建筑企业资料管理中的问题及解决措施

建筑企业资料管理中的问题及解决措施

周世杰

新疆北方建设集团有限公司 新疆奎屯 833200

摘要：建筑企业是在市场经济改革中出现的一种新的经济组织形式，同单一企业资料管理相比，建筑企业资料工作更为复杂。本文探讨了建筑企业资料工作的特点和面临的主要问题，提出建筑企业资料工作发展对策和路径，以期为建筑企业资料工作的提升和发展提供一定的参考。

关键词：建筑企业；资料管理；完善措施

一、建筑企业资料工作的特点

（1）从资料工作环境角度出发，相对于单一企业，建筑企业组织层级复杂，涉及行业领域广，企业资料工作环境更为复杂。同时，建筑企业出现企业兼并、重组、破产等企业改制情况更为频繁，企业业务投资拓展更多，企业资料机构职能也更为丰富，不仅有传统的资料业务管理职能，同时也要承担资料工作检查、监督、指导等行政管理职能。

（2）从资料业务主体角度出发，建筑企业各分、子公司有一定独立的经营权，不同公司资料机构设置方式不同，或是设立专门的资料部门，或是把资料工作职能划归到某部门。例如综合办公室、运营部门或科技管理部门，由这些部门单独或共同承担资料业务工作。同时，专兼职资料员配置情况也不尽相同，资料从业人员专业素质和技能也存在一定差距，这些都不利于建筑企业资料工作的协同发展。

（3）从资料业务客体角度出发，建筑企业分、子公司多，主营业务多，造成资料资源种类和数量更加丰富。建筑企业大多存在跨行业经营的情况，不同行业领域形成的文件尤其是电子文件格式不一、管理要求不同，给资料管理工作造成一定的困难。

（4）从资料业务行为角度出发，建筑企业往往是通过企业不断兼并、重组、控股、投资等企业经济行为逐渐形成的，很少有企业在成立之初就以建筑企业的形式存在。因此，建筑企业内部各分、子公司资料管理方式方法不统一，管理水平也存在较大差异。

二、建筑企业资料工作面临的主要问题

2.1企业资料意识不一，管控投入差异大

不同于国家综合资料馆、高校资料馆等资料机构，企业资料管理水平的高低同企业资料意识尤其是领导层的资料意识有着更为密切的关系。对于建筑企业而言，各分、子公司在管理、运营上相对独立，不同企业中管理层对资料工作定位的理解和重视程度不一，造成各公司资料工作管控力度、投入资本差异大，进而导致资料工作模式、资料管理水平存在较大差异，不利于建筑企业资料工作的协同发展。

2.2企业资料资源分散，共享利用不充分

建筑企业分、子公司众多，往往存在跨行业、跨地域经营现象。企业资料作为企业内部的重要资产，往往由各分、子公司独自管理。即便企业在母公司设置了顶层资料机构，例如公司资料馆，也往往因资料形成企业自身的利用需求、缺乏规章制度约定、库房等硬件设施限制、资料信息化程度不高等原因未实现资料资源的集中统一管理，从而阻碍资料资源的共享利用。

2.3资料人力资源不足，专业素质参差不齐

资料人力资源不足主要体现在两个层面：一是资料人力资源数量相对较少，建筑企业除母公司外，下属分、子公司多为兼职资料员；二是资料人员专业性不强，尤其是兼职资料员，由于缺少资料技能培训，资料业务不熟练，造成资料业务不科学、不规范，不利于资料的安全和利用。

2.4资料业务标准不统一，方法工具等不规范

由于建筑企业对各分、子公司的管控主要集中在战略、财务、人事、核心技术、重大市场经营、风险管理等方面，很少对分、子公司的资料工作提出强制性规定或要求，各分、子公司按照自身实际情况，往往采取各自的一套工具、方法、流程开展资料工作；加上部分企业资料人员专业素质不足，资料资金投入少等原因，造成资料业务工作不符合基本规范，资料库房、装具等不能满足资料保管的最低要求，给资料安全造成很大隐患，也不利于资料利用工作的开展。

三、建筑企业资料工作对策分析

3.1明确并落实企业各层级资料职责划分形式

针对建筑企业资料工作的特点和难点问题，做好资料工作，首先要解决企业内部资料意识不一、管控投入差异大的问题。只有增强企业内部各成员单位的资料意识，才能从根本上解决资料工作面临的实际问题。要根据企业具体层级架构和实际需要，明确总部、二级、三级等各层级成员单位资料工作的要求，并且把资料工作的要求细化为资料工作职责，落实到领导岗位责任制中，加强资料工作监督检查，有条件的企业可以纳入企业绩效考核体系，提高企业资料意识，进而提升资料管理水平。

3.2构筑系统且可持续的资料网络体系

在明确落实资料工作职责的基础上，开展资料网络体系建设。资料网络体系包括两方面内容：一是资料机构的设置，二是专兼职资料人员的配置。总部应设置专门的资料职能部门，设置专职资料员，负责资料工作规划、协调、监督、检查等资料行政管理工作，同时负责层面具体资料业务工作的开展。各成员单位应明确资料职能部门，并根据自身规模和实际需求设置专兼职资料员。各成员单位资料职能部门应接受资料部门的业务指导和监督，形成系统的资料网络体系。内部专兼职资料员应加强交流和工作研讨，提高资料工作可持续发展的能力。

3.3建立内部统一的资料标准制度体系

完善系统的资料制度体系是确保资料工作规范化、标准化的根本保证。资料标准制度体系建设应由公司资料职能部门牵头，由成员单位专兼职资料员共同参与。首先要确定资料制度体系框架，再根据实际需求形成制度编制计划，逐渐形成内部较为系统完善的资料标准制度体系。

3.4以企业数字资料馆为核心构筑资料信息一体化网络

以统一的数字资料馆建设为核心，在总部和各成员单位之间部署资料信息化网络，实现文件收集在线化、采集标准化、管理自动化和利用网络化。通过公司统一开发或定制采购数字资料馆系统平台，在各成员单位部署终端，在符合信息安全规定的前提下，打通相互之间的接口。一方面，各成员单位专兼职资料员依托统一的数字资料馆开展日常业务工作，实现资料目录和部分全文的在线集中统一管理；另一方面，各成员单位资料用户可通过数字资料馆实现权限范围内的一站式检索和发起利用，通过线上途径在线实时阅览、下载所需资料，提高资料资源利用效率，以最终实现企业资料资源共享和价值最大化。

3.5构筑企业资料工作协作监管机制，推动资料工作共同发展

建立内部各成员单位资料工作协同机制，充分发挥内部资料工作水平较高单位的价值，推动各成员单位资料工作协同发展，更好地发挥子资料信息资源的集成价值。一是可抽调各成员单位资料业务骨干，成立资料工作协作小组，通过定期组织开展交流、座谈、培训等活动，加强内部资料工作联系；二是建立内部资料工作监督考评机制，拟制资料工作评价办法和评分标准，提高资料意识；三是建立资料工作交流培训机制，通过参加内外部培训、内部短期交流，不断提高资料工作水平。

结束语

随着社会主义市场经济的不断发展和建筑国有企业改革的不断深入，越来越多的建筑企业开始出现。相较于单一企业资料工作，建筑企业资料工作更为复杂。做好建筑企业资料

工作，要在充分认识建筑企业资料工作特点的基础上，从顶层设计、组织建设、制度建设、人才建设、信息化建设等角度出发，立足资料资源优势，面向资料价值创作，使企业资料工作在建筑企业经营管理和科研生产中发挥更大的作用。

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