信息资源共享视域下档案管理创新研究

信息资源共享视域下档案管理创新研究

农海萍

南宁青秀山风景名胜旅游区建设工程和园林绿化所 广西南宁 530000

摘要：随着经济和信息技术的快速发展，在当前政府逐渐重视信息资源共享的社会背景下，档案资源的资源共享价值凸显。文章认为档案资源价值的发挥需要依靠良好的信息共享技术、共享机制与管理模式。当前我们应积极创新档案管理模式，集合管理资源，切实提升档案管理成效。

关键词：信息资源共享；档案管理；模式创新

引言

档案管理信息化建设，即在计算机网络的运用下显著提升档案的生成速度，并分类管理不同档案系统中的档案与资料，帮助利用者快速查询、使用档案信息，促进了档案作用的充分发挥。信息时代，在创新档案管理的途径中，应加大信息技术的利用程度，促使档案管理效率更上一层楼，对档案管理工作进行规范，推行标准化、规范化的档案管理，为档案管理现代化与信息化发展的实现奠定基础。

1信息资源共享视域下档案管理模式的现存问题

1.1管理理念相对落后

档案管理人员的管理理念会直接影响管理行为，从而会影响管理效果。在当前档案管理工作的过程中，可以发现部分管理人员仍然沿用传统的管理工作理念，对数字化管理理念缺乏正确的认知，导致在实际的管理过程中，无法对电子档案、数据库等予以理性支持态度，也就不会将大数据技术、云计算技术等与管理活动充分结合。而在实际的管理过程中，大部分管理人员都没有体现出以用户需求为主的管理导向，会导致档案服务与用户预期不符，从而会影响档案管理工作的现代化发展水平。信息化发展环境需要档案管理人员更加关注档案工作的规范性，因此需要提高对档案管理制度的重视。通过对实际的档案管理制度进行分析可知，其在多个制度方面都存在不够完善的问题，具体包括任务分配者制度、资源集成制度以及信息共享制度等。由于上述制度缺乏规范，管理人员在进行实际的档案管理工作时，就会缺乏有效的制度支撑，从而造成档案管理工作的混乱局面。

1.2档案服务效能低

现代化的档案管理工作与信息技术的结合程度越来越深，结合范围越来越广，计算机技术已经成为各个档案管理机构日常管理活动中的基本技术，而大部分档案管理机构也建立起了档案管理网站，但却呈现出各种各样的问题，导致网站服务效能低，具体体现在网站检索和浏览服务功能不完善等方面。在对档案信息资源进行共享利用的同时，也存在一个关键的影响其共享效率的问题，即存在难以打破的各档案机构间的信息屏蔽问题，机构共享意识低、协同发展机制不完善以及共享技术不过关等都是导致出现信息屏蔽问题的重要因素。

1.3信息化管理程度不够深入

结合当前大部分档案机构的管理工作现状来看，信息化建设与管理方面的主要问题在于信息化基础设施建设落后，主要原因在于资金和技术投入不够，并在信息化建设过程中也缺乏统一的标准，因此在后期档案管理过程中无法体现较高的规范性与有序性。此外，还缺乏各个档案馆之间的跨馆共建技术的研发，导致馆藏资源无法被有效的传播与共享。在信息化建设落后这一弊端中，最关键的还在于对信息化技术的应用不到位，具体包括大数据分析和挖掘技术、云计算技术等，导致无法挖掘出档案数据资源的深层次价值，也就无法彰显出档案资源较高的价值，不利于档案工作的可持续发展。

2信息资源共享视角下创新档案管理模式的路径思考

2.1加强宣传教育，树立共享意识

2016年，国务院印发了《政务信息资源共享管理暂行办法》，要求充分发挥政务信息资源共享在深化改革、转变职能、创新管理中的重要作用，加快推动政务信息系统互联和公共数据共享，增强政府公信力，提高行政效率，提升服务水平[3]。政务信息中也包括一部分档案信息资源，这就要求档案管理部门要配合政务信息资源共享的大政方针，做好符合条件的档案信息资源共享工作。负责管理档案的部门应加强对档案负责人的宣传教育与日常培训，将档案意识贯穿档案管理工作始终，明确档案信息资源共享的目的、意义和范围，做好该项工作。

2.2完善相关制度，提供组织保障

首先，档案管理的相关人员要摒弃封闭的档案管理理念，摒弃“重保管、轻利用”的档案管理工作方式，从档案制度体系更新与完善中明确档案管理的重要地位与流程规范。其次，要加强档案共享管理的顶层设计，制定档案信息资源共享发展的技术标准，明确档案资源共享的范围以及档案管理人员的权限，树立档案的归档与借阅流程，从制度上对档案的安全予以保护。

2.3建立共享中心，增强服务能力

首先，要充分利用现代化的信息技术手段和互联网、云计算、大数据等先进的科学技术，将档案信息资源数据进行整合，为档案数据信息资源共享中心的建立打基础。其次，要组织专业人员与档案管理人员共同设计科学合理、可操作性强的共享中心。在这个过程中应充分考虑到档案管理人员与档案借阅人员的需求与习惯，构建相应的服务模式，实现档案数据信息资源共享中心能够切实发挥效用、提升使用人与管理人满意度的最终目的。最后，要考虑到本单位或本行业的特色优势，不断丰富档案信息资源的数量，在服务广度、深度、高度等方面深入思考挖掘，努力为用户提供更多更优质的资源。同时在共享中心平台上应设置资源分类体系，以提升档案管理的工作效率与服务能力。

2.4强化档案信息数据库建设

信息时代，档案管理工作需要建设档案信息数据库，依托数据库进行档案信息的存储，从而推进档案信息化建设。档案信息数据库建设，需从细节之处着手，将信息技术有效融入档案信息管理中，以数字信息取代传统档案信息，并在网络存储空间存储数字档案。同时，需通过相关档案数字化网络、电子内容网的建设，有效控制电子文档，以便于随时处理电子档案数据。此外，还需加大网络平台建设力度，将档案管理服务系统与其他网络服务系统相结合，依托网络提供更优质的档案服务，推进档案管理服务质量与水平的不断提升。

2.5坚持安全第一，确保档案安全万无一失

第一，培养数字化档案馆工作人员的数据安全意识。在对档案数据资料进行管理时，管理人员要意识到在大数据环境与信息资源高度共享的环境下保障档案信息安全的重要性。尤其对于管理人员而言，首先要具备较高的数据安全管理意识。各个档案机构的负责人应积极的对档案管理工作人员进行培训确保档案管理人员能够精通数据库、管理软件等专业知识，并且具备应有的管理能力。其次，档案机构还要积极的引进先进的管理人才与技术人才，优化档案管理人力资源结构，推进档案管理的数字化进程。第二，多角度提高档案数据安全管理效益。在对档案数据安全进行保障时，需要工作人员高度关注电子档案的信息安全。管理人员应选择更加完善、应用技术更加成熟的硬件与软件设施，并做好对电子档案材料的备份管理。相关人员应加强对电子档案材料的质量检验，并做好电子档案材料的日常维护，避免出现损坏。

结语

信息化时代在带给档案管理工作机遇的同时，也带来了巨大挑战。依托信息化技术开展档案管理工作，不但能为档案管理工作提供效率与质量的保障，还能妥善解决档案管理安全方面的问题。管理人员在开展档案管理工作时，需实施针对性管理措施，通过创新档案管理工作模式，强化档案信息数据库建设等手段，不断推动档案工作信息化建设，从而最大限度地发挥档案的作用。

参考文献：

[1]张静华.我国档案信息资源从“独享”到“共享”转型的路径探析[J].山西档案,2017(2):59-61.

[2]任越.再论我国档案信息化建设的三个问题[J].山西档案,2017(1):54-57.

[3]方爱明.大数据时代档案管理工作的机遇与挑战探究[J].中国管理信息化,2019(18):179-180.