基于 5S的制度全过程管理

高瑞祥

国网兰州供电公司 甘肃兰州 730070

【摘要】以“全员参与、实时跟进、考核量化、养成习惯”为工作思路，将“5S”管理理念融入规章制度流程管理主线，实现制度调研起草、会签审议、签发公布、宣贯培训、执行清理、检查评估、监督考核与责任追究全过程管理，形成以制度“整理、整顿、清扫、清洁、素养”为核心的动态闭环管理机制。同时，设立推进组织，制定实施方案，建立月度自评、季度汇总、年度总评的考核评价机制，确保制度全过程动态管理机制落实，实现制度管理工作常态化。

关键字：5S，国网公司，制度

一、项目背景

随着企业管理水平的不断提升，各种管理制度、管理标准、技术标准等日益健全，制度的逐年修编累积同时也带来了一系列问题：文本内容交叉重复、过时制度未及时清理、缺少及时跟进落实等。为此国网公司专门发布《国家电网公司规章制度管理办法》，以规范规章制度管理工作，构建制度标准一体化体系，在此背景下，通过引入“5S”管理理念，创立“制度5S”常态管理机制，推动公司各项管理工作规范化、制度化、科学化，促进公司规范化管理和依法治企水平全面提升。

二、创新做法

“5S”是指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE），因其日语的罗马拼音均以“S”开头，因此简称为“5S”。公司制度管理流程为主线，将5S管理理念引入制度管理领域，建立“整理、整顿、清扫、清洁、素养”的闭环管理机制，肃清制度体系，提升工作效率，扫除运行障碍、维持管理成效，实现制度深入人心。

1、“整理”，肃清制度体系

“整理”指区分“要”与“不要”的东西，对“不要”的东西进行处理。在制度管理中即是要对制度进行清理与废止，防止使用应废止未废止或已废止制度管理标准。制度整理目的在于筛选出现行有用的制度，提高学习使用效率。此外，通过制度清理，查漏补缺，实现制度对职责、业务全覆盖，不出现空白。

（1）“要”与“不要”，确定整理原则

整理的核心在于区分“要”与“不要”。出现“母制度”（指参考的制度）被废止、通用制度发布、“事过境迁”（制度适用的工作已不再开展）、被取代等情形，即为“不要”，应开展制度的整理工作。制度整理原则如下。

（2）开展清理，过时制度废止

组织对公司所有制度进行清理。①通用制度废止，办公室按照《通用制度发布目录》在制度管理系统中进行废止，并统一填写《废止制度信息统计表》；②形成各部门现行有效制度清单，办公室按专业进行分类，向各专业部门分发通用制度。各部门对照国网公司通用制度，清理形成各部门现行有效规章制度清单并报办公室备案。

2、“整顿”，提升工作效率

整顿指要的东西依规定定位、定量摆放整齐，明确标识，排除寻找的浪费，提高工作效率。制度整顿即对制度实行分门别类管理，并按制度的使用频率、重要性进行排序；分专业建立制度目录索引，便于快速定位目标内容；梳理核心内容，切实把“厚制度变为薄制度”。

（1）分门别类，排除查找浪费

办公室收到通用制度发文后，按部门进行一级分类，并发至各部门；各部门对制度进行整理后，再根据部门专业设置进行二次分类，各相关专业人员重点关注与其专业相关的制度。

（2）频率排序，规范制度存储

各部门按照采用ABC分类法，按制度使用的频率进行打分排序，将制度分为A、B、C三类，针对不同的制度采用不同的管理及学习方式。以办公室为例，办公室经过“整理”及分类的制度共54项，其中，使用频率在70%~80%的占制度总数的27%，使用频率10%~20%占制度总数的35%，使用频率0%~10%占制度总数的38%，以此确定办公室制度的管理方式。

制度排序后，对制度名称进行编号，按如下进行：制度名称前加编号“1”代表使用频率最高，加编号“2”代表使用频率次之，以此类推。在电脑存储中，默认按文件数字从小到大编号排序，如此减少文件查找时间浪费。

表 4 办公室制度ABC分类法

3、“清扫”，扫除运行障碍

清扫原指清除工作场所内的脏污，设备异常马上修理，并防止污染的发生。制度清扫指对制度进行监控和管理，针对差异性条款、出现矛盾的条款及时进行修正，使现行制度顺畅运行。对于新制度的产生，必须严格按照管理办法开展起草、会签、审查等程序，坚决肃清不按制度管理办法执行的情况；制度运行过程中，严格按照制度管理办法执行，坚决杜绝违规违章现象。

（1）修正差异，保障顺畅运行

已经运行的制度，出现差异及矛盾进行调整和修改，避免出现上下级制度冲突、同一业务、职责多项制度相互矛盾等情况。出现下列“母制度”变更、事实变更、制度相互矛盾、检查暴露问题等情况，应当修订已有的规章制度。制度运行中，发现差异条款的，严格按照《国家电网公司通用制度差异条款管理细则》执行。制度修订原则如下表所示。

表 5 制度修订原则

（2）严格程序，杜绝违规违章

按照《国家电网公司规章制度管理办法》，对制度执行的程序进行梳理，明确各环节责任部门、程序要求及必要留存文件。公司对制度从产生到执行到消退进行全生命周期管理，“清扫”不符合要求的制度，“清扫”不按要求执行的事件。如，对于新产生的制度，必须严格履行以下1-3程序，程序未执行到位、必要文件不全的，不能录入制度模块，禁止发布执行。

表 6 公司制度新建程序要求

4、“清洁”，维持管理成效

“清洁”指将上面“3S”的实施制度化、规范化，通过制度化来维持成果，并显现“异常”之所在。制度清洁通过建立检查日历，设置专人负责，每月一评的形式开展，保持制度管理成效。

（1）细化标准，建立检查日历

对“整理、整顿、清扫”工作的主要工作、开展时间及检查内容进行梳理，固化形成检查日历，制度全过程动态管理办公室按此开展活动检查，维持活动成效。

（2）专人负责，开展每月一评

制度全过程动态管理办公室负责日常检查管理工作，各专业部门为推进本专业规章制度贯彻落实和成效评价的责任部门，负责督导推进下级单位贯彻执行本专业规章制度，并对下级单位贯彻执行本专业规章制度情况进行基础考评。

5、“素养”，制度深入人心

“素养”又称“修养”，指人人依照规定行事，养成好的习惯。制度管理“素养”工作开展坚持“知行合一”，持续开展每周一课、每年一赛、精益实施等活动，养成员工依法办事的意识习惯，内化形成潜意识，并不断践行。

传播平台立体化，营造5S氛围。平面传播：①编发专题学习材料，将制度全过程动态管理实施方案制成小册子，分发至各单位、班组，确保传达到人；②鼓励各部门开展制度上墙工作，实现制度的可视化；多媒体传播：①将制度全过程动态管理执行情况制作成幻灯片，在办公楼一楼大厅电子屏滚动播放，引导员工积极参与；②在门户网站进行宣传，通过信息发布、交流互动等方式传播经验、分享感悟；③倡导制作制度的相关视频，让宣贯更轻松有效。

三、结论及展望

通过本项目的开展，，创立“制度5S”常态管理机制，推动公司各项管理工作规范化、制度化、科学化，后期将在此基础上，研发“智慧制度”管理平台，实现按照部门、岗位等多维方式进行快速、精准的查阅，摆脱繁重的纸质文件，促进公司规范化管理和依法治企水平全面提升。

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