浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径

浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径

陈滢滢

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摘要：国有企业中，办公室具有十分重要的作用，而办公室文秘人员的主要工作内容是收发文件、档案整理等，协调各部门间的工作。文秘人员的工作效率会对办公室的工作进度造成一定影响，因此，提升办公室文秘人员的素养是十分必要的。

关键词：国有企业；办公室；文秘；综合素养；途径

1国有企业办公室文秘工作的重要性

1.1助理角色，即员工和智囊团角色

在国有企业中，办公室秘书人员一般直接为领导服务，是领导决策的参谋长，起着辅助作用。这就是所谓的“谋略，胜千里”，可以比作领导人的“伸出手”。从工作职责看，国企秘书工作主要是协助起草公司的职工代表大会报告、经济工作报告和其他领导讲话等有关材料。还要经常深入基层调查情况，研究行业政策，为领导提供信息、资料、文件等决策依据，有时甚至需要提出建议，提出工作建议和决策方案，协助领导决策，工作计划制定等无疑表明了办公室秘书工作的重要性，是企业经营中不可缺少的一部分。

1.2枢纽作用，也就是对上对下的作用

一般来说，国企办公室的秘书人员起着领导层与外界沟通协调的作用，从而在企业各级之间建立起稳定而紧密的关系。在国有企业管理层中，各级领导班子是一个庞大而精细的系统，主要包括总部、分公司和基层领导管理机关。因此，在一个复杂有序的企业管理体系中，要求各级办公室秘书接受上级领导的指示和部署安排，并将其移交给为其提供详细服务的领导管理层；同时还要传达指示、安排并将同级领导管理部署到下一级单位，督促下属单位严格执行各项企业决策。领导和管理的精力和时间有限，不可能亲自动手，这就要求办公室秘书部和秘书人员发挥信息中心的作用，做到内外沟通、上下协调、左右安排，通过召开各类重要会议，做好舆论宣传，发布各项制度，使企业领导能够及时准确地掌握国内外政治经济形势、行业市场等变化，使各级国企职工尽快了解、熟悉和落实领导管理的决策部署部署，促进企业更快更好地快速发展。

1.3机要、保密作用

由于办公室秘书处在国有企业的关键位置，作为领导的助理工作人员，他经常陪同领导，处理企业的许多商业秘密、内部发展、管理状况等文件和资料，这就要求办公室秘书人员遵守有关规定企业的保密制度和职业道德，对所经营企业的秘密严格保密。他们不应该说你说的话。在现代企业激烈的市场竞争中，秘书一旦在工作中有意无意地泄露秘密，将严重影响企业的生产经营活动，导致在激烈的市场竞争中处于不利地位，甚至造成严重的损失甚至破产。

2国有企业办公室秘书队伍建设的重要途径

2.1多看高雅文艺书籍

俗话说“书中有黄金屋”，读书不仅能提高人的文化素质，还能增强人的外在气质。文化素养和气质都是国企秘书必备的素质。基于此，秘书应多读书，特别是一些优秀的文学作品，以加深其文化素养，成为一名有内涵的秘书。

2.2经常欣赏一些高雅的艺术

高雅的艺术不仅能陶冶秘书的情操，还能为自己的工作发展增添光彩。在国企办公室的接待工作中，一个既有沟通能力又懂高雅艺术的秘书，往往能把工作做好，使办公室最大限度地发挥作用。如果我们有音乐和诗歌方面的文艺能力，对秘书工作的发展将是大有裨益的。因此，国企领导在选任办公室书记的过程中，需要考虑到自己在这方面的能力，同时要优先考虑具有相应文艺专长的人。

2.3增强秘书的责任感

作为一名秘书，我们应该积极工作，树立为他人服务的理念，帮助企业领导更好地完成相关工作，绝不以权谋私，永远牢记自己的工作职责。对于企业领导来说，秘书人员是他们称职、能干的人才，在各部门之间传递信息方面发挥着重要作用。在一个企业的发展过程中，它的作用就像水对鱼一样，缺一不可。在开展工作过程中，要协助领导制定相关工作计划，处理好与同事的工作关系。具有一定的服务意识，认真完成领导交办的任务，有效利用业余时间拓展专业理论知识，提高工作能力，积极配合同事和领导营造良好的工作氛围，在这样的环境中逐渐开阔视野。通过各方面工作的积累，逐步提高自身素质和心理承受能力，从而有效保证各项工作的有效开展。

2.4提升信息处理能力

2.4.1收集信息的能力

国有企业办公室文秘工作要增强信息收集能力，通过网络、报纸、期刊、书籍等渠道掌握熟悉党的理论、政治经济、管理等专业知识，了解收集国际政治经济形势、国内政治经济形势和行业发展态势，熟悉本单位的战略部署、制度和决策，熟练掌握管理、技术、政治经济等相关知识，为企业决策做好知识储备;要站在对企业发展有利的角度对各类信息进行收集整理，充分分析考虑企业领导层的决策需求，多方面收集有利于改善企业发展的信息;要在工作实践中提升对有用信息和关键信息的敏感度和判断能力，强化国有企业办公室文秘人员的信息处理能力。

2.4.2处理信息的能力

毛泽东同志在《实践论》中指出:“将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫。”在实际工作实践中，国有企业文秘工作人员要在繁多复杂的信息中找到对企业决策有利用价值的信息，对各类信息进行去粗取精、去伪存真，这就要求必须具备整合企业决策信息的能力。作为国企文秘工作人员，要善于发现、勤于思考，经常留心最新研究理论成果和国内外最新政治经济社会动态，通过独立分析思考或头脑风暴法等集体思考方法，充分挖掘出具有战略价值、对企业发展有利的信息;要善于借助现代化信息工具，树立工作创新意识，打破传统思维，提升个人的总结、分析及归纳的能力，对复杂多样的信息及时准确进行整合处理，从而得出信息中所暗含的新趋势、新发展、新价值。

2.5提升综合职业能力

在复杂的国有企业组织结构中，办公室秘书人员是企业的核心枢纽，是领导的顾问和助手。要提高综合职业素质，更好地适应职场发展的需要，更好地为企业服务。那么如何提高秘书人员的综合业务能力呢？我们可以从以下三个方面着手：首先，我们需要有一定的沟通技巧。在国有企业中，秘书作为领导身边的工作人员，一方面要与领导沟通，做好相关的服务工作，另一方面要与同事和有关部门协调，及时落实领导的指示和安排，完成交办的各项任务需要一定的沟通和服务技能。对领导来说，秘书人员要正确定位，不越权、不越位，做好助理工作；要善于观察领导的日常工作态度、习惯、方式等，从中分析领导的个性和做事方式，为更好地配合领导打下坚实的基础。至于同事，他们应该在工作中尊重他人，提出自己不理解、不知道的问题。俗话说：“听道是第一位的，是艺术界的特长”。秘书人员不全面，不懂所有专业技能。因此，他们要有团队精神，保持宽容的心，敢于承担责任，在一定范围内做好力所能及的工作。二是要有适应环境的能力。一般来说，秘书人员在工作中经常遇到工作突发事件，这就要求秘书人员提高应变和判断能力，判断形势，分析现状和困难，分析主客观因素的变化，做出相应的调整，做好准备，及时解决问题。第三，要有一定的战略思维能力。作为领导身边的员工，国有企业的办公室员工必须树立全局性和战略性思维，从领导的立场出发，着眼全局，主动把自己放到企业发展战略和市场环境中去思考问题，从而更好地引导高质量信息的及时反馈。在工作中，秘书人员要积极参与企业管理，参与企业重点工作，了解企业重点工作，掌握工作大局，从企业整体水平把握发展方向，做到忧患共担、服务共担企业的整体情况，而不仅仅是做一个简单的服务或实现工作。

结论

综上所述，在当前国有企业全面深化改革的大形势下，国企文秘工作人员只有脚踏实地、真抓实干、严谨认真、注重细节、勤于研究思考，不断努力提升理论学习、信息处理、公文写作及综合职业能力，才能更好地提升工作效率，提升辅助决策能力和水平，为企业未来发展作出新的更大贡献。

参考文献：

[1]王晓晖.国有企业办公室文秘工作水平的提升策略[J].办公室业务，2018（24）：59.

[2]贾玉梅.浅谈企业办公室文秘工作质量和水平优化策略[J].现代经济信息，2019（12）：75.