基层人社档案管理工作存在的问题及策略探析

基层人社档案管理工作存在的问题及策略探析

韩 彬

鱼台县人力资源和社会保障局 272300

摘要：现阶段，社会保障管理体系呈现日益健全的趋势，对于人社档案管理而言，深入的探索社会保障体系是至关重要的，并且还要做好相关的保管工作，避免出现消极的问题。因此我们应及时寻找人社档案管理工作中存在的问题，并且采取有效、合理的措施进行解决，从而在后续的工作中满足人们的不同需求。基于此，笔者展开研究，首先阐述了社保档案管理的特点，主要为四点，其次分析了目前基层社会保险业务档案管理工作中存在的问题，然后根据上次分析出来的问题，提供了一些解决策略，希望能够提供一定的参考价值和借鉴意义，最后针对全文的内容进行总结。

关键词：基层；档案管理；策略

前言：随着国家经济迅猛发展的时代的来临，对社会生活的要求也因此逐渐提高，倘若想要建立新兴社会主义国家，那么远远离不开基层人社档案管理，并且其也是整个社会体系中的关键。但是目前的基层人社档案管理工作还存在一些不足之处，仍然需要不断地探索，不断地研究，通过本文的研究，笔者希望可以使更多的人更加深入的了解基层人社档案管理工作的相关内容，自己的知识面也可以提高，同时也希望笔者提供的策略能够对基层人社档案管理工作有所帮助，为社会主义国家的可持续发展贡献自己一点点微薄的力量。

一、社保档案管理的特点

（一）全面性

人社档案管理涉及到的领域极为广泛，在社会中的任何一个行业都离不开人社保障，可是依据现阶段的情况，人社保障的核心对象是城镇户口的人们，关于社会保障，其包括了很多人社保障机制，比如医疗、就业、养老等等，随着目前发展水平的进步，我国的人社保障制度势必也会进步，在以前的基础上更加完善，有望使各个地区的人们都享受到人社保障带来的好处。

（二）不稳定性

人社保障的档案在某个时间会产生波动，具有不稳定性，在当代社会，房价一直在增长，给买房人群以及租房人群带来了较大的压力，而现在人社保障的出现恰好可以缓解压力，公司、企业会承担一部分费用，自己的资金得到了有效的缓解，可是所处公司、企业不同，规定也存在差异，无法享受相应待遇的人也是不胜其数，因此仍然需要完善，按照个人的工资上涨现象以及公司规定等[1]，这是关于住房公积金方面，未来还会出现其他问题，继续做相应的完善。

（三）惠及大众

任何一个公民都能依法享受到人社保障，每个公民都得到了非常大的保障，既有效的减轻了社会中的就业压力，又有效的解决了公民的养老压力。任何一个公民都应当积极的融入进来，融入的公民数量越多，则说明公民就更加重视人社保障，人社档案会持续的累加，然而各个人社公民的依据刚好就是档案，有了这个依据，就能给与权益保护为参保公民，对于任何一个参保公民来讲都具有重大的意义。

（四）标准性

人社保障是按照国家规定形成的使各个参保公民得到权益保护的有效工具，各个公民都避免不了发生疾病、养老、失业的情况，发生这种情况时候能够有所保障，保证每个公民都有待遇来享受。可是在基层人社档案管理工作的过程里存在大量的过程性的要求[2]，并且每个要求以及单位也存在明显的差异，因此对服务对象也存在差异，相同的是各个档案的生成模式。

二、基层社会保险业务档案管理工作存在的问题

（一）工作管理制度不完善

目前，基层对人社档案管理工作缺乏重视，没有对应的参考标准，存放档案的办公室一片混乱，没有条理，没有严格的监管工作，具有很多的危险因素极易导致档案破损丢失的局面发生。大部分的公司没有设置单独的档案室，都是放在相关管理者的办公室里面，分类模糊，存放杂乱，无法实现顺利的档案调动。可见，大多数基层单位对于合理、完整的管理方案都存在缺陷。

（二）档案管理方式落后

人社档案的用纸制作而成，拟定重要的合同也是这样。在进行档案管理的时候，缺乏具有科学性的录入方式[3]，依旧还是用纸质档案来保管存放，随着时间的推移，档案的字体容易变得不清晰，越来越模糊，或者被虫子咬坏。导致上述状况出现的主要原因就是缺少信息化的管理模式，调动档案就避免不了反复的翻阅以及复印，如此一来，页面会遭到破坏，甚至掉落，不仅产生了危险系数，也对管理人员的工作效率产生了负面影响。

（三）基础设施落后

最近几年以来，人社保障制度迈向了更高的台阶，因此存放管理的档案也越来越多，可是由于基础设施的落后无法满足档案对于存放地点的需求，多数情况下，存放地点都是空余的房间，以及偏僻的角落。室内没有较好的通风，也阻止不了大量阳光的进入，并且消防设备的老化状况比较严重。基础设施落后的问题对于人社档案存放而言，无疑是带来安全隐患的“凶手”。

（四）分类不清

任何档案管理工作中都存在分类不清的问题，人设档案管理工作也是如此。比如，装订规则 参差不齐，年份不同的卷宗书写格式也都不同，存放的具体位置没有清楚地标记等，这些都为人社档案管理工作的调动带来了困扰。

（五）档案升级工作与实际相脱离

对于人设档案管理基础设施的建设，政府提供了参考标准，在执行政策的过程中，下级单位仅仅考虑能否满足规定要求，根本不重视单位的现实情况。有许多设施只是摆设，人社档案管理工作宣传的力度不足，太过注重高科技信息化，往往忽视了档案管理人员的素质和能力。造成了部分已经建立的设备无法应用的现象产生，导致出现了严重的资源浪费。

三、提升基层人社档案管理工作水平的策略

（一）加强管理人员重视程度

对于相关的管理人员，应当加强思想教育方面的培养，提高其工作责任感，增加其重视程度，只有这样才可以有效的推动保管体系的不断进步。并且还应当建立合理的人社管理制度，把平时工作中的一言一行规范好，灌输为人民服务的良好意识，从而把人社档案管理工作融合到基层当中。

（二）加强从业人员教育培训

对于相关的管理人员，应当加强专业技能的相关培训，熟练地掌握计算机网络录入基础信息[4]，丢弃以往落后的工作流程，使其逐渐走向先进的信息化。并且从业者对于有关的法律知识也要熟练了解，准确的知晓档案里不能泄露的内容，在保管时候必须非常严格，做到合法调动，从而为投保人的合法权益提供有利的保障。

（三）创建完善的管理体系

人社档案的保管和记录应当实现一体化，单位内部人员需要商量出一套完善的档案管理体系。严格的审查任何一项录入、调档工作，规范章制度，使其的适用性更强，为档案管理人员的工作提供参照，开展时候方向更明确。归档的时候必须遵循档案所有资料完整的原则，并且在翻阅调档的时候必须记录，在摆放档案的位置标注准确的记号，尽可能的缩小翻阅范围[5]，使档案的质量不受到损害。

（四）加强各监管部门沟通合作

在管理部门开展工作 的时候，保存贯彻于整个过程，两者互相沟通，相互借鉴，为基层人社管理工作营造了良好的工作氛围。为基层人社经办机构设置良好的档案室，邀约专业的管理人员有效的管理人社档案资料，确保在所有环节都能科学、合理的进行，有利于社会的良好应用。

（五）建立信息化管理系统

人社档案基础建设的前提就是建立信息化管理系统，人社档案管理的发展方向是微机化管理，应当把档案管理软件开发的工作提到日程上来，为现代化的管理奠定坚实的基础，选择文件的不同类别进而形成保管期限，不仅防止了人工分类存在差异的状况出现，又把资料归档时人为因素的产生有效的降低了，在进行业务经办工作的时候，档案可以全面的发挥出自身的功能以及意义。

结束语：人社档案管理在社会中发挥着至关重要的作用，国家以及政府和居民对其都是比较重视，而且人社保障体系也在持续的调整，越来越完善，涉及到的领域逐渐增大，参与的公民数量也呈现持续增长的趋势，和各个参与的公民的利益都是息息相关的。所以，要科学、合理的管理人社档案，确保各个参与公民的利益不受侵害，使人社档案管理工作进行的更加顺利，这是各个人社档案管理人员必须做到的，也是义不容辞的责任。

参考文献：

[1] 马卫华 . 基层社保档案管理工作的实践与探索 [J]. 办公室业务，2018（20）.

[2] 方文蓉 . 基层社保档案管理工作的实践与探索 [J]. 东方企业文化，2015（06）.

[3] 刘冬梅.做好社保档案管理 推进社会保障事业快速发展[J].山东档案,2018(04):76-77.

[4] 刘影.大数据时代人社档案管理工作创新探讨[J].就业与保障,2020(01):100-101.

[5] 张彤.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化探析[J].办公室业务,2019(11):83+102.