容以及相关职责，同时还要赋予管理人员相应的管理权限，实现权责一体，提高管理人员的责任意识，使其能够在公路工程档案管理工作中起到重要作用。另外，相关单位还要建立相应的考核制度以及奖惩制度，定期对管理人员的工作效果进行评测，这也需要相关单位结合档案管理工作内容，以及管理人员的实际工作量，制定出科学的考核标准，对于达到超出考核标准的要予以奖励，低于考核标准的则要予以适当的惩罚，以此提高管理人员的工作积极性。

（三）加强公路工程档案信息化管理力度

第一，相关档案管理机构要对基层档案管理工作加强重视，对于残缺不全的公路工程档案文献要予以有效的弥补，并且还要对档案资料中的信息进行严格的核查，确保档案信息的真实性，若是遇到造假档案，则要对其予以严厉的惩罚；第二，相关单位还要对信息化的档案管理实施全面的监督与管控，对于信息管理系统要定期进行维护，避免在系统中留下安全隐患，导致档案信息出现泄露情况。

与此同时，有关部门还要设置专门的管理岗位，对档案信息管理过程进行实时的监管，对档案录入人员的工作行为进行规范，让其严格按照档案信息的录入标准进行信息的录入，确保信息系统中档案录入形式的规范性，这样也更加方便对档案的高效管理；第三，有关部门还可以借助信息技术，构建相应的共享平台，实现各部门之间的信息共享，避免出现交叉、重复的档案录入工作，促进档案管理效率的提升^[3]。

三、总结

通过上述分析，信息化管理模式在公路工程档案管理工作中的有效应用，能够促进整个工作效率与质量的提升，减少人力资源的浪费，同时也能够保证档案资料的完整性，因此，相关单位部门需要加强对信息化档案管理的重视，并根据实际的工作情况，科学建设信息化的档案管理工作模式。

参考文献

[1]刘金花. 公路工程档案管理信息化路径分析[J]. 办公室业务, 2019, 312(07):48.

[2]房霞. 高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化研究[J]. 新课程.教师, 2015, 000(010):P.185-.

[3]汤苏. 公路工程档案管理信息化路径分析[J]. 建材发展导向, 2018, 16(20):26-28.