档案管理工作存在的问题与对策

档案管理工作存在的问题与对策

石福君

克东县五保供养服务中心 黑龙江省齐齐哈尔市

164800

摘要：在现代化事业单位发展过程中，档案管理成为事业单位管理不容忽视的内容，起着强化事业单位发展与决策的支撑性作用。因此，事业单位要将档案管理工作纳入事业单位规划，以精细化管理为手段，从制度、体系、人才建设等多方面出发，积极创新，强化对档案管理各个环节的细化，将责任落实到位，切实提升档案精细化管理水平，推动事业单位实现稳定与长远发展。基于此，本文主要探讨了档案管理工作存在的问题与对策。

关键词:档案管理；问题；对策

引言

档案管理工作作为一个单位或者事业单位的基础所在，起着至关重要的作用。但在目前的实际工作过程中，会遇到很多问题，针对这些问题做出相应的解决办法，是确保当前档案管理工作的前提，也是一个单位或者事业单位能够正阳运行的保证。所以，相关单位要做好档案管理工作，为单位的发展奠定良好的基础。

1文件管理在信息时代的重要性

：事业单位档案管理是事业单位当中一项基础性工作，档案管理水平会直接对事业单位发展情况及经济效益水平造成一定影响。事业单位实际运行的过程中，事业单位档案是一种十分重要的信息资源，可以在事业单位实际运行的过程中提供一定参考依据，事业单位档案管理是事业单位当中一项基础性工作，其所发挥出的作用，是会随着现代事业单位制度的构建以及对事业单位档案的认识不断深化而增强的。新形势之下，事业单位档案管理工作进行的过程中，怎样才可以将自身的作用充分发挥出来，怎样才可以在事业单位生产经营的过程中更好的提供服务，是事业单位档案管理人员实际工作的过程中，应充分重视的一个问题。

档案的记录主要是为了今后的工作提供重要的原始资料和查证依据，但是传统的档案管理查阅困难，难以发挥档案管理工作的真正意义。随着时代的不断发展，特别进入信息时代后，计算机的使用极大地提高了文件管理的效率^[1]。人们可以使用计算机来检查和记录文件，从而不断减少文件管理的工作量并提高文件使用效率。通过计算机进行档案的存放工作，可以减少档案的占地面积，还可以让档案免遭受到外力的破坏。因此，将信息时代的档案管理工作从传统方式转变为信息化方向是必然趋势，对档案管理的发展起到了巨大的推动作用。

2当前事业单位档案管理中存在的问题

2.1 缺乏精细化的档案管理制度

当前很多事业单位在档案管理的职责和制度上不够完善，且没有全面检查考核，标准缺乏统一性，系统性不强，很多管理环节凸显粗放性，细节不到位，使一些应归档的文件依旧存在某个人或者是某个部门中。此外，档案载体的多样性，业务部门很难将其完善、长期保存，这使得很多档案资源收集不完整，不利于档案的查询与利用，阻碍了信息资源价值的实现。这一问题的存在严重影响到事业单位档案管理工作进一步发展，更难达到精细化管理的要求^[2]。

2.2 档案管理人才培养力度差

在现阶段，档案工作未能在事业单位内部形成共识，很多事业单位将档案管理工作简单定义为资料的整理与保管，忽视其在事业单位发展中的信息支撑作用。思想的滞后使得整个行业专业人才不足，人员流动大，结构不科学，专业技能不强，很难充分发挥档案管理的作用。此外，档案管理人员忙于处理繁杂的工作，缺乏专门系统的培训和学习，对于档案法律法规也认识不足，导致他们的专业能力和整体素质很难适应事业单位不断发展的需求^[3]。

2.3 档案信息化管理水平亟待提升

在信息技术快速发展的今天，依然有很多事业单位使用传统的档案管理方式，这种传统的管理方式已越来越不能适应现代事业单位发展的需要了。即便现在市场上用于档案管理的软件各种各样，但大多数档案管理软件只具备了收集整编、数据管理、检索浏览、统计汇总、权限设置、系统维护等基本功能，没有做到与其他各信息系统之间衔接，更不能接收和兼容各信息系统生成的电子文件，这也影响了事业单位档案信息化的发展。

3档案管理工作的对策

3.1 加强重视程度

在当前的档案管理工作过程中，要加强单位对这项工作的重视程度。首先，作为单位的负责人就要加强这方面的思想建设，加大对档案管理工作的重视性。其次, 最为档案管理的直接操作者，档案管理工作人员的素质和知识结构也是十分重要的，要加强这些人员的思想建设和定期对这些人进行培训工作，使其真正掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案管理的质量^[4]。

3.2 健全档案管理制度

相关部门要在实际的档案管理工作过程中，要制定相对科学、合理的档案管理制度，并严格按照这些规章制度执行档案管理工作。同时，规章制度的建立，能够在约束职工的同时，还能够在一定程度上约束单位领导的行为。这些规章制度由档案管理部门来制定和执行，在执行过程中要真正做到奖罚明了，充分体现其权威性。

3.3规范化的完成档案管理工作

切实依据本事业单位实际情况，构建出较为完善的档案管理制度，切实依据文件材料内容开展分类及归档工作，积极在以往档案信息收集方法的基础上进行创新，积极使用事前监控收发文件以及登门寻找等措施，争取可以将广泛收集和重点收集相互融合起来；切实把握时间要求，遵循各种类型档案的形成规律，在适当的时机下进行收集；促使档案资料的收集范围变得更为丰富一些，既应当在实际工作的过程中收集纸质载体，也需要收集其他各种介质的载体。推动档案滚来工作向着规范化的方向转变，要求各个档案管理人员实际工作的过程中，依据现行规章制度中提出的要求，妥善完成档案管理工作。各种类型载体的档案都应当统一管理，为后续档案信息的利用做出保证^[5]。

3.4提高档案管理人员的整体素质

对于当前事业单位档案管理工作，深受事业单位发展以及信息技术的影响，精细化管理模式成为影响管理效果的重要因素，人才建设更是重中之重。一方面，作为新时期档案管理人员，要正视信息化管理的特征与优势，在充分发挥大数据优势的同时，注重对信息安全风险的有效防控，准确定位原因，制定行之有效的解决策略。另外，要对档案管理信息化环境下的岗位职责进行细化，以便顺利实现职业技能精细化目标。由此可见，档案管理者职业技能与信息化素养是实现精细化管理目标的重要途径，要重视进行专业培训，加强考核，尤其关注其网络应用、安全管理以及档案收集归档能力，以岗位为依托，进行针对性技能提升，以便充分发挥管理人员的各自优势。

3.5 切实提升档案利用率

在各个事业单位当中，无论是哪一种类型的档案，其实都有十分重要的价值，可以在实际工作的过程中起到一定借鉴性作用，甚至在某些情况下还会发挥出十分重要的作用，因此事业单位管理人员实际工作的过程中，需要纯属的去使用档案本身的功能，妥善完成档案的维护工作，尽可能让原本死板的档案转变为活泛的资料，更好的在事业单位发展的过程中提供服务，促使事业单位可以在实际运行的过程中获取到更多的经济效益及社会效益，最终也就能够在我国构建可持续发展型社会的过程中，起到一定推动性作用^[6]。

结束语

综上所述，在社会经济快速发展的新形势下，档案管理工作的模式也发生了变革，信息化和电子政务成为新形势下档案管理的主要发展趋势。在档案管理新旧模式碰撞下的档案管理工作，依然存在一些问题，这些问题甚至严重影响着档案管理工作的顺利开展。所以，有必要深入分析新形势下档案管理的突出问题，结合实际情况提出有效的解决对策。

参考文献：

[1] 张晔红. 新时期国企档案管理工作的问题与对策[J]. 经贸实践,2018(5):245.

[2] 刘鸿鹤. 浅谈新时期事业单位档案管理与对策[J]. 农村实用科技信息,2019(7):44.

[3] 张梅. 新时期事业单位档案管理工作创新思路研究[J]. 现代经济信息.2019:12.

[4] 单鹏斌. 新时期学校档案管理规范化创新路径研究[J]. 中国民族博览,2019(12):253-254.

[5] 侯浩. 新时期下高职院校档案管理工作的问题及对策[J]. 智库时代,2019,193(25):91-92.

[6]吴蕾.在市场经济条件下事业单位加强档案管理工作的必要性核心要点构架[J].现代经济信息，2019（16）：108.