科技创新促进档案工作高质量发展

科技创新促进档案工作高质量发展

张瑞芳

神东煤炭集团公司档案室 陕西省榆林市 719315

摘要：社会经济发展下档案管理涉及范围不断扩大，为满足科技需求实现档案信息化具有重要意义。文章结合档案管理特点与存在的问题，对科技创新下档案管理工作展开探讨。

关键词：科技创新；档案工作；档案管理；科技档案

引言

在科技快速发展的时代背景下，各个行业均已经做出较大调整，以适应时代发展需求。档案管理作为事业单位一项重要工作，其数字化建设有助于提高工作质量与效率，使得档案管理能够充分发挥积极作用。因此，从实际角度出发对数字化档案管理工作的实践策略进行分析是十分必要的。

1加强数字档案信心安全保护的必要性

1.1提高了档案管理工作效率

通过对档案进行数字化管理，可大幅度提升档案管理工作效率，弥补了以往档案管理模式的缺陷和弊端，将人员从繁重的工作压力中解脱出来。首先，通过对档案进行数字化管理，实现了对纸质档案管理的全面升级，同时也缓解了纸质档案管理机械操作繁琐、复杂的问题。其次，在现代社会发展中，档案资料数量越来越多，尤其在当前的信息化社会背景下，以往的档案管理模式并不能满足当前实际发展需求，而通过档案数字化管理，则可大幅度提高工作效率，更好地满足现代化发展需求。最后，通过档案数字化管理，更加容易凸显档案等应用价值，例如，可实现对档案的快速检索，节约了档案应用和管理人员的时间。

1.2经济效益高

随着我国经济的快速发展，我国出现了庞大的信息储量，之前我国使用落后的办公方式进行办公，使得二者之间出现了明显的矛盾。在此之前我国档案管理工作通常使用粗放型模式进行办公，当办公人员无法及时处理庞大的信息量时，常常采用扩充办公人员和增加办公经费这两种方式进行处理。这使得企业的成本大幅度增加。而将数字化技术应用到档案管理工作中有效地解决了这个问题，因为数字化档案管理不再使用以传统纸质为载体的档案信息，而是采用新型的机读档案。这一改革不但缩减了保管档案费用，而且在很大程度上节省了占地使用面积。使企业的开支有效降低，从而大大提高了企业的经济效益。同时采用这种方式为查阅资料提供了便利，减少了重复印刷带来的纸张浪费以及其他人员开支。

1.3档案数字化有助于提高档案管理的地位

档案资料的作用主要是记录真是的历史资料，档案资料的主要作用是用于服务，为各类事务的办理提供科学的依据，为一些案件纠纷提供可靠的资料和凭证，每个国家都要重视档案资料的管理，发挥档案的价值。但部分企业和事业单位对于档案管理工作的重视程度有待提高，部分工作人员没有认识到档案管理工作的重要价值，加强数字化技术在档案管理中的应用有助于提高档案管理的地位。档案管理工作比较琐碎，包括档案资料的编目、整理和鉴定，档案资料要做好清点和检索，数字化技术在档案管理工作中应用可以提高档案管理的地位。数字化技术的应用可以使人们更加重视档案管理工作，管理人员不仅仅要重视对档案资料的保护和保管，还要科学的进行管理，充分突出档案资料的价值，要突出信息化技术和数字化技术的重要作用，实现资源的共享，促进部分档案资料的公开管理，实现高效信息采集和处理，做好档案编目、数据库建设、检索、筛选等工作，提高档案管理的实效性。

1.4安全性高

对档案的传输实行信息化管理，将文件的传输方式由纸质传输转变为文件传输，不但大大提升了档案的传输速度，而且有效地确保了信息的安全性。在确保安全性的前提上增强了档案存储的稳定性，延长了信息的储存时间，并且最大程度地降低了外界环境变化带来的影响。使用文化作为传输载体，不但减少了纸张的浪费，而且文件还存在多个方面的优势,首先使用文件作为传输载体，增强了传输形式的多样性；其次文件作为传输载体，易于随身携带；最后文件形式便于查阅和管理。对已经完成的档案资料进行整理和扫描，并将其录入到档案管理系统，有利于实现信息资源的进一步开发，并加快了资源共享的进程，从而为后续工作的开展提供了便利。利用计算机技术可以实现每个环节的贯穿，并大大减低了各项工作难度，同时也大幅度缩减了工作时间。如果存在档案资料需要修改的情况，可以直接使用计算机进行操作处理，迅速地寻找到目标文件，立即对其进行修改。同时档案的查阅以及统计均可以在计算机上完成，有效地提高了办公效率。

2档案信息资源的面临的威胁

2.1真实性

当前的档案信息主要存储在云端，数字被托管到第三方。因此，可能会存在由于操作的问题导致的档案信息被篡改窃取泄露等相关的风险。在修改、删除之后，很难发现任何的踪迹，因此就会对档案信息的真实性带来很大的危险。

2.2完整性

由于档案信息的存储介质有很多种，存储的格式也非常多，对于同一电子文件内可能会涉及到文字视频图像音频等相关的内容。因此，这些答案信息会被存储在不同的载体或者是相同的载体之内。这些答案信息的物理结构和逻辑关系就会发生变化，当把这些档案信息存储到云端的时候，因为存储的格式发生了变化，所以会导致一部分档案信息出现丢失的问题。

2.3可用性

但是在档案信息资源被存储到云端之后，就会由于一些因素的影响，导致数据出现不可用的问题，云存储服务系统的操作系统以及应用程序也会出现无法使用文件信息转换的功能，从而引起档案信息出现不可用的情况。

2.4安全性

将档案信息资源进行存储之后由于计算机系统以及设备的使用，也会出现病毒、木马、黑客等不良因素的影响。这些都会对数据的安全性产生严重的威胁。另外，由于多用户共享环境以及虚拟化技术等相关内容的影响，从而导致档案信息出现服务中断数据破损以及丢失、篡改等不良行为的发生，这些都会给数据的安全性带来影响。

2.5知识产权

在云端的档案信息中其所有权与控制权都掌握在云存储服务商的手中。因此，档案信息资源很有可能被保存到异地或者海外的一些数据中心，这些数据与其他的数据资源进行共同的存储。使用的用户很难发现自己的答案，信息受到了不良的侵犯，从而导致地方法律不能够很好的保护用户的切身权益。

3档案资料科技发展面临的困境

3.1数字化档案无法满足公众需求

在当前的数字化档案管理工作中，由于发展速度较慢，因此很难满足社会公众需求，同时也对档案自身价值的发挥产生了制约。首先，我国很多单位还不具备专业的数字化档案管理设备，数字化处理能力远远不足，因此还不能对全部档案进行数字化管理。其次，我国的数字化档案管理目前尚处于初级起步阶段，对于很多技术的应用还停留在表面，因此还无法实现全面推广。最后，数字化档案管理无法与用户需求对接，因此，档案资料很难实现全民共享，在档案管理过程中与用户之间的交流和沟通较少，因此并不能满足用户的个性化需求。

3.2数字化档案利用率

低现阶段，档案管理工作相对复杂，尤其是档案资料的收集、整理和筛选工作较为繁琐，管理过程中还存在一些障碍，很多档案资料不够齐全，缺乏完整性，档案资料的利用率较低。数字化技术的应用可以有效提高档案管理的效率，但是实际情况是，部分企业或事业单位档案资料的管理中技术应用较少，档案资料利用率有待进一步提高。

3.3数字化档案管理技术应用难

在当前的档案数字化管理工作中，由于很多人员工作能力不佳，因此很难适应当前的改革发展需求。首先，数字化档案管理要求工作人员具备先进的档案操作技术，能够对普通的数字化档案进行处理，但就目前实际发展现状来看，由于掌握这些技术的工作人员十分有限，同时也不具备档案信息化的操作能力，从而直接对工作质量和效率产生了影响。其次，在数字化档案管理工作中，通常需要有专业的技术人才，这样才能做好档案等开发工作，但由于档案管理人员创新意识缺乏，从而也阻碍了档案的数字化发展。最后，现存的培训机制并不足以解决工作人员信息能力缺乏的问题，且培训工作的针对性不强，不能够结合工作人员的实际情况展开培训，这些都是档案管理工作在今后发展需要重点解决的问题。

3.4档案管理数字化经费较少

由于部分地区对于档案管理工作不够重视，导致投入在档案管理上的经费严重不足，在其预算过程中，与其他事项相比，明显档案管理的投入较少，这影响着数字化技术在档案管理中的应用。由于缺乏经费投入，档案管理人员的薪资待遇较低，这直接影响档案管理人员的工作积极性。由于经费不足，档案管理工作效率短时间内难以很快提升。

4档案管理的数字化发展策略

4.1明确数字化档案管理发展规划

为了妥善做好档案数字化管理工作，必须要结合实际情况制定出完善可行的发展规划，首先就是明确数字化发展的核心任务，之后对档案管理体系进行建立，以数据库为核心，通过这种方式，促进档案数字化管理工作的顺利开展，同时还要对数字化档案管理的近期和远期目标进行明确，一步一个脚印地妥善落实，明确工作重点和难点。其次，要妥善做好保障性工作，首先就是要强化数字化档案管理的硬件配置，结合当前的现实发展需求，对各种设施设备进行配置，同时做好数字化档案管理的软件升级和开发工作，建立数据库，提高资源使用性。最后，还要形成良好的数字化管理工作氛围，加大宣传力度，使更多的人都能够重新地认识并关注数字化档案管理，最大限度地提高档案管理工作质量。

4.2做好电子文件的收集和整理

档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。

4.3更新硬件设备

为了更好地实现数字化，事业单位在今后应该根据可动用资金数量，阶段性的更新硬件设备，这样才能够为数字化发展创造一个良好环境。首先，更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载。其次，在设备更换完成以后，事业单位必须要对设备进行调试，确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为个后续开展的各项工作提供充足保障。最后，除了硬件设备本身，事业单位还需要为硬件设备运行提供良好的环境。一方面，针对用于档案管理的一系列硬件设备，应为其提供专门的房间，并安排专门的人员进行定期打扫，同时，也方便统计档案查阅人员，避免档案出现丢失的情况;另一方面，需要定期对这些设备进行检查，计算机为着重检查部分，保证硬件软件都不存在问题。

4.4提升档案管理人员素质

档案管理人员是档案数字化工作的主要操作人员，他们的工作能力和个人素质对档案数字化工作的效果有直接的影响。首先应该改变管理人员的传统老套理念，让他们发自内心的接受新型数字化管理模式。其次，要对档案数字化管理人员进行定期的职业能力培训，提升他们的计算机操作能力，保证他们能够熟练的应用计算机进行工作。最后，要重点提升档案管理人员的职业素质，提升他们的保密意识，从源头做起维护档案的信息安全，提升电子档案的信息安全性。

4.5运用现代化管理手段

现代化管理手段主要是指数字虚拟技术、高微缩技术、智能技术等，随着科技的快速发展，这些现代化技术在各个行业中的应用日益广泛。就事业单位档案管理工作的特点来看，事业单位可以引入密码技术、面部识别技术、指纹技术等，来提高文件管理的安全系数。第一，可以建立专门的档案室，用于存储纸质档案、档案硬盘，进入查阅的人员必须要通过指纹识别、面部识别以后才能够进入，避免外人进入档案室窃取、修改、随意查阅档案;第二，数字化档案则是可以利用密码来实现保存，对于需要共享的档案也应该做好加密处理，只有输入正确的密码才能够查阅，最大程度上保证数字化档案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技术，配合声音识别技术，可以通过声音来直接调取档案，减少中间环节可能会出现的差错，降低档案管理工作难度，为更好地实现数字化档案管理工作创造有利条件。

4.6及时建立和更新相关标准

明确数字化档案信息网络系统的有效安全运行时，必须要确定系统操作时候的各项数据，确保整个数字化档案信息系统的整体性安全。档案管理的数字化的实现需要多方的相互努力与配合，这就要求档案室、档案管理主管部门以及档案馆三方共同努力。如果仅仅靠一个部门的努力很难完成这一任务。因此想要真正地实现档案管理的数字化，首先需要查看信息资源，看其是否处在资源共享状态，只有达到共享状态才可以进行后续工作。其次还要保证每个阶级的档案管理主管部门做好相应的工作，及时制定出档案管理的标准规范，一旦企业的相关标准不符合现阶段的发展状况，就要及时进行相关标准的更新。与此同时还需要大力推动档案数字化管理工作的有效实施与开展，当数字化档案管理工作有序开展之后，为了保证档案管理工作的规范性，还需要建立档案工作标准化体系。数字化档案管理工作长期且复杂的，只有做好各方面的管理工作，并与实际情况相结合，才可以实现档案管理与时代以及信息技术的同步发展。

结语

综上所述，档案管理工作中应用数字化技术是档案管理工作工作发展的必然趋势和结果，在新的历史时期，强化是数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。

参考文献

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