现代图书馆纸质档案数字化管理新思路分析

现代图书馆纸质档案数字化管理新思路分析

白启霞

山东省淄博职业学院，山东 淄博 255000

摘要：现代图书馆纸质档案管理工作是十分重要的，但是对于管理者而言，信息时代的发展，使得数字化管理逐渐普及，这一管理方式同时也带来了众多问题。管理者不得不分析纸质档案的价值来确定是否需要数字化管理，这给高校图书馆信息工作增加了难度。本文主要依据现代图书馆信息管理工作的现状，提出了数字化管理的新思路，以期给现代图书馆纸质档案数字化工作带来一些帮助。

关键词：现代图书馆；纸质档案；数字化管理

1纸质档案数字化管理的优势

纸质档案数字化是信息时代发展的产物，对于传统线下图书馆的积极发展有着很大的作用。由于目前实体图书馆多为高校图书馆，高校图书馆管理工作数字化对于教师和学生的学习有很积极的意义，对于管理工作者来说也是提升图书馆服务的一大机遇，主要优势有以下几方面：

1.1有助于资源的建设与开发

资源的整合利用需要强大的档案数据库支持，相关的重要文件应该整理好之后转化为图片、视频等形式进行相应的保管。数字化管理可以有效的提高文档保管的效率，使其工作更为便捷，从而推动管理者的工作进度。除此之外，相对于传统纸质档案的管理方式，数字文件可以极大地提升使用率，促进资源的开发与利用，对原始文档也起到了很好的保护作用。

1.2促进了电子归档工作的积极发展

电子归档实现了传统纸质档案向数字化的飞跃^[1]。纸质档案保存起来占地面积大，而且不便于寻找和使用，往往制约了图书馆规模的扩大以及馆藏的扩充，实行电子档案管理的方式则很好地弥补了这一缺陷。数字化管理可以有效区分不同类型、不同层次的电子档案，如果管理者能够高效利用就可以促进图书馆电子归档工作的积极发展。

1.3提高图书馆档案的完整性和永久性

数字化检索是数字化管理长期发展而来的应用，这一应用可以缩减检索书目所用时间并且提高了检索的准确率，如果发现档案出现缺失、遗漏等情况，及时利用网络来查漏补缺能够有效保证档案的完整性。同时，档案数字化使得一些陈旧、残缺的照片、古籍等可以相对永久的保存下来，给后人提供了学习和了解前人文化的机会，某种程度上帮助图书馆实现了其价值和意义。

2纸质档案数字化管理中存在的问题

2.1管理理念落后

信息时代的发展催动了大数据平台的应用，但是我国大部分管理工作者的管理理念发展滞缓，仍然根据经验使用传统的纸质档案管理方式。即使目前图书馆都在推行数字化的管理方式，实际上管理者利用数字化管理的便捷但是心里却并不能真正认可数字化资源对自身发展的重要性。数字化技术在图书馆纸质档案管理中并没有完全发挥作用，管理者机械性地存储档案信息，其理念和想法得不到转化，一段时间之后数字化管理就会逐渐固化、僵硬，现代信息技术在图书馆的应用也会因此夭折。

2.2技术标准体系低下

信息时代背景下的档案管理是一种具有独特特征的工作，所具备的功能比较多样化，其所需存储的档案相较于过去也更加复杂，同时也给档案管理者提出了更多的要求和挑战。纸质档案数字化管理是势在必行的，但是就目前中国数字化进程来看，虽然信息技术早已渗透进各行各业，使用效率却很低下。尤其是在档案管理工作中，由于这一工作缺乏具体标准，而且长期以来对管理者的技术要求不高，数字化管理并未落到实处。数字化档案管理在一定意义上是要实现信息资源共享，而技术标准体系的低下却使不同软件、不同系统之间的档案独立开来，不仅没有实现数字化管理原有的目标，反而给档案管理工作的长远发展带来了消极影响。

2.3管理团队缺乏人才

在部分高校其实有开设图书馆档案管理这样的专业，但是由于这一工作缺乏挑战性，许多学生会放弃这一选择，这样的专业就成为了所谓的“冷门专业”。即使有学生选择了这一专业，就业情况也很不乐观。在实际工作中，大部分图书馆档案管理者都是依据常年工作积累的经验，只有很少一部分人有一定基础的管理知识。久而久之，图书馆档案管理团队缺乏人才、管理人员老龄化等问题就暴露出来了。而且，伴随着信息时代的发展，原有的管理人员对新技术的学习和利用进展很缓慢，数字化管理也是浮于表面。部分图书馆针对这一问题选择外包管理，但是也是收效甚微。合作者在不了解图书馆管理模式的情况下盲目接手，以致于管理中出现各种各样的问题，这显然是阻碍了档案数字化管理的发展之路。

3改进现代图书馆纸质档案数字化管理工作的建议

中国社会的变迁日新月异，对于信息资源的更新与管理变得刻不容缓，此时建立一个高效的数字化档案管理平台是非常必要的，这样才能更好地为社会发展服务，同时也为国家建设奠定了一定的基础。从一定意义上来说，一个国家的制度改革能发展到何地步，还是取决于数字化管理的最终成果。

3.1改变传统纸质档案管理观念，主动迎接数字化管理

在信息技术日益发展的今天，无论是普通员工还是上层管理者，都应该尽快扭转对于信息技术的错误观念。现代图书馆数字化管理不应该只是管理工作的辅助应用，档案数字化管理迫切需要得到重视，管理人员必须要充分意识到纸质档案管理数字化建设对于增强其工作水平、提升人民服务质量、整合国家档案信息资源的重要意义，同时管理人员将信息技术的利用放在工作的重要位置，这样可以有效促进纸质档案数字化的进程和发展。

3.2强化使用者的的电子意识，提升图书馆整体的服务水平

现代社会，信息技术在各行各业都已经普及开来，在图书馆中应用数字化管理平台可以极大的提高使用者检索的速度同时便于管理者时时监控。图书馆可以通过海报、专人指导等形式教授使用者如何利用数字化检索平台进行资源的查找，增强使用者的电子信息技术使用意识，同时借助互联网可以大大降低劳动力和物力并且保证检索书目的精准性，解决了纸质档案具体工作过程中出现的一些问题。除此之外，高校图书馆还可以利用网络给学生发布一些规章制度和学校通知，从而提升图书馆的整体服务水平。

3.3落实图书馆档案资源的共享工作，提高管理者的工作效率

档案电子化建设是一个系统工程，包括整体设计、设备选项、软件开发、档案整理、扫描输入、系统管理、磁盘备份和安全防范措施等，比如一组硬件和软件系统。无论是学校还是机构，每天都会通过各种软件上传大量的数据和文件进行存储，数字化系统将其备份整合。图书馆则可以通过数字化系统时时更新相关的信息资源，设置适当的档案查询系统，实现图书馆档案资源共享，从而提高管理者的工作效率。

3.4注重相关专业的人才培养，为现代图书馆管理注入新的活力

众所周知，随着信息时代的发展，对档案管理的要求也越来越高，这给档案管理者的工作也带来了挑战。现代图书馆应该为档案管理人员制定学习培训计划，定期进行相关技术的指导，这样可以帮助管理人员尽快熟悉数字化管理的流程和步骤，增强其管理能力，完成从传统管理方式向信息化管理方式的转变。同时高校应该采取相应的措施鼓励学生报考档案管理专业，为图书馆数字化管理培养一批新的人才，这样可以有效促进现代图书馆的改革与进步，使其迈入一个新的发展阶段。

结束语

总的来说，纸质档案数字化管理是信息时代发展的必然产物，它的出现反映了一个社会和一个国家经济、科技发展水平的提高，虽然目前数字化管理在图书馆档案管理中的应用条件还不够成熟，但是随着工作者和管理者的不断摸索和研究，完备的数字化档案管理平台很快就会建设起来。与此同时，还要注意人才的培养和管理工作者观念的转变。管理人员能力的提升也是促进图书馆数字化管理不断发展的重要动力。

参考文献：

[1]聂峰.现代图书馆纸质档案数字化管理新思路分析[J].才智,2019(15):239.