大数据时代事业单位人事档案信息化建设研究

大数据时代事业单位人事档案信息化建设研究

李秋怡

天津市交通运输基础设施养护服务中心 天津市 300201

摘要：人事档案管理是事业单位人事工作十分重要的组成部分，其对于事业单位人才队伍建设有极大影响。新时期，随着网络技术、信息技术的快速发展，传统的纸质人事档案管理模式已经无法满足现代工作需求，对此需要立足于时代，强化事业单位人事档案信息化建设，促进事业单位的现代化发展。

关键词：大数据时代；事业单位；人事档案；信息化建设

1人事档案管理信息化建设的价值和意义

1.1提升管理效率

人事档案作为事业单位档案管理工作的关键组成部分，其工作量较大、工作内容复杂，如果单纯的依靠人工管理，难以提升管理效率和质量。加强信息化建设可以有效提升管理效率，将管理人员从繁重的工作中释放出来，避免由于人工操作失误而导致的管理漏洞。

1.2利于档案开发

人事档案记录了人员的详尽信息，是事业单位选拔和聘用人才的重要依据，想要促进单位的稳定及可持续发展，需要对人事档案进行深度开发。引入和应用信息技术可以对人事档案进行全方位、多层次的利用和开发，满足事业单位的使用需求，更好地对工作人员开展管理和评价。

1.3便于档案查询

在人事档案管理中引入和应用信息技术的目的是提升管理质量和效率，符合时代发展趋势，可促使人事档案实现数字化、信息化发展。加强档案管理信息化建设可以将纸质档案转变为数字档案，不仅可以便于档案的储存与管理，还能够为使用者阅读和查询档案提供便捷，保证档案查询的有效性、准确性及便利性，发挥档案使用价值。

2事业单位人事档案管理工作现存问题分析 　　2.1观念及制度落后

对于事业单位而言，单位内部的档案管理工作相对简单，但是工作强度大，因此工作的重复性高，同时也导致档案管理人员形成偏差认知，没有认识到人事档案管理工作对于事业单位员工的激励作用，并且由于管理观念落后，导致管理人员在管理的过程中已经形成了固有的管理模式而难以进行改变。在人事档案管理工作的过程中，部分事业单位内部并没有形成关于人事档案管理的基础场所，由于场所和基础设施方面的不健全，导致人事档案管理工作存在漏洞，尤其对于时间较长的人事档案，由于早先没有完善的人事档案管理制度及其基础设施，导致管理过程中遗留下了很多历史问题。此外，部分事业单位内部存在办公场所紧张的问题，因此，缺少保存人事档案的场所，在人事档案保存的过程中可能出现档案资料损坏的情况，并且由于早先的人事档案大多是纸质版档案，需要人事档案室满足防火、防潮、防高温、防虫、防腐蚀要求，给人事档案管理工作带来一定难度。 　　2.2管理方式及管理体系建设落后

在当前的人事档案管理工作中，大多数事业单位依旧采取传统的管理方法，不但管理工作量大，同时导致管理效率低下。在传统的管理方式中，管理工作主要是由“人”管而非由“技術”管，人事档案管理工作无法实现现代化、信息化和动态化，而在实际的人事档案管理工作中，人事档案管理是持续性的、动态化的，每年都会面临着新增内容和新增人员，而传统的由“人”管的方式致使人事档案更新效率极低，并且无法有效处理大量的人事档案管理工作。此外，纸质化的人事档案在管理过程中，也面临着调取难、磨损高的问题，并不利于长期保存。在人事档案管理工作中，部分事业单位内部并未形成完善的人事档案管理体系，缺乏高素质的管理人员，在开展人事档案管理工作的过程中，管理人员不仅仅需要进行一般的人事档案管理，还需要具备相应的计算机技术和网络技术，同时还需要具备相应的基本业务能力和基本政治素养，但是大多数事业单位普遍缺乏合适的人事档案管理人员，便调用其他岗位上的工作人员从事档案管理工作。此外，在事业单位内部没有形成有关人事档案管理工作的相关责任制度，导致一旦出现人事档案管理问题，无法将责任落实到具体责任人身上。

3基于大数据的事业单位人事档案信息化建设策略 　　3.1健全人事档案管理信息化管理机制

大数据时代，加强事业单位人事档案信息化建设，可以全面提高人事档案管理水平，能充分发挥出人事档案的价值，有助于事业单位的良好发展。在实际中，为了确保事业单位人事档案信息化管理活动的顺利实施，还需要结合具体情况，制定相应的管理机制，从人事档案收集、分类、整理到归档、查询、利用整个环节都需要制定详细的操作流程，要做到统一管理。尤其是在档案查询、使用、下载等环节，更是要针对不同使用者设置不同使用权限。同时人事档案资料来源相对比较广泛，其格式丰富多样，为了便于跨系统操作，还需要明确人事档案格式标准，方便使用管理。 　　3.2注重软硬件设施建设

软件硬件设施是实现事业单位人事档案信息化建设的基础，所以在实际中，事业单位还需要进一步提高各种软硬件设施的建设力度。软硬件设施性能会对人事档案信息化工作效率带来很大影响，其不仅会影响到系统运行状况，还涉及数据资料保管情况。在硬件设施建设中，事业单位需要充分考虑单位的具体情况，不仅要确保硬件设施的各项性能可以满足人事档案数据资料传输、存储要求，还需要符合局域网建设要求，做到单位内部跨部门操作。在软件设施建设上，由于当前人事档案信息化管理中，部分软件的设施是立足于企业需求，这类软件并不完全适用于事业单位，所以事业单位还需要注重契合自身实际的软件开发、应用。要针对现有档案系统软件情况，结合人事单位信息代码进行推广完善，让更多事业单位可以进行合作，全面推进人事管理领域的信息化建设，提高人事档案资源利用率。另外，在软件系统完善中，还需要注重新技术的引入及完善，要立足于现代事业单位发展需求，开发科学有效的信息平台，满足更多用户工作需求。此外，在软件系统完善过程中，还需要考虑到软件安全性能，要做好保密工作。 　　3.3保证资金供应

对于事业单位人事档案信息化建设，必须有充足的资金支持，人事档案信息化工作的实施不仅要注重各种软硬件设施建设，还包括人员培训、后期维护等各项工作，而这些工作都需要资金支持。所以在实践中，事业单位还应该为人事档案信息化建设提供相应的资金供应，事业单位要根据自身发展状况，合理设定预算，便于人事档案信息化建设。 　　3.4完善信息管理安全体制

首先，事业单位需要制定相应的人事档案信息管理规章体系，并注重人事档案信息安全保障系统建设。在人事档案信息管理中，要时刻做好档案信息备份工作，并建立内部信息恢复机制，确保档案信息的安全性。其次，事业单位需要制定完善的数据信息备份、恢复体制，要规范档案信息使用过程，提高档案信息安全度。另外，事业单位还需要确保人事档案管理人员具备良好的职业道德修养，要提高其信息化安全管理观念，对其进行安全技能培训，引导人事档案管理人员意识到档案信息化管理的便捷性、危险性，确保其可以安全、正确地利用信息化系统开展人事档案管理活动，避免计算机受到外界攻击，出现档案信息遗失、篡改等情况。最后，在人事档案管理中，还应保证数据存储与纸质存储的相互分离，以此保证档案信息的完整、安全。

结束语：

信息技术已在诸多领域获得广泛而深入的应用，并取得了显著的应用效果。人事档案作为事业单位档案管理的重要内容，在管理中引入信息技术可以提升管理效率和质量，保证档案资源的实用性、准确性、完整性，为事业单位的稳定及可持续发展提供人才基础。

参考文献：

[1]康昆展. 事业单位人事档案信息化管理的思考与对策［J］．办公室业务，2019，(20):91.

[2]马哲. 事业单位干部人事档案信息化管理的思路研究［J］．长江丛刊，2019，(27):78，89.