档案数字化加工 外包 中的安全 风险 思考

冯源

郓城县档案馆（ 274700）

【摘要】随着社会经济的发展，我国已经进入信息时代，档案管理外包服务已经成为机关档案管理工作的重中之重。本文针对档案外包过程中存在的风险进行分析，并给出相应对策略。

【关键词】档案；数字化加工；外包服务；风险应对

随着档案信息资源建设进程加快，以及我国从事档案数字化外包业务机构增多,档案数字化外包活动数量也明显增加。档案数字化外包工作在为档案数字化建设、信息化建设带来便利的同时,其风险问题也需引起重视。

1、档案外包存在的主要风险

1.1、外包机构服务管理规范规范。外包机构不能够规范管理的日常工作，造成了外包机构在同行业中各自为政，再加上现有的档案管理机制过于陈旧，不能够满足档案管理的发展需求。提供的服务缺少科学性。

1.2、机关档案外包管理的安全性不强。一方面，中间介质的不确定性较高，这主要存在于档案的整理分类阶段。机关档案外包的目的是既需要完整的档案内容，又要保证档案的美观度，然而外包机构在承包后的分盒阶段，经常会把不同规格的档案进行混放，破坏了机关档案介质管理的整合性；一方面，机关档案内容的保密问题，信息化时代赋予档案管理新的生机，在外包机构整理管理的过程中，外包机构管理人员会在录入阶段详细阅读每一份档案，档案的私密性下降，一些外包管理人员的保密观念较差，他们会在无意识的情况下向其他人透漏机关档案的相关内容，还有一些管理人员入职的目的不纯，用偷盗的档案获取巨大的经济效益。

1.3、外包机构管理人员的素质参差不齐。由于外包机构的业务服务相对不够成熟，虽然外包机构的科学设备比较先进，但工作人员的专业素养较差，入职时专业培训较少致使出现各种各样本不该发生的问题，降低了外包机构整体的工作效率，无法为机关档案的管理工作提供便利。

1.4档案数字化业务水平参差不齐外包公司之间存在恶意竞争,有些公司制定的投标书脱离公司实际,低价中标后却未能按质按量在合同期限内完成数字化任务,一方面给自身公司带来损失,另一方面也延误了档案部门的数字化进程。我国档案外包公司发展于20世纪90年代,从目前来看,由于发展时间较短,所以整体企业规模较小,行业服务水平不高。外包公司在人员配置方面不合理的话,会极大地影响数字化业务水平。因为数字化过程是档案部门与档案外包公司共同成长的过程,需要经验丰富的专业人员在业务活动过程中做出合理选择。

1.5档案数字化工作场所不达标准。档案外包公司进驻档案馆时，由于受场地限制，档案馆提供的工作场所有时不能达到规范标准。如数字化过程中人为接触档案数量多、程序繁、时间长,场地过小,容易造成宗与宗之间混乱。温度、湿度无法保证,将不利于档案长久保存。数字化场所如果有监控死角,档案部门不适时进行监督,有些业务人员会将移动设备、闲杂物品带入数字化现场，这将造成档案泄密或档案污染等情况的发生。

2、风险应对策略

机关部门在选择档案外包机构时，应该根据现阶段的发展情况、综合业务能力、技术条件、管理水平及真实反馈信息进行分析选择。选择适合的机关档案外包管理机构，不仅能够节省机关单位的人力开支，防止出现管理技术遗漏更新的情况，保证机关档案管理工作的先进性，同时增加机关工作人员调取档案的速度，方便对档案及文件数据进行调用，给予机关单位日常工作科学化的支持，维持其在民众心中的良好形象，所以，必须要采用相关措施来提高外包机构提供服务的应对风险能力。

2.1、加强数字化外包单位的资质审查，确保数字化外包单位资质过硬。先要对外包机构的社会满意度进行调研，择优选取符合自身业务需求、专业技术强的外包机构。近年来，我们郓城县档案馆在档案数字化加工包外过程中，一律首选具有国家甲级资质的数字化加工公司进行档案外包加工，以确保加工质量。另外这些外包机构的财务情况和营业状况也需要考察，防止外包过程中出现倒闭的情况，再与其签订保密协议。同时，对参与数字化加工的相关人员开展保密教育，防止涉及企业秘密的档案信息泄露。

2.2、保障外包合同的科学性。想要外包机构按照自身的需求合理开展业务，就必须要保障外包合同的科学性。在制定合同的过程中，业务覆盖的临界值必须清晰、合理，合同内容要具有一定的弹性空间，这种弹性只可以让外包机构应用在业务技能选择上，方便外包机构根据机关单位的实际情况创新管理办法，增加管理的契合度，但外包内容、业务、要求必须详细，让外包机构明确知道自身在合同中的责任。合同中最关键的项目就是发生不良事件的赔偿及解决办法，针对信息、档案、文件、软件等进行特别的安全保密说明，保障双方在突发事件中的经济效益。

2.3、强化数字化场所与设备的安全，加强数字化场所、数字化加工设备、网络环境与数据载体的管理监督，严格执行数字化安全保密制度、数字化加工流程等操作规范和管理制度，开展定期、不定期的保密检查，发现隐患及时解决。数字化完成后，要求外包单位不得留存数据。

2.4、注重数字化过程中的档案实体安全。加强档案出入库管理，安排专人负责向数字化公司提取、收回档案，完善档案交接手续，确保档案实体安全。机关单位必须要指定一个人或部门与外包机构进行联系，监督外包机构的日常工作，及时发生问题并向机关上级领导及外包机构上报，掌握自身托付业务的大方向，并根据机关单位实际的发展情况制定适合的调整方案。

2.5、提高档案数字化外包从业人员专业性，外包公司想要提升自身的行业竞争力，就必须要重视管理人才的引进及培养。随着科学技术的不断普及应用，越来越多的外包机构引入信息化管理设备及管理技术，这就要求管理人员的工作能力，在招聘阶段要选取专业性较强的综合型人才，尤其是外包项目的业务主管。如果档案外包项目主管不是档案专业人员，在档案数字化加业务中就不能给予明确指导，出现问题时不能给予专业精准判断。公司普通业务人员如果整体水平再不高，整个数字化进程就会直接影响。个别档案外包公司为了追求利润最大化，招聘的业务人员大多学历较低或者不是档案专业的，所以员工档案意识薄弱。如在整理过程中，对于某些案卷中出现的零散件或零散页，将会任由主观意志进行处置，而不作进一步的专业考证归档归类。还有破损的档案在翻阅过程中，也会因为不专业造成的不可估量的损毁。因此，数字化加工公司应积极组织员工，参加档案业务与相关专业知识教育培训，参加中高级档案技术职务评审活动，只有引进高学历档案专业人才，积极改善专业技术人员队伍和知识结构，努力提升员工的专业素质，不断提高执业能力和服务水平。增加内部员工对业务的熟悉度，从业人员的专业水平提高了，外包的服务质量才能够有保障。才确保为机关单位提供更好的档案数字化加工服务。

2.6、档案业务外包机构应强化责任意识、安全意识和服务意识，在服务过程中应严格依据《档案法》、《保密法》等法律法规，规范工作方式和工作流程，保证档案实体和信息内容在外包过程中的绝对安全。建立健全经营服务规章制度，规范服务流程、严格管理措施、落实岗位职责、明确人员责任、强化绩效考核，加强服务项目实施中安全与质量的自检自测和问题整改，不断完善档案中介服务的安全和质量保障机制。

总之，要想提高对档案数字化的管理能力，选择适合的外包服务商是关键，单位管理人员要积极与外包服务商进行沟通，树立正确的管理观念，运用先进的管理方法，通过高效率的合作，增加机关档案外包服务的科学性、合理性、高效性，让其为档案管理事业锦上添花。