档案信息共享初探

档案信息共享初探

鲁伟丽

河北大学管理学院 河北省 071000

[摘要]文章论述了传统纸质时代和互联网+时代的档案信息共享的内容、共享形式及共享手段，在面对数量庞大且分散的档案信息资源时，应如何对档案信息进行整合，为社会群众提供优化的档案信息服务。

[关键词]档案信息共享 互联网+ 资源整合

[中图分类号]G273.3

Abstract: This article discusses the contents, the traditional paper archives information sharing era and Internet plus time sharing form and means of sharing, in the face of the archives information resources and the large number of scattered, should be how to integrate the archives information, archives provide information services to optimize the social masses.

Keywords：Archival information sharing Internet + Resource integration

随着新一代信息技术的发展和应用，逐渐渗透到各行各业，档案信息资源共享的内容和方式也随之发生着改变。在互联网+时代，档案信息资源共享的内容越来越丰富，共享方式和受众范围也越来越广泛。由最初的电视广播网站的传统方式转为互联网+环境下的新媒体时代，远程协助服务，云计算，手机媒体等等。档案开放的范围越来越广档案信息资源共享的内容也越来越多，档案信息秘不示人的观念转变，正向更多的社会群众开放。面对数量庞大的档案信息资源，急需加强档案信息资源的共享与整合，并成为当今档案界和档案相关等部门的普遍关注。

一、档案信息共享的定义

档案信息资源共享是指在有效整合馆室藏档案信息的基础上，运用网络技术传递档案信息，同时加强科学管理及统筹规划，实现档案信息的社会充分共享。^[1]

档案是伴随着人类社会实践活动而产生的，承载的是人类社会记忆的真实记录，档案信息资源因其公益性、文化性、机密性等特点，致使档案利用必须以维护国家利益和社会秩序为前提、就决定了档案的利用不是无条件的，而是有限共享。首先, 共享的相关主体愿意提供自己拥有的档案信息资源与他人分享; 其次, 档案信息共享是有权限限制的共享行为, 它必须以维护国家利益和社会秩序、保护档案形成者自身合法权益不受侵犯为前提。档案的开放是实现档案的潜在价值的途径，将档案的有用性、可用性转变成社会效益和经济效益，实现档案信息资源共享的途径。因此，档案开放是实现档案信息共享的前提和基础。

二、传统纸质时代

（一）共享形式

从档案的定义中，可以看出档案信息共享的内容是在有效整合馆室藏档案信息的基础上的，它可以是原生信息也可以是加工整合后的信息。由于技术水平的限制，传统时代的档案信息共享主要侧重于提供档案原件或档案复制件。传统纸质时代档案主要是纸质为载体且多为孤本,其信息传递的功能低，直接读取原件获得信息的方式存在很大的局限性，档案信息的效用也受到影响。

（二）传统时代的共享手段

由于信息技术水平低，传统纸质时代的档案信息服务方式主要是档案阅览、外借、陈列、报道及展览等服务方式。随着社会的不断发展，主要通过期刊、广播、电视等方式实现档案信息提供利用的，随着计算机的出现，实现了联机服务，档案部门利用计算机进行档案文献检索的全过程 ,即从输入提问到输出检索结果,总是通过计算机终端与计算机以会话形式进行提问、对话、检索，即问即答，最后有终端输出检索结果。用联机服务方式，可以让利用者自由检索。^[2]

随着信息技术的不断发展与进步，传统纸质时代的档案信息提供利用的服务方式已经无法满足档案利用者的需求。档案部门急需利用信息技术为档案利用者提供更加便捷的服务方式，满足其需求。

三、互联网+时代

（一）共享形式

随着社会信息技术的不断发展，互联网渗透到人们生活的各个领域，社会公众信息知情权的日益觉醒和数据公开透明度越来越高，人们对获取档案信息的愿望逐渐加深，对信息的索取不受时空限制、面对信息源直接检索而获取信息的方向发展，电子政务应用不断深入，医疗信息共享等等就是极好的证明。

档案是不可再生资源，是孤本性的历史记录。过提供档案原件或复制件进行档案信息共享，只能提供简单、浅层的服务，效率较低。经过数字化的档案信息资源是可重复、多平台利用的信息资源。基于网络的档案信息资源整合定是针对网络环境下的分散异构的档案信息资源，通过建立统一的信息交换与共享平台，按照动态性、可控性、可获知性和可获取性的原则，对资源进行优化组合和无缝联结，从而实现档案信息资源的合理组织、优化配置和最大增值。采用扫描等技术，将珍贵的档案原件数字化，不仅有利于原件的保护，也提高了利用率，并且让更多的人看到不宜直接利用的珍贵档案原件，减少了对档案原件的损害。电子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时、多人、多地供所有需要它的人利用，突破了时间、空间、利用人数的限制。从利用者的角度来看，一份文件如同有了无数个“副本”，而这无数个“副本”实际上就是一份文件。

（二）共享手段

随着我国社会信息化进程的不断推进，档案界和实践部门对数字档案资源建设共享的研究也不断上升，研究内容主要是构建数字资源的建设和共享的体系，以及整合档案目录和建立档案信息导航等，加强对数字档案资源的整合共享，为档案利用者提供更优质的档案信息服务

“互联网 +”时代的到来，不仅加速了经济的发展，促进了技术的进步，在为各行各业带来机遇的同时，也为档案工作提供了新的发展平台。目前，我国的档案信息共享形式主要是基于网络进行的，如门户网站，社交媒体等等。通运用网络技术，建立档案门户网站是保证档案知识高效流转、实现共享的重要方式之一，它可以实现文件的即时上传和分享，扩大档案信息传播的扩散范围，加快档案信息的传播速度。

网络共享是利用网络技术以档案信息上网和建设档案信息网站为主。网络技术的不断发展与应用，为档案信息大范围共享提供了必要的技术条件。档案工作结合互联网思维，运用“互联网 +”新技术，不断促进档案信息的共享利用，实现档案信息的价值。

四、如何进行资源整合

（一）信息共享和资源整合的关系

关于档案信息共享的实现方式是档案界与实践部门的学者们研究热点，包括改变思维、建造资源、加强管理等等。档案信息资源的整合 , 是促使多渠道、多载体 、异构化信息资源有机结合 , 形成具有针对性、 适用性 、功能性更强的再生信息 ,实现深层次资源共享的关键。经过整合的档案信息资源进行共享能够得以充分发挥, 为档案利用者带来极大地便捷。档案信息资源数字化及档案信息资源整合就是为了更好地档案信息资源共享利用。

（二）档案信息共享的现状

目前，我国档案管理体系建设已初具规模，各地区各单位都按需建成了档案馆、档案服务网点，完成了大量档案历史资源的整合。从信息化水平来看，档案的数字化程度不断提高，各类档案数据库不断涌现，优化了档案的管理内容，在档案管理、服务与呈现方式上也悄然发生着转变。随着大数据、云计算等互联网技术条件的成熟，档案数字化建设进入到深化阶段，围绕档案资源展开的信息服务也有了新的发展，档案信息的共享就是其中之一。然而，我国档案信息资源利用中仍存在问题，如“信息孤岛”现象、档案资源利用不足等

（三）如何资源整合

1.加强数字档案馆跨资源的共享，我国的数字档案馆之间的共享目前主要体现在对区域性或特定领域机构间档案信息的共享，主要方式是整合目录的共享和建立统一的信息查询平台。我国的档案信息共建共享尚处于档案领域内馆际资源共建共享阶段，数字档案跨资源共建共享概念尚未明确提出，研究处于探索阶段。

美国9·11数字档案馆（The September 11 Digital Archive），具有跨部门、跨组织、跨资源等特点突出，9·11数字档案馆的建设者有档案馆、图书馆、博物馆、电台、网络媒体、硬盘商、流媒体制造商等各领域的相关机构，涉及面广、工程量大。2003年9月，美国国会图书馆将9·11数字档案馆纳入其收藏，用户在线检索时，不仅可获得原9·11数字档案馆所收藏的各种形式的档案，还可获得国会图书馆馆藏中有关检索信息的资源。

2.建立电子档案整合共享平台，就是要在电子档案集中存储的基础上，构建可扩充、可集成、可交换的复合数据库系统，实现电子档案实体集中管理与档案信息资源统一共享，为各单位提供决策支持。电子档案整合共享平台建设的实现方式主要是以档案馆为中心的“云模式”,即由档案馆或档案行政管理部门牵头研发统一的电子档案管理系统供各单位使用，解决技术异构问题，并为各单位提供集中统一的存储，档案部门可以通过私有云建设标准统一的档案资源池，再通过公有云建设规范统一的应用平台。

3.促进档案信息资源共享平台与数字档案馆之间的建设关系。档案信息资源共享平台依托跨区广域网或业务网，连接各级档案馆，可实现档案资源集约化管理和分布式存储，必要时还可以进行远程档案利用。数字档案馆应用于各级机关保密档案室、各档案馆，规范机关保密档案室公文管理、归档管理工作，对信息管控、机关办公信息化系统进行数据采集，着力解决各级机关电子文件及元数据归档管理问题，通过将馆藏档案数字化成果进行识别，在全文检索的基础上，配合离馆档案安全管理，向本单位提供服务利用。由此可见，档案信息资源共享平台与数字档案馆着眼点都是档案资源，统一于“资源”管理。数字档案馆作为资源的制造者和管理者，共享平台作为资源的传输通道和服务界面，二者具有比较明确的业务界限。曾有学者提出“虚拟档案馆”概念，现在才有了实现的可能。档案信息资源共享平台与数字档案馆相互补充、相互合作，就可以实现一个全体系、全透明、全联合的大档案馆。^[3]

信息化社会的发展趋势以及人类对信息共享状态的需求, 决定了档案信息资源共享。当今社会, 随着公众信息知情权的日益觉醒, 人们对档案资源的认知程度和依赖程度也逐渐提高。同时社会信息化不断深入, 人们对信息的索取向不受时空限制、面对信息源直接检索而获取信息的方向发展。计算机的出现，互联网+的覆盖, 使网络环境下的档案信息资源共享成为可能。实现信息资源共享离不开先进的自动化网络系统, 网络是档案信息传输的最佳途径。在信息社会, 档案信息资源共享是档案事业适应社会发展的必然趋势。

参考文献：

[1]范宗斌.档案信息资源共享的几点思考[J].贵州档案，2003（2）：27-29.

[2]卜鉴民.档案信息服务方式及变革[J].中国档案，1999（7）

[3]闫琪,张晓华,李海峰.档案信息资源共享平台与数字档案馆（室）建设现状及相互关系研究[J].档案学研究,2017（2）：96-97.

[4]刘明.网络档案信息资源整合研究[J].档案与建设，2007（12）：15-17.

[5]牛力，韩小汀.云计算环境下的档案信息资源整合与服务模式研究[J].档案学研究.2013（05）：26-29.

[6]安小米,钟文睿,白文琳等.我国国家数字档案整合与服务研究现状及未来研究建议［J］.档案学研究,2014(02):4-8.

[7]刘新民.当档案遇上大数据——跨部门档案信息共享的实践与思考[J].档案与建设，2015（9）:91-82.

[8]王协舟,王露露.“互联网+”时代档案工作改革的几点思考[J].档案学通讯,2016,(5):94-100.

姓名：鲁伟丽

性别：女

出生年：1991年

民族：汉

籍贯：河北省

单位：河北大学

地址：河北省保定市竞秀区廉良街270号设计院宿舍二号楼二单元602 邮编：071000

学位：硕士 研究方向：档案学