试论如何提高档案管理工作的水平

试论如何提高档案管理工作的水平

李雷

克东县城镇居民最低生活保障中心 黑龙江省齐齐哈尔市

164800

摘要：新形势下档案管理工作存在很多挑战，但是同时也为档案管理工作的创新发展提供了良好的路径，在这种情况下，对企业档案管理领导、管理工作人员等都提出了相关的要求。针对目前档案管理需要树立好良好的服务意识。创新意识，从多个角度出发，奠定档案管理工作的地位，促进档案管理工作的现代化发展。基于此，本文主要探讨了如何提高档案管理工作的水平。

关键词：档案管理；工作水平；科学化

引言

档案管理是一项复杂而重要的工作。如何提高档案管理工作效率，更好地服务于当下社会，是值得我们思考探究的。建立电子档案、信息检索以及提高管理人员综合素质等，可以实现管理工作的有效进行。从而使档案管理工作朝着科学化、现代化方向发展。

1档案管理工作的重要性

做好档案管理工作，一方面，可以让企业管理者及时准确地了解企业整体经营现状，为其准确把握经营策略提供可靠依据，更能为企业决策提供支持性的证据；另一方面，有利于社会各方面准确认定企业经营成果，为企业同各相关方合作打好坚实的社会基础。

做好档案管理工作，要不断更新档案管理观念，勇敢探索、尝试新的档案管理手段，通过档案全面、真实地记录企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合，决定了该企业资源配置的取向和模式，对于实现企业经营战略，提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于提升企业在市场经济中的竞争力有重要意义^[1]。

2新形势下档案管理质量提升面临的挑战

新形势下，档案管理工作最显著的特点是管理技术更先进，与时代发展接轨；管理内容更丰富，需要先进设备完成；管理分工更专业，体现出管理工作的专业化发展。其中，技术更先进集中体现在目前的档案管理工作，普遍使用计算机技术和网络技术，和传统档案管理工作相比较而言大大提升了档案管理工作的效果，提升了管理工作的内容。档案管理工作涉及更多的内容，在新时代下，由于知识与信息的爆炸式增长导致了信息的海量化发展，而很多信息都成了档案管理工作中的内容^[2]。分工的专业化意味着档案管理工作的开展，已经成为专业化管理工作在众多单位的发展中得到了重视，提升了档案管理工作的地位。但是在新时代下，档案管理工作的开展仍旧存在很多缺陷，如档案信息的真实性、保密性、读取问题、存档问题等等。针对这些问题，需要加强对档案管理工作的革新和管理。如在美国阿波罗登月中的电子信息在读取上存在问题，由于存在大量管理漏洞，导致国家机密存在泄密问题，这在新形势下对档案管理工作提出了更多的要求。

3提高档案管理工作水平的有效途径

3.1 从建章立法入手

不同单位在档案管理工作上的规定和标准各不相同，许多单位缺乏规定和标准，大大降低了档案管理工作的标准化程度，造成工作效率低、档案质量参差不齐的现象；不仅减弱了档案的存取与调配效率，影响了档案管理信息化发展进程，还降低了档案的应用率。大量低水平的重复作业与建设由此产生。同时，相关制度的滞后也令档案管理工作只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展，更没有突破。因此，建立相关制度规范档案管理工作迫在眉睫，加强制度的建设和章程的规范需要提出标准化的档案管理工作流程，而这个流程应符合实际工作需要^[3]。

3.2健全体制管理

如建立健全奖惩机制，在档案管理的过程中，需要认识到档案管理工作需要档案人员具备良好的耐心、责任心，才可以在众多的档案管理工作中，从复杂且繁琐的文字工作中做好事业的决心。但是档案管理非常消磨人的耐心，这会对档案管理人员工作造成严重的消极心理。所以在档案管理工作进行的过程中需要制定完整的档案管理奖惩制度来规范档案管理工作人员的行为，只有严格规范档案管理人员行为的同时适当提出相关的奖励，可以从一定程度上激发档案管理人员对工作的积极性，在一定程度上限制了违规操作情况和管理不当的情况存在。管理部门还可以对档案管理人员的综合工作能力进行分析，对优秀的人员提供物质奖励、精神奖励等等，在实际的工作中，可以淘汰存在消极工作态度以及工作上有问题的员工，综合提升档案管理工作的质量。

3.3建立信息检索系统

计算机的信息存储量非常丰富，可以容纳海量的档案资料。建立信息检索系统，有利于方便准确地检索到所需信息，节省用户的时间，提高档案管理人员的工作效率。在检索页面，可以设置不同的检索途径，例如：档号、责任者、题名、关键词等，多样化的方式，从而提高检索的精确性。此外，网络使人们不再局限于一时一地，它可以打破时空界限，更加方便信息查询。档案检索工具有利于档案管理人员进行档案的收集、整理、统计等。应根据档案室实际情况，编制多种检索工具，力争做到“全、准、快、便”，这样的检索工具才会实用高效。这仿佛是一个微型的“档案室”，在其系统内部，一切皆“井井有条”，可以快速精确查询到相关档案信息，最高效地完成工作

^[4]。

3.4规范外借制度

档案的归类、整理和外借等一系列程序，只有在相关制度的规范下，才能合理有序地进行。面对需要外借档案的用户，管理人员应做好相关登记工作，规范档案外借制度。借阅人员应首先填写借阅审批单，并且要持有相关身份证件。这就要求档案管理人员要认真核对信息，并按规定办理相关手续。用户在档案借出后，也应该爱护档案、不得随意涂抹等，并按时归还。单位内部要制定完善的相关制度，加强档案管理人员的理论学习，使其明确制度规范等。档案管理人员和用户共同遵守相关制度要求，才能使档案管理工作高质量、高效率地进行。文书档案、科技档案以及其他专门档案等要做好相关归档工作，如此取借和存放才能更加有序。“对号入座”，方可取得事半功倍的效果^[5]。

3.5加强信息化建设

加强信息化建设，提高档案管理工作的信息化水平是这项工作发展的必然趋势。当前是信息化时代，档案管理工作的手段和方式发生了较大变化，电子档案的应用是档案管理现代化建设的重要途径。由于时代发展对档案管理工作提出了新的要求，那么工作开展期间则一定要顺应时代的发展形势，利用信息化技术手段来提高工作水平。首先，要强化基础设置，根据档案管理工作的开展需要配备齐全的软件设施设备，促进工作的多样化开展。其次，要建立计算机管理系统，利用计算机设备来管理档案信息资料，实现资源效益最大化。最后，要通过网络平台进行档案资料信息的传递，实现资源的共享应用。但是在提高档案资源使用效率高的同时也需要保证档案资料的应用安全，建立完善的规章制度对档案资源的共享应用进行监管，防止出现档案丢失和被篡改的情况^[6]。

结束语

综上所述，档案管理工作在单位发展中起到了重要作用，是各项工作顺利开展的基础。信息化发展进程在不断加快的过程中，档案管理工作也需要与时俱进，对档案管理工作方式进行创新，改善以往档案管理工作中存在的不足，转变传统的思想理念，优化管理手段，对档案资料进行合理的开发与利用，将档案资料的作用和价值充分体现出来，通过制定切实有效的管理方案来提高档案管理工作水平。

参考文献

[1]孙延光.试论如何提升档案管理的科学化水平[C].决策论坛———地方公共决策镜鉴学术研讨会.

[2]展贤东.浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务，2018.

[3]龙海舰.论提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策[J].文化创新比较研究,2018,50(14):150+152.

[4] 王庆丰. 浅谈档案管理工作的重要性[J]. 办公室业务，2018(20).

[5] 郑盛楠. 机关事业单位档案管理创新与改革探讨[J]. 人才资源开发，2016(22).

[6] 冯丽丽. 试析档案管理工作的创新发展[J]. 黑龙江档案，2019(4).