建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理对策

建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理对策

颜璐

北京中科航天人才服务有限公司 北京市海淀区 100094

摘要:在建筑工程立项、审批、招投标、设计、组织、施工、竣工等各环节，都会产生大量的文件资料，如前期文件、项目管理文件、项目施工文件、项目监理文件和项目竣工文件等。这些文件资料是建筑工程档案资料的重要内容，是工程建设不可或缺的技术档案。施工单位必须要认识到建筑工程档案管理的重要性，采取有效策略来提高档案管理的效率与质量，为建筑工程建设提供可靠的数据支撑。

关键词：建筑工程；档案管理；重要性；管理对策

引言

在新时代发展背景之下，人们的生活质量有了很大程度的提升，建筑物的数目在不断的提升，这对目前的建筑管理工作提出了更高的要求。为了进一步的提升建筑工程质量，一定要做好建筑工程的基本管理工作，其中最为重要的一项工作内容就是做好关于相关档案的管理。

1 建筑工程档案管理的重要性分析

建筑工程档案管理主要是对工程各环节形成的文件、图像、视频等资料，进行采集、整理、分析、处理、存储及利用等。在具体管理中，管理人员既要确保工程档案能真实、完整地记录建筑工程相关内容，使工程质量得到真实、系统的体现，也要使档案得到充分的开发利用，为工程设计、建设等工作的开展提供数据依据。建筑工程档案作为工程最原始的资料，准确描述了建筑物特点和环境地基参数等各种特性，详细记录了建筑工程建设中各种流程和问题，是建筑工程建设的证明资料和数据保障，具有非常重要的利用价值，其能为工程建设提供可靠的资料和依据，为建筑工程施工质量控制、竣工验收、改扩建及修复等提供技术支持。同时，从建筑行业发展维度来看，建筑工程档案管理还能积累工程建设经验，为其他建筑工程建设提供科学指导，促进建筑科技与建筑技术创新发展。

2 当前的建筑工程在实际开展档案管理过程中暴露的缺陷

结合我国当前建筑工程档案管理状况分析，虽然整体取得了不错的效果，但是依旧暴露出了一些小问题。比如，缺少更加专业的建筑工程档案管理工作人员。目前进行建筑工程档案管理人员的整体素养比较低，他们缺乏更加专业和系统的技能培训，而且并不具备较为丰富的管理工作经历，所以整体的档案管理质量差强人意。其次，缺失较为科学合理的建筑工程档案管理体系，虽然随着时代的进步，我国在建筑工程档案管理方面投入了更多的关注力，但是依旧缺失更加全面合理的档案管理体系和制度，这就不利于解决管理中暴露的缺陷和问题。而且很多的建筑施工企业并不具备科学有效的管理制度，不利于后续开展建筑工程档案管理工作。最后，建筑企业中的管理工作人员没有在思想上对档案管理工作有一个足够的重视，缺乏专业的管理思维和意识。所以，总的来说，建筑企业在进行档案管理方面更需要投入足够多的人力和物力，为档案管理工作的顺利开展打下坚实可靠的基础，这样才能够不断的提升建筑的建设质量。

3 如何更好的在建筑工程中进行档案管理

3.1 做好施工技术资料的记录和收集，完善建筑工程资料

从实际的角度来讲，人才的培养对于企业发展和工程档案资料的管理工作都具有极为深远的意义。管理人员应该按照建筑工程进度完成相关资料的收集和整理，同时也需要对其质量进行综合的评估，最大程度的保证工程进度和质量资料管理工作可以同时进行，使资料中的内容具有高度的连贯性。从具体的角度来讲， 相关工作人员在实际工作的过程当中，如果发现其中存在问题和遗漏，一定要在第一时间采取适当的方式予以补救，最大程度的保证工程资料的完善程度。就现场施工技术人员而言，一定要根据当天所产生的数据，完成好施工记录的编写工作，并对其进行反复多次的核对与检查，从根本上避免资料内容出现遗漏或错误。

3.2 实时全过程控制，提高档案管理质量

建筑工程档案资料是在工程项目建设过程中形成的，要想提高档案资料管理质量，就要根据建筑工程项目各阶段，采用全过程控制方法。例如，在建筑工程建设初期，相关技术文见比较多，为减少档案内容不完整情况，可利用甘特图来及时、全面地收集工程档案资料，避免资料收集出现遗漏。申报阶段的项目相关建议书、批复文件、可行性报告等重要技术文件数量比较大，设计阶段会形成征地拆迁文件、招投标文件等相关文件，施工和竣工阶段会形成工程施工图、竣工图等文件资料，要紧密配合各阶段工程进度，对该阶段的档案资料进行无缝隙、及时的收集、整理和归档，并对档案资料质量实施跟踪管理。

3.3 做好建筑工程档案管理的各项基础工作

第一点，要积极的完善库房管理体系，做好安全防范。要进一步的完善和拟定出更加科学的库房管理体系，定期的做好库房资料的检查分析，实现对各项档案的盘查，及时的发现损坏的档案并进行更替和保护。档案管理工作的职责也要更加细致，定期的检查分析档案库，确保库房的安全稳定，提前准备好安全防患预案，以备不时之需。第二点，要对影像类资料进行及时的整理，提升管理的质量。按照相关的要求对建筑企业从成立到现在各种信息进行科学合理的整理分析，并且做好备份存档。除此之外，针对建筑企业建设过程中出现的一些重大事件也要及时的进行电子档案整理，结合现代化的技术实现信息化管控。

3.4 完善档案管理工作的规章制度

档案管理要想向着规范化、科学化的方向发展，先要制定出合理的规章制度，不能以一时一地的局部经验为基础制定，必须以获得最佳的经济和社会效益为目的，保证达到先进、合理、客观、可行。要根据机关部门档案管理的具体情况，围绕档案资料的收集、汇总、整理、甄别、使用等多个方面的工作建章立制，统一标准规范整理，通过一系列制定标准和实施标准，对档案和档案管理实行统一、简化、协调等有序化管理控制。社会的变迁，市场经济的繁荣，大量先进的软硬件设施也被广泛应用于档案管理当中，档案管理的方法与手段也要适时进行更新。要求机关里从事档案工作的人员必需时刻有危机意识，工作中有等不起的紧迫感，坐不住的责任感，不断完善知识结构以提高业务素质。

3.5 借助信息技术，创建完善的建筑档案信息管理系统

互联网时代，各项信息技术被应用在不同的管理工作中，不仅提高了管理工作的效率，同时也促使信息更加的全面。所以要加强建筑档案管理工程，需要引进先进的信息技术，为建筑单位创建一个完善的档案信息管理系统。在系统内，按照档案的性质以及类型等要素，清晰、简洁地设置档案管理的内容，并且按照部门对记录文件进行收集，并按类别进行编号。而且外来的文件要参照内部模板文件来分类，采用自然生成的编号来设定。档案信息系统一定要简洁，方便各个人员的使用，提高工作的效率。

结束语

为了确保企业的可持续发展和进步，企业一定要做好对于档案的管理工作，要紧随时代的发展脚步，结合现代化的信息技术实现信息化管理，进而更好的保障建筑档案管理的指令，确保其具备更强的科学性、合理性、完善性，为建筑行业的可持续发展奠定基础，这也有助于企业的可持续发展和进步，以便在激烈的市场竞争中占据一席之地。

参考文献

[1] 林琼.建筑工程档案管理的重要性及科学化管理措施探讨[J].地产,2019(15):95.

[2] 杨敏.建筑工程档案管理工作中存在的问题和解决的措施[J].城市建设理论研究(电子版), 2017(14):63.