浅谈新时期如何做好文书档案管理工作

浅谈新时期如何做好文书档案管理工作

黄鹂

东莞市人力资源和社会保障局企石分局 广东东莞 523000

摘要：随着我国社会主义现代化建设的进行，文书档案管理工作也发生了变化，以往的管理手段已经不再适应现代化的管理需求，面临着巨大的挑战。因此，在文书档案管理方面应该加强管理方式上的创新，采用现代化的管理方式，提高管理的效率。本文对文书档案管理工作的重要性进行了阐述，分析了文书档案管理工作的问题，并且提出了相应的对策建议，希望能够为我国文书档案管理工作提供进一步的帮助。

关键词：文书档案；管理；探讨

文书档案管理工作在各个单位中占据着非常重要的地位，良好的文书档案管理能够帮助单位建立起良好的发展依据，方便地查询档案资料，为现实工作作出参考。因此，文书档案管理工作的良好实现非常重要，也是管理人员在开展管理工作中的重要责任。本文通过笔者自身在文书档案管理工作中的经验，对文书档案管理中出现的问题进行分析，并且寻找解决问题的对策，希望能够作为其他专家参考的依据。

1. 做好文书档案管理工作的重要性

文书档案管理工作的主要内容是企业单位内部的政策和机密，因此需要具备较强的专业性，做好保密工作。文书档案管理工作具有极强的重要性，随着我国社会主义现代化建设工作的进行，良好的文书档案管理工作能够作为企业发展重要的参考依据，为企业各项资源的开发提供帮助。同时，文书档案又可以作为法律工作中的依据，具有普通文献不可比拟的法律职责，这是由文书档案本身的性质决定的。文书档案本身是在企业发展过程中自然形成的，因此具备一定程度上的客观性，能够真实地反映历史的状况。因此，作为凭据文书档案具备令人信服的功能。同其他文献不同，文书档案在工作中都留下了工作当事人的笔记、录像、声音资料，使文书档案的真实性大大增加，能够更好地被用作凭据的过程，作为其他各项活动中的参考。 因此，文书档案不仅能够作为凭据，还能够作为各项单位活动的参考依据，通过广泛地为人们各项活动提供参考，为人们更进一步地探索打下了基础，用真实的文书档案资料为人们的改造工作提供了经验。

2. 当前文书档案管理工作中存在的问题

1. 文书档案管理不够规范

目前虽然很多企事业单位都具有文书档案管理的岗位，但是在具体实施的过程中没有专业化的实施过程，导致管理过程中出现很多问题。如档案管理工作中没有规范档号、没有档案目录、没有规范标题等等，都极大程度上影响了文书档案管理的效果，导致文书档案管理工作混乱，失去了文书档案管理的客观性。

2. 文书档案检索效率不高

目前文书档案检索工具氛围手工检索和计算机检索，目前计算机检索方式已经被越来越多的企事业单位所使用。然而，一些单位依然在采用手工检索的方式，并且在手工检索的同时要求检索的数量不能落后，导致了大量手工检索过后的不合格产品，追求检索的数量而忽略了检索的质量，反而降低了档案检索工作的效率。

3. 文书档案管理人员专业素质不高

由于文书档案管理工作需要专业人员才能保证管理的质量，因此目前在文书档案管理工作中缺乏相应的人才。在进入21世纪以来，随着我国经济和社会的不断发展，文书档案管理工作变得更加复杂，相应的管理人才更加短缺。

3. 新时期做好文书档案管理工作的对策建议

1. 要进一步提高文书档案管理人员的责任意识

文档管理工作需要相关工作人员具备专业的责任意识，同时使管理人员在管理工作的过程中具备认真的工作态度和良好的职业道德，从而确保文书档案管理工作的质量。随着我国科技、经济的发展，企事业单位文书档案管理工作变得越来越复杂，需要相应的管理人员具备扎实的理论知识和专业知识，从而能够更好地利用专业知识对文档内容进行管理，从而保证文本档案的客观真实。因此，加强文档管理工作人员工作的责任意识非常重要，企事业单位可以向相关工作人员宣传各种法律知识，使文档管理人员加强自身的责任意识，从而使自己能够融入到文本档案管理工作的过程中，明确自身的职责所在。同时，企事业单位还要定期对文本档案管理人员进行工作能力的考核，确保文档管理工作的有序进行，确保文档管理工作的效率和质量。

2. 要进一步规范文书档案管理工作的程序和方法

首先，对卷宗进行筛选。通过全面的筛选工作，对卷宗中的无用部分进行删除，从而为进一步计算机文本档案管理工作铺平道路，更好地实现档案管理工作的有效性，使档案管理工作能够更加具备标准化。其次，最经过筛选过后的卷宗进行重新组合、归类，对文件的内容展开相互联系，同时重新修改在筛选过程中出现的缺少标题、缺少目录以及标题模糊的卷宗，使其符合标准化，使卷宗能够变得更加规范。第三，重新对卷宗的标题进行审查，保证卷宗标题拟定符合相关要求，同时确保标题检索过程中的准确率，规范标题的格式。在开展标题拟定的过程中，相关机构要能够对自身的简称进行规范，从而更好地解决检索过程中检索错误的问题，确保文本档案管理工作的准确性。

3. 要进一步加强文书档案管理工作的信息化水平

随着科技的发展，企事业单位也逐渐实现了信息化管理，在文本档案管理工作中要能够充分利用信息化管理手段，提高文档管理工作的效率和质量。在对电子计算机技术运用的过程中，要将不同的文档管理环节与计算机信息化管理的过程相对应，从而更好地实现文档管理的现代化信息化转变，使文档管理工作能够得到有效地完成。现代信息化文档管理技术能够使文档管理工作的质量和效率得到极大提高，因此相关工作人员要能够在工作中加强自身计算机信息化管理技能的提高，通过努力学习文档管理中的信息化技术，实现对文档的起草、修改、删减、检索等工作。信息化管理是目前文档管理工作的发展方向，因此相关工作人员要加强自身对信息化技术的学习。传统的纸质文档不仅管理起来复杂繁琐，而且极其容易出错。通过建立起文档管理工作的信息化系统，使文档管理工作的效率大幅度提高。同时，在文档信息化管理的过程中应该制定统一的标准，按照标准和规则开展相应的卷宗管理工作，降低了由于不同工作人员对卷宗分类、修改的不同理解而发生的错误。通过建立起完善的计算机信息化卷宗管理体系，能够在开展卷宗管理工作的过程中更好地提高自身的效率，更好地开展相应的管理工作，使文书档案管理工作得到简化，效率和质量都得到大大提高。

4. 要进一步提升文书档案管理人员的综合素质

在开展文书档案信息化管理工作中，工作人员的素质非常重要。相关管理人员要具备文档管理的责任心，具备端正的作风和做派，能够更好地根据实际情况解决实际问题。同时，相关工作人员在文档管理工作，应该具备较强的责任心和创造力，能够用更加有效的方式开展文档管理。同时，管理人员要能够跟上时代的步伐，熟练掌握计算机信息化知识，努力打造一批具备专业化的文书档案管理队伍。因此，加强对文书档案管理工作人员的培养非常重要，通过企事业内部的培养，提高管理人员的综合素质，进而更好地开展相应的文档管理工作，更好地适应现代化文书档案管理工作的要求。

四、总结

文书档案管理工作关系企业的发展，在企业的各项工作中占据重要位置。随着我国科技和经济的发展，文书档案管理工作的信息化不可避免，因此，加强相关管理人员信息化管理水平非常重要，能够充分实现企事业单位在开展相应文档管理工作中的价值，使文档管理能够真正为实现企业的可持续发展作出贡献。企事业单位应该通过加强文档管理工作人员的综合素质，提高文档管理工作的有效性，从而促进企业更好地发展。

参考文献

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[2]丛莉. 浅谈如何做好新时期医院档案管理工作[J]. 中医药管理杂志, 2012.

[3]董爽. 浅谈新时期如何做好文书档案工作[J]. 兰台世界:上旬, 2013(S2):29.