浅析保密档案管理工作中存在的问题及对策

浅析保密档案管理工作中存在的问题及对策

兰开春

江苏仁通档案管理咨询服务有限公司 江苏仁通 215332

摘要：一直以来，我国都非常重视保密工作，而档案保密工作是保密工作开展的重要基础保障，直接关系到保密工作质量，不容小觑。新形势下，科技信息以迅雷不及掩耳之势发展，只有将档案保密工作落实到实处，才能真正保证所有资料健全完善，从而切实维护国家和人民利益。因此，本文进一步分析了档案安全工作中存在的问题，并提出了有针对性的解决方案，希望能够对档案保密工作有所助益。

关键词：保密档案；管理；问题；对策

前言：随着信息技术不断变化发展，电子信息技术和网络信息技术越来越频繁地应用在各个领域中。此外，互联网技术的快速发展，也极大促进了档案管理工作的创新发展，档案管理模式日益多样化、多元化，有效促进了档案存储和查询等工作效率的提升。然而，当大量国家秘密信息从纸质信息向电子信息转化时，无形中又增加了机密电子信息的传输和存储难度，从而削弱了可控性，导致信息技术应用中频繁发生涉密事件。因此，在现代网络环境下，档案管理部门最关注的问题是做好安全保密工作。

1.新形势下的档案保密问题

1.1档案保密意识不强，缺少保密观念

通常而言，我国档案保密主要划分为两个阶段，即改革开放前后两个阶段。在改革开放前，我国就档案保密工作出台了一系列规定规范，且档案工作主要以封闭状态为主。而随着改革开放发展，人们交流越来越频繁，档案管理的开放和使用也逐渐增加。且与过去相比，人们的观念也发生了彻底改变。因为大多数档案工作者的保密意识比较弱，他们认为档案一旦开放，就谈不上保密性。因此，对该保密和不该保密的工作界限不清，因法律法规和数据要求的混乱，使得文件保密工作逐渐丧失了很多利益，并出现诸多失误。

1.2档案保密技术发展跟不上科技信息发展速度

随着科学技术信息的飞速发展和频率在日常办公中的频繁使用，加密防盗技术，特洛伊木马技术等文件安全工作出现了许多新问题，存在很多潜在危害，但是，我国对档案秘密管理技术的研究还处于起步阶段，无法适应科学技术信息的快速发展，必然形成突出的矛盾，严重阻碍了档案秘密工作的长期稳定发展。

1.3文件保密系统不够完善，措施毫无用武之地

目前，《档案法》、《保密法》是我国针对档案保密遵从的法律。另外，每个单位都需要根据自己的实际情况制定一系列配套的法律法规。但是，尽管已经制定了实施规则，但在实施过程中还存在着执行不到位、制度不完善等问题。比如，尽管建立了定期监督制度，但是这种系统和措施通常每年一次，甚至每两年一次，却徒劳无功，常常导致档案保密工作的缺位或失密，给国家和个人造成巨大的经济损失和不必要的困扰。

1.4档案保密管理技术手段低，存在很多潜在泄密隐患

在建设和应用电子政务时，档案管理也逐步进入了电子信息模式，国家秘密的运行和存在发生了翻天覆地变化，档案资料载体形式呈现出更加数字化、多元化特点，并大大提高了电子档案保密管理技术手段标准要求。然而，现阶段，档案保密的反窃取技术尚未得到广泛应用。在使用一体机、影印机等办公自动化设备以及移动存储、互联网设备时，如果工作人员稍有不慎，必然会威胁到档案资料的安全性，成为泄露的源头。其次，目前一些单位只重视新闻宣传工作，忽视对挂在网上的信息内容的审查，时常在网上发布一些较为敏感信息或内部资料，不当使用无线网络和移动媒体，导致泄密事件频发，从而损害党和国家利益，威胁到国家安全。

2 有效应对措施

2.1 强化档案保密意识

在信息时代，为了妥善处理好保密安全问题，相关工作人员首先必须从意识形态入手。要增强档案管理人员的档案保密管理意识，借助文字、音像制品等众多形式，加大普法宣传，让档案管理人员和档案使用者了解更多相关法律知识，从而提升档案保密管理意识，清楚认识到保守国家秘密是每个公民应尽的职责和义务，同时直接关系到国家安全和生死存亡。此外，要通过警钟长鸣，经常用典型案例进行保密警示教育，从而加强相关工作人员忧患意识，时刻保持着“保密”意识。二是各单位必须强调档案保密管理队伍建设，从众多优秀人才中，选拔出政治强、生活作风正派、纪律严明、业务能力强的档案管理人员，并加大保密档案管理力度，切实保证保密管理工作的正规化和制度化。

2.2不断健全和落实工作制度

结合保密工作性质和本单位实际工作情况，建立完善的规章制度，并建立保密电子文档台帐，颁布并实施保密电子文件复制、销毁管理制度，严格记录和规范查阅人的使用，进而逐步完善优化档案系统管理制度，并一步步细化保密工作措施，并将保密工作责任落实到位，确保档案保密工作管理安全顺利进行。其次，重点强调对计算机、互联网、移动存储媒体等设备的应用和管理，并通过有效的物理方法将涉密计算机和移动存储介质与物联网隔离，并严格执行“谁使用、谁负责”原则，防止泄露。同时，定期监督检查档案管理部门工作开展情况，并对信息存储、信息发布等环节的安全保密工作进行严格细致的检查，促进防范，通过检查管理改革，使安全检查工作变革更加制度化、正规化。

2.3 充分利用各种新的档案安全管理技术

现阶段，磁盘存储和网络数据服务器存储是多媒体和电子档案主要保存的两种方式。为有效应对和组织高科技秘密窃取，增强保密技术防范能力势在必行，同时还应顺应时代发展，保证秘密工作的现代化，并加大保密硬件的投入，加大对档案监控设备、涉密计算机等设备的资金投入，为档案保密工作顺利开展创造有利条件。且在保存电子档案时，首先要注意存储介质的存储，防止数据丢失。同时，要加大计算机信息系统管理力度，通过设置防火墙、内外网设备隔离等多种方法，确保档案资料不被非法窃取，防止档案资料泄漏。

2.4确立完善的监督制度，确保档案保密工作正规化，制度化

只有确立完善的监督机制，才能确保档案保密工作良好运行。各档案存储机构应当建立严格规范的档案借阅复制制度，并根据各自机构的具体情况，确定不同级别，不同保密等级的复制范围。同时，要加强对加密等文件的审批，坚决抵制和拒绝国家规定的不同级别的绝密文件公开。特别是档案管理人员不得因某种利益或诱惑出售档案和文件。在开展工作有序开展过程中，要明确规定查阅、复制的程序，努力做到不泄密、不破坏，一切按照相关制度流程执行，确保档案保密工作有据可依，并在具体实践中不断健全和摸索。

2.5重视档案保密工作方法，有效提高保密工作的质量和效率

在此阶段，计算机信息技术已广泛用于日常办公室工作，但我国的秘密技术管理方法尚未科学地先进。所以，既可以有效强调计算机技术防范，还可以积极引入计算机等相关电子技术，强调文件保密技术的管理和研究，从而不断完善文件保密工作的管理方法，有效提高保密工作的质量。

结束语

总之，在信息技术持续变化发展下，档案保密工作面临着更多发展机遇和挑战，因此，只有有效规范和管理档案保密工作，建立健全完善的监督机制，不断提高档案管理人员的专业素养等，才能有效满足经济，社会和文化发展需要，从而有效维护国家和广大人民权益。

参考文献：

[1]杨秉光,陈慧. 电力行业档案管理工作测评体系的构建研究——江苏电力公司档案管理工作测评体系的探索[J]. 档案学通讯,2011(02):88-91.

[2]张衍. 江苏学院档案学教育溯源[J]. 档案学研究,2016(01):51-56.

[3]顾曼丽. 江苏卫生系统人事代理人员人事档案管理探讨[J]. 南京医科大学学报(社会科学版),2016,16(03):188-190.

[4]刘宇,曹强. 城建档案管理系统的设计与实现——以江苏某城建档案馆为例[J]. 山西档案,2012(05):58-61.

[5]李科艳,袁琪. 基于大数据的高校学生档案管理——以南京航空航天大学为例[J]. 科教文汇(中旬刊),2015(02):151-152.

[6]李永梅. 江苏:加强城建档案管理[J]. 城乡建设,2017(20):37.

[7]盖峻梅,王苏军. 江苏省卫生健康系统档案管理及档案信息化建设现况与分析[J]. 江苏卫生事业管理,2019,30(04):485-489.