事业单位档案数字化管理的现状与对策

事业单位档案数字化管理的现状与对策

曹梦

南京市人防工程监督管理处 江苏南京 210008

摘要：事业单位中的档案管理工作十分重要，随着信息化、数字化、互联网化时代的到来，要善于利用先进技术对事业单位档案管理进行分析、改进和优化。认真研究与部署数字化管理，有利于事业单位档案管理的降本增效。

关键词：事业单位；档案数字化管理；现状与对策

1导言

档案管理作为事业单位管理的重要组成部分，对事业单位的协调、高效运转产生至关重要的作用。随着网络技术和电子信息技术的发展成熟，档案数字化管理模式越来越多地被应用到事业单位的档案管理事务中，但是由于各种原因的影响，当前事业单位的档案数字化管理还存在一些问题。通过档案数字化管理的现状、问题分析，探讨相应的优化对策，为事业单位档案数字化管理工作提供一定的建议参考。

2事业单位档案数字化管理的意义

随着信息时代的到来，事业单位档案管理通过运用计算机技术提升了档案管理的成效，方便档案的收集工作与归档工作，改变了传统档案管理模式，是档案管理的创新。档案管理人员通过操作相关软件对资料进行增减、变更，工作效率大大提升。而且档案数字化发展还可以促进新型管理方案的落实，在很大程度上节约了人力与财力。事业单位的发展要求档案管理也要跟得上时代发展的步伐，必须要从数字化管理方面下功夫，查阅档案更加便利，为高校的可持续发展提供了保障，也提升了高校管理的信息化水平，具有非常重要的现实意义。

3事业单位档案数字化管理的现状

信息技术高速发展的今天，档案管理工作环境也在不断的优化，专业理论知识的支撑也是其发展的一大优势，档案管理理念上也开始有所转变。但是，我们在看到成绩的同时，不能忽视事业单位档案数字化管理存在的问题：

3.1工作标准缺乏科学有效性

就当前情况来看，很多事业单位都开始重视档案的数字化建设工作，但是并没有认真、仔细的探讨单位的数字化档案管理开展到什么程度？数字化管理要达到什么样的成效？单位所制定的档案数字化管理制度也没有对其做出明确的规范和要求，部分管理人员在开展档案管理工作的时候会抱有“侥幸”心理，漫不经心、敷衍了事，并没有统一规范化的要求，只对那些特别重要、价值特别高的档案进行了严格意义上的编号、归档，导致事业单位数字化档案管理的局面比较被动。

3.2档案数字化管理安全意识不到位

通过互联网技术进行档案数字化管理工作能够大幅度提升工作成效，让档案管理变得更加方便，但是互联网的安全一直是业界所担忧的问题，一旦受到黑客的攻击，或者计算机受到病毒感染等都会影响到信息安全。由于部分事业单位档案管理工作是由一些非专业人员承担，缺乏必要的计算机技术知识，不能全面认识到档案管理工作，信息安全意识淡薄，导致档案数字化管理中的一些重要信息存在泄露的风险。

3.3档案数字化管理人员综合素质有待提高

在开展事业单位档案数字化管理工作中，人才的重要性不言而喻。档案管理数字化工作的开展主要是依靠人员展开，信息技术的飞速发展要求人才的素质必须跟得上，而档案管理数字化也在要求工作人员必须能够与时俱进。纵观当前事业单位档案管理人员现状能够发现，由于受到机构编制等因素的影响，档案管理人员的更新比较慢，现有人员缺少专业化的培训，导致文化软实力受到了限制，专业性不强加上管理技能不到位，缺乏专业与管理技能于一身的核心人才势必会影响档案管理数字化工作的开展。

4事业单位数字化管理的对策建议

4.1重视打造数字化管理的科学体系

未来的事业单位档案管理工作应当是纸质、电子的结合，数字化、信息化的结合，传统和现代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技术，提升数字化效率，应当要着力打造数字化管理的科学体系。要把数字化工作作为一切活动的原动力，不断加大档案管理的科技含量，要构建相应细化的管理措施。针对不同类型、不同性质、不同类别的档案，采取不同的管理手段，设置详细的岗位职责和岗位制度，明确具体负责人。档案管理的科技工具采购也要因地制宜，选择适合本单位的软硬件，并及时维护。

4.2深化档案数字化管理的安全保密制度

档案管理很重要的一个环节就是保密工作要做到位，无论是个人信息、单位信息，根据信息的等级、重要性，会有一定程度的保密时限、级别要求。如果信息泄露，轻则泄露机密，重则被不法分子利用，给单位造成的损失无法估量。首先，要根据档案的特点、内容、重要性设置保密级别，配备相应的管理权限，能够控制信息安全和管理成本的平衡。其次，档案管理人员要有安全意识和信息管理技能，能够有效管控数字化信息的安全性。再次，要对系统进行有效加密、定期维护、检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案管理的安全。

4.3提升档案管理数字化的软硬件性能

第一，要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势，提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份，来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。第二，提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品，还是硬件设备，都要依据档案管理的设计标准，符合日后升级的可靠性。同时，网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外，支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。第三，提升档案管理的性能。机房应当配备阵列性产品，确保系统网络优势、在线升级、在线存储能力。同时，档案管理系统还应当具有一定的开放性，更好地适配日常工作中的各类终端接入，充分发挥档案数字化资源的优势。第四，硬件方面应当要控制信息载体的质量，延长电子文件载体的保存时间，确保信息硬件不会受到湿度、温度的影响而遭受破坏。软件方面则要选择一定密码管理、多级权限控制，不断强化系统的保密作用，有效避免系统和内部数据遭到修改、破坏、无权限访问。

4.4完善办公系统和档案管理系统的接口

为了确保事业单位档案管理数字化进程的建设，还应当重视办公系统和档案管理系统的衔接，系统数据库建设过程中要增加一些查询接口，为资源的有效利用打下基础。结合数字化管理的实际情况，事业单位也应当更新档案管理制度，确保档案管理系统运行的科学化，包括档案的归档、文档一体化、数字档案坚定制度、文件保密制度、网络安全制度等等，确保档案管理的有效性。事业单位科研档案则具有一定保密性，在调用过程中一定要有可追溯性，让符合权限的人方便调阅，所有调阅情况都有历史记录可以追溯和适当的审批。在档案数字化安全性和档案价值实现方面实现平衡。

5结语

总之，事业单位档案数字化管理属于一项基础性的工作，也是整个组织管理工作的关键组成部分。在现阶段，要能够认清事业单位档案数字化管理的现状，完善档案数字化管理制度，加大资金投入来更新技术设备，提升档案管理人员的综合素质，从而为事业单位档案数字化管理打下坚实的基础。

参考文献

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[2]卢秋蓉.机关事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务,2017(08):167.

[3]田爽.事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].科技传播,2016,8(02):52-53.