水利工程档案归档与移交过程中存在的问题与对策

水利工程档案归档与移交过程中存在的问题与对策

张爱莉

中国水利水电建设工程咨询西北有限公司陕西西安 710100

摘要：水利工程在建设的过程中会形成档案，主要包括各类图纸、图片、数据信息等资料，这些资料是水利工程建设成果的体现，也是水利管理部门重要的文件，在防洪、供水和生态等方面有着重要影响。这些资料对工程今后的维修和防护有着重要作用，规范水利工程档案收集和利用对我国水利工程建设有着重要意义。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对水利工程档案归档与移交过程中存在的问题与对策提出了一些建议，仅供参考。

关键词：水利工程；档案归档与移交；存在的问题；对策

引言

与传统档案对比，水利工程建设项目档案有着专业性、动态性、成套性。成套性及专业性以总体程序及专业技术内容相连接，构成建设项档案整体性及动态性，突出其可反复利用、反复修改。在总体工程档案管理中，档案人员要及时做好资料的整理，丰富专业水平，为档案工程归档移交的质量打好扎实基础。

1、工程档案主要内容

（1）项目建设前期资料。包括工程勘测、规划、可研报告、初设报告及报批文件，环境影响、水土保持、社会稳定风险评估等专项报告，招投标资料，工程合同、协议书、合同变更等。（2）管理文件类资料。关于建设中的各项管理办法及制度，项目法人在工程建设管理方面的文件及与有关单位的来往函件，开工报批文件，各种会议纪要，工程建设大事记，征地移民批准文件、红线图及坐标图，工程建设实施计划、调整计划及批复文件，设计变更及审批文件，事故及缺陷处理报告等相关材料。（3）施工文件资料。包括施工单位资质及项目管理机构人员证件，项目技术交底、图纸会审摘要，施工组织设计及报批有关文件，包括建筑原材料的质评材料，施工定位、放样记录，隐蔽工程验收记录，管线试压、通水等试运行记录，工程质量评定资料，施工大事记，施工日志及月报，各阶段检查、验收报告和结论。（4）监理文件资料。包括了派驻人员的证件、监理单位资质、监理规划及监理实施细则等。同时，还包括开工(停工、复工)令，监理通知、往来函件，监理试验、测量复核及平行检测材料，工程质量、安全事故报告，变更价格审批、支付审批、结算、索赔处理文件，监理旁站记录，监理日志及监理月报、监理工作总结等。（5）设备及主要材料文件资料。包括出厂合格证，特殊要求证件，第三方检测资料，试运行、验收记录，产品技术参数、性能、图纸。（6）工程竣工验收文件资料。包括验收、管理工作的有关报告以及设计工作总结等，也包括其他的工作报告，如运行管理、监理、质量监督等，还包括工程建设影像资料，工程财务审计、决算报告，专项验收报告，阶段验收鉴定书，竣工验收鉴定书，工程移交文件。（7）影像资料。影像资料是利用照相机、摄影机等多媒体技术，真实记录工程建设的图像过程。目前影像技术主要记录与工程有关的会议、领导检查、施工过程及完工后工程实景等。根据影像技术直观、真实等特点，创新地利用多媒体技术，对隐蔽工程进行摄影、记录，是隐蔽工程验收工作的新的形式，是文字材料的有益补充，而且增加真实性、客观性、形象性。

2、水利工程档案归档与移交过程中存在的问题

2.1缺乏足够认识

水利建设项目的各参建单位存在重视现场建设忽视档案资料管理的现象。水利建设工程的参建单位常常认为档案管理仅仅是资料的保留与保管，将大部分力量都投入到了解决实体工程建设所碰到的问题上，对基本的水利工程档案管理非常不重视，经常是在工程基本竣工时才召集部分人员对整个水利工程档案进行资料整理，造成档案信息错误、不准确等问题。对档案管理工作的不够重视，严重阻碍了档案管理工作质量的提高，从而影响了工程建设的质量。

2.2基础硬件差，信息化程度不够

水利工程档案的专业性强，涉及的内容多，如水利工程图纸、变更、决算、预算、质量评定、验收等，档案资料的类型更是十分丰富，包含了文字、图纸、照片、音像等，这要求在档案资料收集时，资料提供人员需要配备满足要求的摄像设备和照相设备，档案管理人员在进行资料整理时有电脑、硬盘或光盘等电子设备。另外，对于大型水利工程项目，项目周期长，产生的资料多，建设单位必须设置专门的档案室，并按照标准配齐防虫、除湿、温控和档案存放等设施设备。

3、水利工程档案归档与移交的对策

3.1严格把关，提高归档质量

档案质量是否过关的基础就是档案收集是否全面准确，因此在档案进行移交时就要对档案的质量进行严格把关，这样才能确保整体的档案具有高质量，有效避免不合格的档案出现。对于档案的要求包括真实的工程文件信息、整洁完善的图表、清晰的签字审批手续等。要想做到上述几点，主办方的专职档案管理人员要及时和各单位部门联系，对收集的档案信息进行检查验收，发现不符合条件的及时要求整改，以确保档案归档质量。

3.2重视管理，完善档案体系

在工程建设项目开始时就要将档案收集管理纳入重点工作范围，明确档案的分管领导和专职档案收集管理人员，健全档案管理制度和收集方式，要确定不同工作阶段档案收集的范围和内容，明确档案管理责任制度和工作要求。另外还需要参加工程建设的单位部门也设置一名档案管理人员，协同合作互相配合，制定档案移交工作制度，并对档案收集管理的工作人员进行岗前培训，强化责任意识，确保档案收集管理工作有序进行。

3.3加强对水利工程档案管理工作重要性的认识

一是加强对参建单位的宣传教育力度。组织深入学习与贯彻档案管理工作相关的法律法规、部门规章及相关文件精神，让参建人员认识到档案管理工作在项目建设各个阶段的重要作用和所能发挥的社会效益和经济效益，提升参建人员，特别是档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，激发他们主动做好档案管理工作的积极性。二是加强对档案管理工作的监督检查力度。要建立完善的水利工程档案监管标准，充分利用好稽查手段，实现档案管理工作检查的常态化，用检查来督促各参建单位重视档案管理工作，把做好档案管理工作的责任层层传导，树立档案管理工作重在平时的观念。

3.4完善档案管理相关设备

水利工程档案信息化管理主要是通过电子设备实现，比如计算机、电子阅览设置等，所以档案信息化管理的实现和发展离不开一套系统完善的设备。社会经济发展迅猛，水利工程建设大幅提升，相对应水利工程档案管理工作量也越来越大，一套完善并且先进的设备不仅可以更好的管理档案资料，还可以大大的缓解工作人员的管理压力。现在使用最为广泛的设备是光盘储存设备，或者计算机磁盘储存系统。完善的档案管理设备可以在水利工程档案信息化建设当中奠定夯实的基础。

3.5营造良好的电子档案储存环境

随着网络技术的不断发展，在水利工程档案管理全面采用信息化建设可以充分提高查档时的效率。工程档案信息化管理建设的实现，离不开资金的支持和完善的设备配置。在互联网时代，水利工程电子档案信息主要通过计算机、光盘等载体进行存放。这类载体储存信息时间久，储存量大，查找和分析也非常便利，但是也有一定的弊端，比如载体设备的损害，或者文档信息的丢失，那么定期检查电子载体的储存性能、检查、维修等必不可少。不稳定和可变性也是电子载体的特征之一，因此做好备份工作也是保障水利工程电子档案信息储存的重要手段。

结束语

综上所述，水利工程的档案收集管理工作要求高而且工作复杂，需要准确细致地收集档案信息，需要档案管理人员结合工作特点，强化档案收集工作理念，不断探索新的档案收集方式，认真负责地做好档案收集管理工作，这对促进水利事业的发展具有重要作用。

参考文献

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