加强电力工程设计电子档案的归档管理

加强电力工程设计电子档案的归档管理

荆丽华

国网阳泉市荫营供电公司 山西阳泉 045000

摘要：目前，配网工程档案管理相对比较空白，供电公司在认识它的重要意义上还有一定的差距，往往只注重主网工程档案归档、配网工程的实体部分，而忽视了对配网工程档案的管理。近两年国网公司在配网工程项目上投资比较大，对应产生大量的配网工程档案资料，但是配网工程档案非常琐碎，大多数人档案管理者对工程档案工作往往表现出敷衍塞责的态度，各项工程档案材料收集不够齐全、完整，整理不规范科学，未设专门的保管室与人员，其准确性更有待提高。该文就配网工程档案归档质量要求及相关工作规范概述，以对实践工程档案归档做一定参考作用。

关键词：电力工程；电子档案；归档管理

引言

在现代档案管理模式下，大多数电力企业已将传统的纸质档案通过数字化技术转换成了便于存储和查阅的电子档案，档案管理人员在收集、整理、保管等环节的工作量得以减轻。同时，档案数字化管理平台打破了检索和查阅的时间、空间限制，档案利用变得更加便捷。作为一把“双刃剑”，大数据给档案工作带来便利的同时也给档案工作也带来更为严峻的考验。海量电子数据如何存储、数据安全如何保障，以及档案服务质量如何适应新形势下的新要求，这些都是摆在档案管理人员面前的现实问题。电力企业在不断深化改革、适应社会发展的同时，档案管理工作也必须紧跟时代的步伐。

1、新时代档案的独特价值

当今世界，信息技术日新月异，信息化建设风起云涌。在各行各业的信息化建设中迎来了大数据时代。大数据呈现出数据量大、类型繁多、价值密度低、信息海量、处理速度快、时效高的特点。大数据关键并不在于“量大”，而在于“有用”。大数据技术不是对数据的简单堆砌，而是对数据的分析，只有通过分析才能获取有价值的信息。大数据时代的竞争优势在于谁能更快、更精准地从已拥有的数据中预测未来趋势。档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”从数据的视角看档案我们不难发现，档案同样具有馆藏量大、种类繁多、载体形式多样的特点，是有价值的信息。在纷繁复杂的信息海洋中，档案信息具有原始性、可靠性和凭证作用。人们可以利用档案信息解决问题。而档案工作不仅仅是收集了多少份文件，整理多少卷档案，重要的是是否为企业的发展提供了有效服务，带来了价值和效益。正如企业档案工作规范中所述“企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。”

2、电子文件归档整理

（1）大幅度提升归档整理效率。海迈电子档案平台已收录各地市城建档案馆归档规范及归档文件清单，实现建立工程文件归档目录与工程文件制作目录的映射关系，并可以自动提取文件属性信息，自动生成符合城建档案馆规范要求的著录单、案卷目录、卷内目录，解决人工整理方式耗时长且易出错的弊端，大幅度提升建设工程电子文件归档整理的效率。（2）节约成本。传统纸质文件形式归档将产生昂贵的扫描和打印费用（主要体现在图纸扫描等）；提交资料甚至需用卡车装载，产生额外的交通运输成本。以电子文件形式归档将大量减少纸张消耗、交通出行、资料扫描等费用，实现节能减耗^[1]。

3、电力工程归档常规目录

依据电力工程实践总结，常见的配网工程竣工后需要归档以下几方面资料，具体如下：（1）项目可研报告及批复文件，包括项目可研报告（或项目建议书）、项目估算书、项目可研评审意见、项目可研批复、政府核准文件（中央投资项目）、路径协议相关资料等；（2）项目计划下达文件；（3）项目初步设计及批复文件，施工图设计及审查文件，这里主要包括有项目初步设计报告、项目概算书、项目初设评审意见、项目初设批复意见、设计图纸（施工）等；（4）项目开竣工报告、项目施工方案和安全技术措施，包括开工报告、安全组织技术措施（含施工方案）、竣工验收申请、竣工验收报告；（5）项目有关招标文件、供应商投标文件、中标通知书和相关合同文件，包括招投标资料（招标文件、技术规范书）、中标通知书、施工、设计、监理、审计合同文件；（6）项目监理、施工、验收资料；（7）设计变更资料；（8）设备合格证、出厂报告；（9）设备拆旧清单及移交手续，主要有物资退运计划、项目拆除设备清单、项目拆除设备鉴定文件、退运物资移交手续、剩余物资移交手续、物资两单、退运物资实物；（10）施工单位安装、调试和启动测试报告；（11）项目竣工结算书和竣工图纸；（12）项目竣工决算表（技改需提供）（13）结算核价、决算审核资料（大修只提供结算书和审定单）；（14）其他相关资料。以上是14个必须归档资料，常用于各上级单位领导检查、核实

^[2]。

4、管理“三同步”，动态控制资料收集

为了全过程掌握项目资料收集情况，在项目开工之初，把档案工作具体规范纳入《“双改造”项目管理手册》;针对各部门及施工、监理单位提出的关于档案移交的难点及需协调的问题，定期召开了“双改造”项目档案工作协调会;“双改造”项目期间，在公司每周工程例会，档案管理部门汇报项目文件资料收集整理情况。同时，对施工、监理单位临时现场资料的安全保管、收集整理等情况进行每月例行检查，形成书面的检查记录，并定期对施工、监理单位照片档案进行电子版拷贝。为了保证项目外来文件的完整性，涉及项目的外来文件资料统一由档案管理部门接收、整理、登记，及时发放至相关部门及施工、监理单位，并制作《“双改造”项目资料登记表》做好发放记录。对于有文件资料的设备物资到货，项目负责人要及时通知档案人员参与设备开箱验收，验收后即时收集资料登记归档^[3]。

5、采用固定流程设计，控制电子公文处理过程

电子公文流程是电子公文从起草到归档，按照标准、统一的文件交换与共享机制及定义好的规则在各部门之间逐级审批、传递，从而完成办理目标并归档保存的流转过程。从档案管理的角度来说，电子文件流程是对文件整个生命周期进行监控与管理，可以清晰地记录和反映电子文件形成和处理的全部动态过程；可以监管网络中电子文件的利用、处理情况。通过电子文件流程，可以实现档案管理由事后管理变为适时动态管理和前端控制；同时，电子文件流程记录了电子文件从“出生”到归档全过程的处理情况，可以最大程度地保证电子文件的原始性、真实性、可靠性、完整性和准确性。同样对于其他系统中形成的电子文件可以参照此方法进行管理控制。在电子公文全过程管理中可以看出，全过程管理需要档案人员角色换位，发现和抓住关键点，主动收集信息。同时在系统接口设计时，在保证归档信息的真实性前提下，注意信息通用性要求以便满足后期信息开发的需求^[4]。

结束语

档案管理模式的创新是档案工作不断进步的动力。电力企业应当紧跟大数据时代的步伐，在保障档案信息安全的前提下，持续提升档案管理的效率和服务质量，为电力事业的发展贡献力量。

参考文献：

[1]张丹.信息时代档案管理工作的创新[J].办公室业务,2019(22):140+142.

[2]徐君.浅谈观音阁水库输水工程档案立体式管理模式[J].兰台世界,2019(S2):54-55.

[3]印爱平.智慧电子政务建设中档案管理的探索:电子归档[J].兰台内外,2019(32):43-44.

[4]康云霞.新《会计档案管理办法》在高校财会档案管理中的应用研究[J].兰台世界,2019(S2):25-26.